nawyk

NAWYK 3: CEL ZREALIZUJESZ JEŚLI KOLEJNE KROKI ZAPLANUJESZ

 

 

Jeśli ukorzeniasz z nami nawyki od początku stycznia, to potrafisz już KOLEKCJONOWAĆ informacje i je PRZETWARZAĆ. Jedną z opcji w ramach przetwarzania jest wpisywanie zadań do wykonania na listę. Samo wpisanie zadania na listę jest dopiero przygotowaniem do działania. Sęk w tym, żeby zadania z listy zrealizować. Do tego potrzebna Ci będzie umiejętność PLANOWANIA.

 

Nawyk 3:

PLANOWANIE

Być może zastanawiasz się po co w ogóle planować skoro planowanie pochłania czas? Znam co najmniej 6 powodów, dla których warto planować:

  1. Planowanie pomaga Ci realizować cele i spełniać marzenia

Kiedy nie masz planu ani nadrzędnego celu Twoja praca może zacząć ograniczać się do tzw. gaszenia pożarów oraz reagowania na potrzeby innych. W ten sposób do niczego nie dojdziesz i nic nie osiągniesz. Jeśli jednak będziesz skupiona na celu i wytrwała niczym samuraj, to z pewnością zrealizujesz założone cele.

  1. Planowanie pozwala wyznaczyć kierunek działania i priorytety

Strategii potrzebujesz przede wszystkim dlatego, że wyznacza ona kierunek Twoich działań  i pomaga ustalić priorytety. Nawet jeśli nie brak Ci motywacji i samodyscypliny, to bez kierunku i planu działania nie doprowadzisz niczego do końca.

  1. Planowanie pozwala Ci odpocząć i się rozwijać

Umiejętne planowanie zwiększa Twoją produktywność. Dzięki temu zyskujesz więcej czasu, który możesz wykorzystać na to co dla Ciebie jest ważne: rodzinę, rozwój, relaks, sport, czy własny biznes.

  1. Planowanie zapobiega zmęczeniu decyzyjnemu

Badania wykazały, że im więcej podejmujemy w ciągu dnia decyzji tym bardziej nasz umysł staje się zmęczony. To zjawisko określa się zmęczeniem decyzyjnym. W jego efekcie nie jesteśmy w stanie podejmować kolejnych decyzji  – nie mamy już na to wystarczającej ilości siły woli. To właśnie zmęczenie decyzyjne często odpowiedzialne jest za Twój brak wytrwałości w odchudzaniu, ćwiczeniach itp. Planując z wyprzedzeniem co zjesz, założysz, czy zrobisz ograniczasz liczbę bieżących decyzji zapobiegając zmęczeniu decyzyjnemu.

  1. Planowanie daje poczucie kontroli

Plan jest jak mapa do sukcesu. Kiedy planujesz podróż dokładnie wiesz o której godzinie będziesz mijać poszczególne punkty na mapie. Plan podróży daje Ci komfort i poczucie kontroli. To samo poczucie spokoju i pewności daje Ci planowanie. Dzięki niemu możesz śledzić swoje postępy.

  1. Planowanie zapobiega rozproszeniu

Dzięki planowaniu pozostajesz skupiona na zadaniu. Możesz wtedy podążać zasadą 80/20. