nawyk

NAWYK 5: WAŻNIEJSZE NIŻ PLANOWANIE JEST DZIAŁANIE!

 

Już w poprzednich nawykach wspominałam o liście zadań. Tam była ona aktorką drugo-, jeśli nie trzecio-planową, ale dzisiaj będzie grała pierwsze skrzypce. Lista zadań jest, bowiem podstawą każdego SYSTEMU zarządzania sobą w czasie. Dobrze przygotowana lista zadań pozwala nam sprawniej planować i jednym rzutem oka ocenić nasze obłożenie zadaniami.

 nAWYK 5:
TWORZENIE SYSTEMÓW

Moja definicja idealnego systemu zakłada, że ma on tylko niezbędną liczbę elementów. Innymi słowy zawiera to, co jest konieczne, aby wszystko działało i ani jednego (zbędnego) elementu więcej! Druga ważna cecha systemu, to według mnie jego dopasowanie do indywidualnych potrzeb użytkownika – to co będzie się sprawdzać u mnie wcale nie musi działać u Ciebie.

Zgodnie z ZTD idealny system musi być prosty i godny zaufania. Leo Babauta wyróżnia 3 składowe elementy takiego systemu:

  1. INFRASTRUKTURA

Prosty system składa się z kalendarza, skrzynek odbiorczych, list i systemu odniesień.

  1. NARZĘDZIA

Narzędzia powinny być proste. Dzięki temu stosowanie systemu nie będzie wymagało wysiłku.

  1. ZASTOSOWANIE

System aby był skuteczny musi być stosowany (np. wyrobienie w sobie nawyku codziennego sprawdzania go).

A o to gotowa recepta na stworzenie swojego idealnego systemu:

 

INFRASTRUKTURA

David Allen sugeruje podział listy na zadania wykonywane w określonym kontekście, np. @praca, @dom, @komputer, @telefon, @sprawunki itp. Celem tej segregacji jest zminimalizowanie przeskakiwania między kontekstami, co według autora optymalizuje wykorzystanie czasu. Ale uwaga: jest to jedna z niewielu koncepcji związanych z GTD, z którą się nie zgadzam. Sam pomysł z kontekstami jest jak najbardziej słuszny, ale z mojego punktu widzenia zaproponowane przez David’a Allen’a konteksty – już nie. Osobiście nie używam kontekstów typu @praca, @telefon, czy @komputer. Przecież wiadomo, że w pracy pracuję, więc wrzucenie wszystkich zadań służbowych do jednego worka według mnie nic nie daje. Podzielenie ich na telefony i zadania wykonywane na komputerze? Ten podział również jest zbyt ogólny. Dlatego mój system oparty jest na kontekstach, które wyznaczają projekty. W ten sam sposób planuję dzień roboczy, tzn. 8:00-10:00 pracuję nad projektem A, 10:00-12:00 nad projektem B. Z tego podziału jasno wynika, że w godzinach 8:00-10:00 korzystać będę z listy @projektA. W ten sposób unikam przesuwania uwagi między tematami, czyli niweluję wszystko co nosi znamiona wielozadaniowości, oszczędzając tym samym czas.

Stwórz swoje listy kontekstowe, które najlepiej będą odpowiadać Twojemu sposobowi funkcjonowania i staraj się mieć ich jak najmniej.

Przykładowa infrastruktura może wyglądać następująco:

  • @praca – wszystko co związane z pracą. Ten kontekst możesz zastąpić kilkoma, które dotyczyć będą określonych projektów
  • @osobiste – wszystkie osobiste zadania
  • @sprawunki – wszystko to, co należy załatwić np. w drodze do domu (zakupy, poczta, szewc)
  • @telefon – wszystkie telefony, które należy wykonać, co sugeruje, ze możesz te zadania wykonać w prawie dowolnym miejscu. Jednak osobiście wolę rozdzielenie telefonów między konteksty projektów, a połączenia prywatne umieścić na liście @osobiste
  • @czekam na – to jeden z moich ulubionych kontekstów. Często jak już coś „wypchniemy”, to uważamy, że możemy o tym zapomnieć, bo „piłeczka jest po drugiej stronie”. Jednak prawda jest taka, że maile czasem trafiają do spamu, lub po prostu ludzie zapominają o tym, co mieli dla kogoś zrobić, dlatego cyklicznie sprawdzaj, co i na kiedy miałaś dostać i przypominaj o tym
  • @kiedyś/może – na tę listę wpisuj to co nie jest pilne

Te listy traktuję jak menu. To z nich wybieram przy planowaniu priorytety, które bezwzględnie muszą zostać wykonane i to z nich dobieram potem kolejne zadania, jeśli jeszcze mam przestrzeń na ich wykonanie.

Pozostałe elementy systemu to:

 

NARZĘDZIA

Wiesz już jaka powinna być struktura listy, ale być może zastanawiasz się nad tym jakiego użyć narzędzia: czy wystarczy zwykły notes? Czy może lepiej ściągnąć jakąś aplikację? Odpowiedź na to pytanie znasz tylko Ty. Lepiej pracuje Ci się z papierem, czy z elektroniką? Czym posługujesz się szybciej i sprawniej? Nie chodzi bowiem o posiadanie najmodniejszej aplikacji lecz o wygodę użycia. Narzędzia mają Ci pomagać, a nie przeszkadzać. Bowiem nie o narzędzia w tym wszystkim chodzi, lecz o działanie.

  • Notes – lubię to rozwiązanie, bo szybciej piszę ręcznie niż na klawiaturze, poza tym jestem papierowym snobem: lubię ładne notesy i kontakt z papierem. Cenię sobie notesy z numerowanymi stronami, ponieważ pozwala to lepiej uporządkować zawartość.
  • Hipster PDA – jeśli nie wiesz co kryje się pod ta nazwą, chodzi po prostu o plik małych karteczek spiętych spinaczem do papieru. Lepszy od notesu, bo mniejszy, lżejszy i po wykorzystaniu listy po prostu ją wyrzucasz. Gorszy od notesu, bo brzydszy i mnie jakoś nie zachęca do użycia.
  • Simple GTD – jeśli pracujesz online, być może przypadnie Ci do gustu aplikacja Simple GTD
  • OneNote – lubię OneNote za możliwość segregowania informacji w katalogach i za tworzenie kolorowych zakładek. Przyznaję jednak, że u mnie OneNote bardziej się sprawdza jako archiwum przydatnych informacji niż jako narzędzie do robienia list.
  • Todoist – prosty i estetyczny menadżer list. Niestety w wersji darmowej pozbawiony jest większości opcji.
  • Wunderlist – w porównaniu do Todoist, ta aplikacja jest bardziej rozbudowana wizualnie (możesz przykładowo wybierać zdjęcia na tła dla swoich list). Minimalistom bardziej pewnie do gustu przypadnie Todoist, pozostałym Wunderlist. Ogólnie użytkownicy oceniają obie aplikacje podobnie (4,4 vs 4,5 – w skali do 5).

Kolejne narzędzie, które musisz włączyć do swojego systemu (jeśli chcesz efektywnie zarządzać sobą w czasie), to kalendarz:

  • Kalendarz papierowy – U mnie od 15 lat sprawdza się kalendarz papierowy. W różnych okresach życia używałam różnych kalendarzy: na studiach były to małe kalendarzyki formatu A6, obecnie są to kalendarze A5. Zmieniły się moje potrzeby, ilość rzeczy, które musze notować w kalendarzu więc i jego format uległ zmianie.
  • Outlook – jeśli szukasz rozwiązań cyfrowych, to podstawową kwestią jest synchronizacja z innymi urządzeniami oraz użytkownikami. Outlook jest dla mnie uzupełnieniem kalendarza papierowego. Mam tam spotkania służbowe. Cała organizacja korzysta z tego systemu, więc jest to po prostu wygodne. Jeśli jednak szukałabym cyfrowego kalendarza na użytek prywatny, to wciągnęłabym do tematu męża. Dążyłabym do znalezienia aplikacji, która usatysfakcjonuje nas obydwoje i pozwoli na synchronizację naszych kalendarzy.
  • Cozi – jeśli musisz zgrać razem całą rodzinę, to polecam Cozi. Terminy każdego członka rodziny oznaczone są innym kolorem, dzięki czemu już na pierwszy rzut oka widać kto jest zajęty. Dodatkowo raz w tygodniu otrzymujesz na maila podsumowanie nadchodzącego tygodnia.
  • Google – naszpikowany jest fajnymi funkcjami jak dodawanie lokalizacji z Google Maps, czy dodawanie wydarzeń z Gmaila.

Ostatnie narzędzie do włączenia do systemu to system katalogowania. Wybór systemu należy dopasować do ilości posiadanych dokumentów i ich formy (cyfrowa vs analogowa):

  • Segregatory – to mój ulubiony system katalogowania dokumentów papierowych. Dodatkowo wewnątrz materiały podzielone są przekładkami
  • Teczki – jeśli masz mało dokumentów, to wystarczy wszystko zebrać w kilku teczkach. Pytanie, czy wolisz segregować alfabetycznie , czy tematycznie. Odpowiedź na to pytanie może skrywać Twój regał z książkami (prawdopodobnie książki instynktownie ułożyłaś w sposób, w jaki szukasz informacji).
  • Foldery na komputerze – zastanów się jaki system folderów jest dla Ciebie najbardziej czytelny. Myśl z perspektywy osoby, która poszukuje informacji i stwórz taki system, by szybko i intuicyjnie odnaleźć każdą informację.

 

ZASTOSOWANIE

Kolejnym i najważniejszym aspektem tego nawyku jest codzienne przeglądanie list. Najbardziej efektywne będzie włączenie tej czynności do jednego z rytuałów (np. porannego, lub rozpoczynającego pracę). Leo Babauta sugeruje sprawdzanie list rano i wieczorem, a @sprawunki i @telefony wtedy, kiedy są Ci potrzebne. Spróbuj zapętlić nawyk sprawdzania list.

Reasumując, zadanie ten miesiąc to stworzenie systemu:

  1. Stwórz swoje konteksty

Wybierz konteksty, które odpowiadają Twojemu stylowi pracy i życiu jakie prowadzisz, ale pamiętaj, by nie przesadzić z ich liczbą.

  1. Wybierz narzędzia:
  • Listy zadań:
    • Analogowe, czy cyfrowe
    • Zastanów się co jest dla Ciebie ważne? W jakich okolicznościach korzystasz z list (czy masz wtedy dostęp do komórki, komputera)? Czy szybciej piszesz ręcznie czy na klawiaturze?
  • Kalendarz:
    • Analogowy czy cyfrowy?
    • Jeśli chcesz rozwiązania cyfrowego, to poszukaj aplikacji, która będzie działać na wszystkich Twoich urządzeniach.
    • Zastanów się, czy nie powinnaś synchronizować kalendarza z innymi osobami (mąż, wspólnik)?
    • W przypadku kalendarza papierowego przemyśl, jak będziesz go używała? Jak dużo musisz mieć miejsca przy każdym dniu?
  • System katalogowania:
    • Cyfrowy i analogowy (zapewne masz obydwa rodzaje dokumentów)
    • Myśl jak osoba, która szuka informacji, gdzie i jak byś szukała – dobry system katalogów to taki, który jest użyteczny, czyli pozwala szybko dotrzeć do tego czego szukasz.
  1. Zastosowanie:

Inspirujmy się wzajemnie, dlatego zachęcam Cię do podzielenia się swoimi elementami systemu w grupie Kobiecego Zarządzania Czasem.