dotknij-tylko-raz

ZASADA DOTKNIJ TYLKO RAZ WYNIESIE CIĘ NA WYŻYNY PRODUKTYWNOŚCI

 

 

Dotknij Tylko Raz jest, moim zdaniem, jedna z fundamentalnych zasad produktywności i zarządzania sobą w czasie. Zasada ta jest bardzo uniwersalna i możesz ją odnieść do niemal każdego projektu w swoim życiu. Kluczem do sukcesu jest umiejętna analiza zadań.

Z zasadą Dotknij Tylko Raz po raz pierwszy zetknęłam się 9 lat temu. Niestety był to jedynie sam opis reguły. Chodziło o to, by za każdy dokument, list, czy e-mail brać się tylko raz. Miało to zagwarantować gigantyczną oszczędność czasu. Skuszona tą obietnicą postanowiłam od razu zacząć ją stosować. Niestety w moim przypadku nie było zapowiadanych efektów. Po latach zrozumiałam, że problemem było zbyt dosłowne traktowanie tej zasady. Skoro do wszystkiego miałam się dotknąć tylko raz, wszystko do czego się już dotknęłam natychmiast realizowałam, nie zastanawiając się nawet, czy nie mam obecnie pilniejszych spraw. Efekt był, więc odwrotny. Wciąż byłam zajęta, nie posuwając się prawie wcale w realizacji celów.

Dotknij Tylko Raz (DTR)

Wiele osób marnuje swój czas i energię odwlekając moment podjęcia decyzji przez co kilkakrotnie czyta te same maile, lub dokumenty. Zamiast od razu zabrać się za wykonanie zadania, być może sobie myślą: „potem się tym zajmę” i przechodzą do kolejnego zadania. Za jakiś czas będą jednak znów musiały wrócić do tego przerwanego/niepodjętego zadania i ponownie zapoznać się ze wszystkimi dotyczącymi go materiałami, co jest marnotrawieniem energii i czasu.

Załóżmy, że masz w swojej skrzynce odbiorczej 5 takich „trudnych” wiadomości, które zawierają mnóstwo pytań lub wymagają wyszukania dodatkowych informacji. Postanawiasz więc, że odpowiesz na nie później. Zatem czytasz te wiadomości co najmniej dwa razy. Załóżmy również, że przeczytanie wiadomości jeden raz zajmuje 2 minuty. To, że musiałaś przeczytać je po raz drugi daje Ci więc stratę 10 minut. Teraz załóżmy, że codziennie otrzymujesz 5 takich wiadomości i zabierasz się za nie najwcześniej za drugim razem (po drugim czytaniu). 10 minut x 20 dni roboczych x 12 miesięcy to jest 2400 minut, czyli 40 godzin. W skali roku jest to więc tydzień pracy (zakładając ośmiogodzinny dzień pracy). Jeśli masz zadaniowy czas pracy lub prowadzisz swój biznes, to ten tydzień mogłabyś spożytkować na odpoczynek, urlop, albo na realizację kolejnego zlecenia.

Poniżej znajdziesz zaledwie parę zadań, do których możesz zastosować zasadę Dotknij Tylko Raz:

  • Odpowiadanie na mail’e
  • Sprzątanie domu lub jakiegoś jednego pomieszczenia, które zawsze stanowiło dla Ciebie wyzwanie
  • Umawianie spotkań i wykonywanie telefonów (szczególnie jeśli z jakichś powodów obawiasz się tych interakcji)
  • Sklejenie czegoś prosta naprawa

 

Podstawową kwestią w Dotknij Tylko Raz jest natychmiastowe podjęcie decyzji i dopiero w oparciu o tę decyzję przejście do właściwego działania. Nie oznacza to jednak, że masz natychmiast wykonać każde otrzymane zadanie. Możesz je wykonać natychmiast, delegować, albo wpisać na listę zadań do wykonania.

Aby wcielić w życie zasadę DTR, zadania muszą być właściwie posegregowane. Dzięki temu zajmiesz się nimi dokładnie wtedy, kiedy będzie najwłaściwsza pora, co powinno Ci zagwarantować, że nie będziesz już tego zadania odwlekać.

W tym celu dla każdego zadania należy przeprowadzić szybką analizę.

dotknij-tylko-raz

 

Analiza

Powyższe “drzewko decyzyjne” wskaże Ci, czy bardziej efektywne będzie natychmiastowe zajęcie się zadaniem, delegowanie go, czy zapisanie na liście rzeczy do zrobienia.

Drzewko zaczyna się od potencjalnego źródła zadania (telefon, e-mail, rozmowa, spotkanie, pomysł, notatka).

Pierwsze pytanie, jakie powinnaś sobie zadać brzmi:

czy to zadanie w ogóle musi być wykonane?

Wiele osób może być zdziwionych tym pytaniem, w końcu jeśli zadanie jest, to musi być wykonane. Nic bardziej mylnego. Jednym z bardziej powszechnych źródeł poczucia przytłoczenia zadaniami bierze się z tego, że bierzesz na swoje barki więcej niż jesteś w stanie zrobić. Dzieje się tak z wielu powodów:

  • Może masz problem z mówieniem „nie”
  • Nie znasz swoich priorytetów
  • Nie znasz zakresu swojej odpowiedzialności
  • Jesteś perfekcjonistką

 

Odpowiadając na pierwsze pytanie zastanów się nad swoimi celami i wartościami. Odwróć pytanie i pomyśl, co się stanie jeśli to zadanie nie zostanie wykonane? Jeśli czujesz, że możesz zrezygnować z tego co przyniosłoby jego wykonanie i nie zagraża to ważnemu projektowi, to po prostu go nie rób.

Podstawowe przykłady zadań, które możesz sobie darować:

  • Odpowiadanie na wiadomości, które zostały wysłane do Twojej wiadomości
  • Odpowiadanie na każdy post na Twojej Facebook’owej tablicy
  • Akceptowanie zaproszeń na każde spotkanie, nawet jeśli nie widzisz jego zasadności
  • Własnoręczne robienie przedmiotów, które możesz stosunkowo tanio kupić (chyba, że takie ręczne robótki mają dla Ciebie wartość dodaną, np. robisz je w ramach swojego czasu wolnego, ponieważ Cię relaksują)

 

Reasumując, jeśli zadanie nie musi zostać wykonane, to sprawa jest jasna – z czystym sumieniem go nie robisz. Jeśli jednak odpowiedź brzmi „tak”, drzewko kieruje Cię do kolejnego pytania:

Czy to zadanie wykonasz w ciągu maksimum 2 minut?


Zgodnie z metodą Getting Things Done (GTD) natychmiast należy wykonywać te zadania, które zajmą Ci maksymalnie 2 minuty. Często spotykam się z pytaniem, czemu akurat tylko 2, a nie 5 minut?

Otóż chodzi o to by sito, było dosyć gęste. Zadań, które jesteś w stanie zrobić w 5 minut może być naprawdę sporo. A skoro masz je wykonywać natychmiast, to miałabyś sporo dystraktorów. Jeśli więc wykonasz je wszystkie od razu to może Ci zabraknąć czasu na prace nad projektami i to co na dany dzień zaplanowałaś. 5 minut to mało, ale też bardzo dużo czasu.

Jeśli przykładowo masz 5 zadań ocenionych na 5 minut pracy i wykonasz je natychmiast, to zajmie Ci to aż 25 minut, podczas gdy 5 zadań dwuminutowych zajmie Ci tylko 10 minut (o ile w ogóle trafisz na 5 tak krótkich zadań).

Oczywiście możesz przyjąć swoją własną zasadę co do tego ile może trwać zadanie realizowane natychmiast. Ustalając tę zasadę nie zapomnij uwzględnić swojego planu dnia i rodzaju zadania.

