nawyk

NAWYK 6: JEŚLI CHCESZ ŻYCIA ZORGANIZOWANEGO, ZNAJDŹ MIEJSCE DLA WSZYSTKIEGO

„Miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu” to hasło, które przyświecało mi podczas planowania zagospodarowania mieszkania, ponieważ ład i porządek pozwalają, według mnie, zwiększyć produktywność. Dlatego dzisiaj zajmiemy się ORGANIZOWANIEM.

Nawyk 6:
ORGANIZOWANIE

Jestem wrogiem zostawiania na wierzchu papierów, książek, czy innych rzeczy, którymi planujesz w najbliższej przyszłości się zająć, czy przeczytać. Do przypominania Ci co jest do zrobienia, służy lista zadań, a nie stos dokumentów na biurku. Jak miałabyś się skupić na obecnie  wykonywanym zadaniu, kiedy w polu widzenia bez przerwy masz namacalną listę rzeczy do zrobienia?

Kiedyś kończąc pracę zostawiałam na biurku papiery związane z zadaniem, którego nie skończyłam. Efekt był taki, że już od progu biura przytłaczał mnie widok pracy. Co więcej zamiast połknąć żabę na początek dnia (zrobić najbardziej odpychające zadanie), zabierałam się za kończenie wczorajszego zadania. Na szafce nocnej piętrzył się kiedyś stos książek, które planowałam przeczytać w najbliższym czasie. Stos rósł szybciej niż czytałam, a każde spojrzenie na niego wywoływało frustrację i poczucie winy, że za mało czasu poświęcam na czytanie. Abstrahując od wymienionych negatywnych skutków trzymania rzeczy na wierzchu, muszę wspomnieć o jeszcze jednym, najbardziej oczywistym, czyli o bałaganie. Wiele osób mówi, że w bałaganie lepiej się odnajduje niż w porządku. Śmiem twierdzić, że jeśli tak mówią, to z dużym prawdopodobieństwem osoby te nie mają przewidzianego miejsca na wszystko. Jeśli coś nie ma swojego miejsca, to wiadomo, że łatwiej to znajdziesz jeśli będzie na wierzchu, niż w przypadkowej szufladzie.

Zorganizowana przestrzeń – pomyśl sobie, co za oszczędność czasu! Dodatkowo zyskujesz spokój umysłu, ponieważ pochowane dokumenty nie wywołują myśli o zaległościach i każdy dzień możesz planować w oderwaniu od tego co robiłaś wczoraj – w końcu coś co było ważne wczoraj, dzisiaj może już wcale nie być takie pilne.

Jeśli nie wiesz od czego zacząć to proponuję 7 prostych zasad:

  1. STWÓRZ SYSTEM

Zacznij od zastanowienia się z czym musisz sobie poradzić, jakie są elementy zbioru, które wymagają ułożenia. Weźmy dla przykładu szafę. Pomyśl w jaki sposób najłatwiej Ci wyszukiwać ubrania, ile masz miejsca na wieszanie ubrań, ile masz półek i szuflad. Zastanów się co musi być powieszone, a co można schować do szuflady. Osobiście układam i wieszam ubrania kolorami, długością rękawa i przeznaczeniem (do pracy, do ćwiczeń, na co dzień). Ale Ty możesz mieć zupełnie inny system. Chodzi o to by system był jasny, logiczny i intuicyjny dla Ciebie. Nikt inny nie musi tego rozumieć, ani popierać.

Innym przykładem systemu może być regał z książkami. U mnie książki popularno-naukowe ułożone są tematyką, a beletrystyka w kolejności alfabetycznej (nazwiskami autorów). U mojej siostry książki ułożone są wysokością grzbietu. Który system jest lepszy? Każdy jest tak samo dobry. Nasze systemy dostosowane są do naszych potrzeb i sposobu funkcjonowania. System powinien być maksymalnie prosty i maksymalnie efektywny dla Ciebie.

