nawyk

NAWYK 4: SKUTECZNE DZIAŁANIE TO TYLKO JEDNO NA RAZ ZADANIE!

 

Skoro to czytasz, to znaczy, że wciąż ukorzeniasz z nami kolejne nawyki produktywności. Być może do tej pory czułaś się trochę zniechęcona, ponieważ pierwsze 3 nawyki dotyczą odpowiedniego przygotowania do działania. Może nie czujesz jeszcze znacznej poprawy produktywności, ale prawda jest taka, że każdy z tych nawyków z osobna nie wniesie dużej poprawy. Kluczem jest to, że wszystkie one razem tworzą efektywny system zarządzania zadaniami. Wiesz już jak kolekcjonować informacje i jak je przetwarzać oraz jak efektywnie planować. W tym miesiącu zajmiemy się więc DZIAŁANIEM.

 

NAWYK 4:
DZIAŁANIE

W przypadku działania istnieją dwie kluczowe zasady: wybór odpowiedniego zadania (takiego, które przy niewielkich nakładach czasu i energii przyniesie najwięcej korzystnych rezultatów, lub takiego które musi albo chcesz zrealizować danego dnia) oraz zajmowanie się tylko jedną czynnością na raz. Obie te reguły pomogą Ci w zrealizowaniu do końca założonych celów. Jeśli masz problemy z koncentracją na swoich planach i wykonaniu zadań z listy, to zastosuj się do 9 złotych zasad:

 

1
Zminimalizuj dystraktory

Zanim usiądziesz do pracy wyeliminuj dystraktory, czyli wszystko to co może Cię rozpraszać i odciągać od pracy. Wyłącz media społecznościowe, powiadomienia oraz zamknij pocztę elektroniczną. Sprzątnij też biurko i zostaw na nim tylko to, co będzie Ci potrzebne do wykonania bieżącego zadania.

 

2
Skorzystaj ze stopera

Aby nie przerywać pracy możesz zastosować metodę Pomodoro. W dużym uproszczeniu polega ona na nieustannej pracy przez 25 minut i nagrodzenie się 5minutową przerwą i znowu 25 minut niezakłóconej pracy i 5 minut przerwy. Dzięki tej metodzie dbasz o rozdział odpoczynku od pracy i jednocześnie dbasz by było miejsce zarówno na wysiłek jak i na regenerację.

Jeśli nie odpowiadają Ci cykle 25/5, to zastosuj swój własny rytm lub metodę żabich skoków. Metoda ta polega na tym, że dane zadanie musisz wykonać w 5 minut. Wymaga to podzielenia większych zadań na mniejsze 5 minutowe „odcinki”. Ta metoda sprawdzi się najlepiej u osób niecierpliwych, które odczuwają silną potrzebę szybkiego dostrzeżenia rezultatów.

 

3
Wybierz priorytet

Siadając do pracy wybierz z lisy zadań na dziś, jedno najważniejsze zadanie. Zastanów się ile może trwać jego wykonanie i na ten czas ustaw minutnik. Oczywiście jeśli zadanie wyceniasz na kilka godzin, koniecznie zaplanuj też regenerujące przerwy.

 

4
Zapal się do pracy

Każdy ma jakieś nielubiane zadanie, które niestety też wykonać trzeba. Wszystko jednak tkwi w naszych głowach. Poszukaj w zadaniu jakiegoś pozytywu, czegoś co wzbudzi Twój entuzjazm. Może dostaniesz za to zadanie premię? Wyobraź sobie na co ją wydasz? Może to zadanie wzmocni Twoją pozycję? A może Cię rozwinie? Jak powiedziała Mary Poppins:

„W każdej pracy, która jest przed nami,

Kryje się element zabawy!”

Odkryj ten element zabawy i zapal się do pracy!

 

5
Zaplanuj przerwy

Aby działać produktywnie trzeba mieć czas na odpoczynek, dlatego zaplanuj przerwy. Czasami jakieś zajęcie jest bardzo wciągające i mimo, że Cię wykańcza, nie masz ochoty go przerywać. Prawda jest jednak taka, że w ten sposób forsujesz swój umysł, który jeśli nie ma przerw, to przestaje być wydajny.

6
Walcz z pokusą

Powstrzymaj się od zaglądania do poczty, Internetu i mediów społecznościowych. Wyznacz sobie określoną porę i wtedy zrealizuj tę potrzebę. Na przykład ustal, że czyszczeniem inboxu zajmiesz się po zakończeniu bieżącego zadania, a media społecznościowe przejrzysz na telefonie w drodze powrotnej do domu. Dzięki temu zaspokoisz swoją potrzebę, ale we właściwym na to czasie.

 

7
Przygotuj strategię na nieoczekiwane rozproszenia

Jeśli pracujesz w biurze, to z pewnością wrogiem Twojej produktywności, są niezapowiedziani interesanci. Jeśli ktoś Ci przeszkodzi, to zanotuj jej lub jego prośbę, czy zadanie oraz wszelkie informacje. Zajmiesz się tym jak skończysz bieżące zadanie.

 

8
Ugaś pożar i wróć do zadania

Czasem jednak te nieoczekiwane zadania należy wykonać natychmiast. W takim wypadku zanotuj lub zaznacz, w którym miejscu przerwałaś pracę. Wszystkie dokumenty i materiały potrzebne do wykonania zadania, które musisz przerwać odłóż na bok lub do teczki. Nie chowaj jej głęboko tak, abyś po zakończeniu nagłego zadania mogła wrócić do tego nad czym pracowałaś.

 

9
Gratulacje!

Po ukończeniu zadania zaserwuj sobie jakąś nagrodę. Może kubek kawy, albo aromatycznej herbaty. Przejdź  się na świeżym powietrzu. Koniecznie wyznacz sobie ile ta przerwa ma potrwać, żebyś nie odpłynęła i nie zmarnowała na odpoczynek całej godziny.

Zacznij dzisiejszy dzień od spojrzenia na listę zadań, które zaplanowałaś i wybierz z niej 3 priorytety. Ogranicz dystraktory, zaplanuj przerwy i do roboty – zacznij od swoich 3 priorytetów!