Przykładowo, jeśli chodzi o odpowiadanie na wiadomości e-mail możesz zastosować zasadę 2 minut. Wiadomościami, na które jesteś w stanie napisać odpowiedź w ciągu 2 minut, możesz zająć się od ręki, a takie, które wymagają więcej czasu (np. 5 minut) oznaczyć do wykonania później. Jeśli jednak jesteś w biurze i nagle dostajesz tzw. “wrzutkę”, to wtedy możesz zastosować inne kryterium, np. 5 minut. Jeśli wyznaczasz sobie inne ramy czasowe dla natychmiastowej realizacji, to pamiętaj by zapisać je sobie i być konsekwentną.

Jedyne czego nie wolno Ci zrobić, to odłożyć decyzji o tym co chcesz zrobić z tym zadaniem, bo to byłoby zupełne przeciwieństwo zasady Dotknij Tylko Raz.

Jeśli znasz swoje cele i priorytety, na te dwa pierwsze pytania odpowiesz w ciągu sekundy.

Jeśli zadanie oceniłaś na dwie minuty pracy, to wykonujesz je od razu, jeśli jednak stwierdziłaś, że zajmie Ci więcej czasu, to przechodzisz do kolejnego pytania.

UWAGA: Nawet jeśli ocenisz, że zadanie zajmie Ci nie więcej jak dwie minuty, ale należy do zadań, które możesz zblokować tzn. że jest powiązane z innymi zadaniami z Twojej listy, to warto te zadania połączyć i wykonać je w jednym bloku czasowym. Dzięki temu unikniesz mentalnego przeskakiwania z zadania na zadanie, które każdorazowo powoduje stratę około 20 minut Twojego cennego czasu.

Przykładowo jeśli zadaniem jest wykonanie telefonu, a na Twojej liście jest już kilka połączeń do wykonania, to bardziej efektywne może się okazać dopisanie tego zadania do listy tamtych telefonów i wykonanie ich w jednym bloku.

 

Czy to ja powinnam wykonać to zadanie?

Wiele osób ma tendencję do bezrefleksyjnego wykonywania wszystkich wrzuconych im zadań. Jest to jedna z przyczyn przeładowania zadaniami, któremu w łatwy sposób można zapobiec.

Jeśli na spotkaniu dotyczącym Twojego projektu podjęto decyzję, że należy przygotować plakat informacyjny, to przecież nie jest Twoją rolą, by go zaprojektować. Od tego jest grafik (chyba, że to Ty jesteś grafikiem). To jest jeden z przykładów zadań, które należy delegować.

To samo tyczy się zadań, które wprawdzie potrafisz wykonać, ale z finansowego lub organizacyjnego punktu widzenia bardziej opłaca Ci się je delegować. Jeśli na przykład godzina Twoich usług kosztuje 100 PLN, a godzina pracy serwisu sprzątającego to 20 PLN, to warto rozważyć delegowanie sprzątania profesjonalistom. W tym czasie, który normalnie poświęciłabyś na sprzątanie, możesz zarobić znacznie więcej niż wyniesie Cię koszt profesjonalnego sprzątania.

Nie zapominajmy, że delegować trzeba potrafić, dlatego zachęcam do zapoznania się z obszernym tekstem na ten temat (TUTAJ). Nie wystarczy powiedzieć „proszę, zrób to”. Warto zastanowić się nad wyborem właściwej osoby i komunikować bardzo precyzyjnie, tak aby ta osoba wiedziała dokładnie co, jak i na kiedy ma wykonać. Pamiętaj, że delegując nie pozbywasz się zupełnie pracy i odpowiedzialności. Powinnaś upewnić się, że osoba, która przejęła zadanie ma niezbędne zasoby (wiedzę, umiejętności itp.) i w razie potrzeby ją wesprzeć. Na wszelki wypadek warto sobie zapisać, by monitorować postępy w realizacji tego zadania.

Jeśli odpowiedź na pytanie trzecie jest twierdząca należy zastanowić się:

 

Czy to zadanie należy wykonać najszybciej jak to możliwe?

