nawyk

NAWYK 7: PRZEGLĄD ZADAŃ I SYSTEMU POKAŻE CI DROGĘ DO CELU!

Tygodniowy przegląd jest jednym z elementów systemu Getting Things Done. Wiele osób uważa ten punkt za mało istotny, ale pomyśl o swoim działaniu jak o pokonywaniu drogi do celu. Zaczynasz od sprawdzenia, gdzie jesteś i gdzie chcesz się znaleźć, a następnie wyznaczasz najbardziej optymalną trasę. Zupełnie jak w aplikacji jakdojadę. A kiedy już jesteś w drodze co jakiś czas sprawdzasz gdzie jesteś i czy nie musisz podjąć jakiś działań: wysiąść z autobusu, albo skręcić. I taka jest właśnie funkcja tygodniowego przeglądu. Chodzi o to byś wiedziała na jakim etapie drogi do celu jesteś i jakie w związku  z tym powinnaś podjąć działania.

nawyk 7:
PRZEGLĄDANIE

Ludzie często nie dostrzegają korzyści wynikających z przeglądu. W końcu na przegląd poświęcić trzeba czas, a nie widać od razu korzyści z niego płynących. Dlatego w tym miesiącu zachęcam Cię do wdrożenia, opracowanego przez Leo Babauta, Uproszczonego Przeglądu Tygodniowego.

Uproszczony Przegląd Tygodniowy polega na przemyśleniu obranych celów. Podczas przeglądu powinnaś się zastanowić nad swoim celem rocznym: jakie postępy w jego realizacji poczyniłaś w ciągu minionych 7 dni oraz jakie działania podejmiesz w nadchodzącym tygodniu, by zbliżyć się do celu.

Oto 5 prostych kroków Uproszczonego Przeglądu Tygodniowego:

  1. Skoncentruj się na celu

Jeśli jeszcze nie wyznaczyłaś sobie dużego celu zacznij od spisania swoich celów życiowych. Pamiętaj by cele były spójne z Twoimi priorytetami. Dzięki temu łatwiej Ci pójdzie ich realizacja, ponieważ będzie to coś na czym Ci naprawdę zależy. Poza tym czy w ogóle jest jakiś sens w poświęcaniu czasu i energii na coś co nie jest dla Ciebie ważne?

Spośród zanotowanych życiowych celów wybierz jeden, który chciałabyś osiągnąć w tym roku. Dlaczego tylko jeden? Aby łatwiej się było na nim w pełni skoncentrować.

Kiedy już masz obrany cel roczny zastanów się na jakim etapie jego realizacji jesteś i jaki powinien być kolejny krok na drodze jego realizacji. Wybierz jeden krótkoterminowy cel (kolejny krok) do zrealizowania w najbliższym tygodniu.

Każdy kolejny przegląd tygodniowy, to tak naprawdę przegląd postępów dokonanych na rzecz osiągnięcia tego jednego rocznego celu. Wystarczy przeznaczyć na to 10-15 minut w fazie wstępnego planowania oraz 5 minut w każdym kolejnym tygodniu.

 

  1. Przejrzyj notatki

Jeśli dobrze ukorzeniłaś nawyk kolekcjonowania (pierwszy nawyk), powinnaś dysponować notatkami z całego tygodnia. Wiele zanotowanych zadań pewnie już zrealizowałaś, ale przejrzyj notatki, aby znaleźć to co pominęłaś: może został Ci jakiś numer telefonu do zapisania w kontaktach, albo jakiś termin spotkania – do wpisania do kalendarza.

Przejrzenie wszystkiego i spisanie niewykonanych zadań powinno Ci zająć 5-10 minut.

 

  1. Przejrzyj kalendarz

Sprawdź, czy nie masz w kalendarzu w przyszłym tygodniu jakiś spotkań, które wymagają przełożenia lub odwołania. Zobacz czy nie zbliża się jakaś okazja wymagająca wcześniejszych działań, np. kupienie komuś prezentu z okazji zbliżających się urodzin, albo przygotowanie przyjęcia urodzinowego dla dziecka. Zapisz te rzeczy na liście zadań. Zajmie Ci to nie więcej jak 5 minut.

 

  1. Przejrzyj listy zadań

Nie ważne ile masz list (np. osobne listy na każdy kontekst @), podczas przeglądu należy przejrzeć je wszystkie (dlatego właśnie polecam Ci posiadanie minimalnej koniecznej liczby list). Upewnij się, że Twoje listy są aktualne i wykreśl zrealizowane zadania. Przejrzyj też listę spraw, które monitorujesz (np. to co komuś delegowałaś, odpowiedzi na które czekasz itp.), listę bieżących projektów (czyli realizowanych zadań, na które składa się kilka pomniejszych kroków) oraz listę tych projektów, których podjęcie w przyszłości rozważasz. Ten element zajmie Ci około 10 minut.

 

  1. Wybierz krótkoterminowy cel na najbliższy tydzień

Jeśli w pierwszym kroku stwierdzisz, że krótkoterminowy cel z zeszłego tygodnia został w pełni zrealizowany, to pora wyznaczyć cel na kolejny tydzień. Jeśli nie, zastanów się czego zabrakło do 100% sukcesu i zapisz jakie kroki musisz jeszcze podjąć by go ukończyć. Wypisz te zadania i inne ważne sprawy, którymi chcesz się zająć w najbliższym tygodniu i zapisz je w kalendarzu (jeśli są związane z konkretną datą) lub na liście zadań (jeśli czas ich wykonania jest dowolny). Planując codziennie kolejny dzień zadania przybliżające Cię do celu zaplanuj sobie na pierwsze dni tygodnia, na poranki – to zapewni im priorytet i zwiększy szanse wykonania. W zależności od ilości czasu którą dysponujesz i wielkości zadań wyznacz sobie 1-2 lub 3-5 zadań dziennie.

Cały przegląd powinien Ci zająć około 30 minut. Oczywiście wiele zależy od ilości materiału, który masz do przejrzenia. Nie rozpraszaj się i szybko realizuj kolejne punkty przeglądu. Pozbądź się wszelkich rozpraszaczy: wyłącz powiadomienia, odłącz Internet (chyba, że używasz cyfrowych list czy kalendarza), najlepiej ustaw w telefonie tryb samolotowy.