 

  1. ZNAJDŹ MIEJSCE DLA KAŻDEGO PRZEDMIOTU

Tworząc system pamiętaj, by znaleźć miejsce dla każdego przedmiotu. Jeśli każda rzecz ma swoje miejsce, to zawsze szybko znajdziesz cokolwiek będziesz akurat potrzebować i już nigdy nie zmarnujesz ani jednej minuty na długie poszukiwania.

Zaopatrz się w pudła, pudełka, kosze i mnóstwo etykiet. Dzięki temu łatwiej wszystko zorganizujesz.

  1. STWÓRZ PROSTY SYSTEM KATALOGOWANIA

Szukając miejsca dla każdej rzeczy nie zapomnij o dokumentach. U mnie najlepiej sprawdzają się segregatory. Nie wystarczy jednak włożyć papierów w koszulki i je wpiąć. Pamiętaj, że celem jest system, który pomoże Ci zminimalizować czas szukania. Bardzo ważne jest więc jasne opisanie segregatorów i wykorzystanie różnych przekładek.

Oczywiście Ty możesz w inny sposób przechowywać dokumenty. Może wolisz teczki albo skanujesz i katalogujesz na komputerze? Najważniejszą zasadą katalogowania, jest brak kategorii: różne. Taka nazwa nic nie mówi o zawartości, więc często staje się workiem bez dna, w którym dokumenty przepadają bez wieści.

 

  1. OD RAZU ODKŁADAJ NA MIEJSCE

Jeśli zamierzasz odłożyć coś na stole, blacie, biurku, czy łóżku, zadaj sobie pytanie: „czy to jest miejsce tego przedmiotu?” Być może pomyślałaś sobie: „bez przesady – przecież zaraz to odłożę”. Serio? Odłożysz to na miejsce zaraz, czy za 3 miesiące? Bądź ze sobą absolutnie szczera. Lepiej od razu odłóż to na miejsce. Pamiętaj o zasadzie dwóch minut:  jeśli coś zajmie Ci maksymalnie 2 minuty, to zrób to od razu. Odłożenie czegoś na miejsce mieści się raczej w tym limicie, więc nie czekaj. Poza tym na ogół „nieodkładanie” nie kończy się na jednej rzeczy. Sama czasem ulegam złym nawykom i jeśli już zdarzy mi się odłożyć dokument na blat i mam kolejny dokument do schowania, to często dokładam do sterty zamiast od razu wszystko schować.

 

  1. UKORZEŃ NAWYK

Jak już wspomniałam, zdarza mi się ulec złemu nawykowi nie odkładania rzeczy na miejsce. Słowo nawyk nie pojawiło się tu przypadkowo, bowiem odkładanie przedmiotów na ich miejsce jest kwestią ukorzenienia w sobie takiego nawyku. Ukorzenianie nawyku to proces. Na pewno jeszcze nie raz zdarzy Ci się zapomnieć, albo po prostu nie będzie Ci się chciało starać, dlatego polecam zapętlanie nawyku, czyli metodę polegającą na przekształcenie nawyku w pewien rytuał, składający się z 3 elementów: impulsu, zachowania i nagrody.

 

  1. WYKORZYSTUJ CZAS POMIĘDZY ZADANIAMI

Każde zadanie ma swój początek i koniec. Kończąc zadanie odłóż na miejsce wszystko z czego przed chwilą korzystałaś. Na wierzchu powinno być tylko to czego potrzebujesz do aktualnie wykonywanego zadania. Ten nawyk jest dobry nie tylko dlatego, że zachowujesz porządek i ograniczasz rozpraszacze w otoczeniu, ale również dlatego, że odkładając rzeczy na miejsce chociaż na moment możesz wstać, rozprostować kości i rozciągnąć mięśnie.

 

  1. DOSKONAL

Twój stan posiadania oraz sposób funkcjonowania ulegają zmianie, dlatego warto co jakiś czas pochylić się nad tym co można poprawić. Może powinnaś dokupić więcej par nożyczek, tak aby znajdowały się wszędzie tam, gdzie często ich używasz (np. w kuchni i przy biurku). A może warto przeorganizować szafki w łazience, by wygospodarować więcej przestrzeni na kosmetyki dorastającej córki.