Jeśli odpowiedź jest twierdząca, to… Nie! Nie zabierasz się za to zadanie od razu. Jedynym przypadkiem, kiedy natychmiast działasz są zadania dwuminutowe! Jeśli zadanie zajmie więcej niż 2 minuty, Ty jesteś odpowiednią osobą do jego wykonania i należy je zrobić jak najszybciej, to umieszczasz je na swojej liście najbliższych działań zgodnie z kontekstem, z którym powiązane jest wykonanie zadania. Przykładowo jeśli zadaniem jest wysłanie listu to wpisz, to na listę rzeczy, do zrobienia w drodze do domu, jeśli zadaniem jest zapłacenie rachunku, to wpisz to na listę dotyczącą rzeczy, które możesz zrobić siedząc przed komputerem.

Jeśli zadanie ma określony termin, w jakim musi być wykonane warto sobie tę informację dopisać, by mieć pewność, że nie przegapi się tej daty i uwzględnić to przy wyborze zadania do realizacji.

UWAGA: Jeśli to zadanie rodzi cykl kolejnych kroków, to umieść je od razu w swoich projektach. Przykładowo jeśli masz za zadanie opracować raport, to tak naprawdę składa się to z całego szeregu czynności. Być może musisz wyciągnąć raport z systemu, pozyskać dane z działu analiz, przeczytać wszystko i skonsolidować. W takim przypadku najbliższą czynność wpisujesz na listę najbliższych działań, a wszystkie pozostałe kroki zapisujesz w projekcie. Chodzi o to, by na liście zadań, było tylko to co faktycznie musisz wykonać w pierwszej kolejności. Dzięki temu unikniesz pokusy prokrastynacji i poczucia przytłoczenia liczbą zadań.

Jeśli wiesz, że to zadanie będzie powtarzalne i uważasz, że zajmuje Ci zbyt dużo czasu, to na listę projektów wpisz również stworzenie narzędzi lub systemu, który pozwoli Ci zoptymalizować czas poświęcany na to zadanie.

Niezależnie od tego, czy zadanie jest pilne, czy nie, warto zadać sobie ostatnie pytanie:

 

Czy zadanie musi być wykonane konkretnego dnia?

Przykładem zadania, które należy wykonać konkretnego dnia może być przygotowanie jakiegoś raportu na temat statusu na dany dzień. Wówczas wpisz sobie to zadanie do kalendarza, pod odpowiednią datą.

 

Działanie

Proponuję wydrukować drzewko decyzyjne i z jego pomocą zacząć analizować zadania. Pamiętaj, że celem tej analizy jest trzymanie się zasady Dotknij Tylko Raz, czyli taka analiza zadań, która pozwoli wybrać najlepszy moment dla wykonania zadania. Jeśli będziesz miała pewność i uzasadnienie dla tego momentu, to chętniej przejdziesz do jego realizacji. Stosowana przeze mnie analiza zadań swoje źródło ma w GTD. Przez lata pewne zasady tej metody zmieniłam na swoje potrzeby i tak powstał proces, który pozwala mi na realizowanie zasady Dotknij Tylko Raz.

 

Czy zawsze od razu podejmujesz decyzję odnośnie zadania,
czy wracasz do niego kilkakrotnie?

 

 

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

GTD: Dlaczego warto robić tygodniowe przeglądy i j... Leo Babauta napisał: „David Allen mówi, że jeśli nie robisz  przeglądu tygodnia, to nie stosujesz GTD.”   Kiedy przeczytałam “Getting Things D...
TIP OF THE MONTH: STWÓRZ SWÓJ SYSTEM DLA NOTATEK   Notatka to skrótowy zapis najważniejszych informacji. Notatki robimy na spotkaniach, czytając książki. W formie notatki zapisujemy też nasze p...
Co zrobić, kiedy masz więcej pomysłów, niż czasu n...   Kiedy postanowiłam zająć się blogowaniem, zaczęłam zapisywać się na wszelkie możliwe webinary, oglądałam mnóstwo scope’ów i czytałam same bizn...
TIP OF THE MONTH: DELEGUJ!     Czy zdarza Ci się odczuwać przytłoczenie ilością zadań? Czy masz czasem wrażenie, że to wszystko Cię przerasta i nie wiesz od czego ...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty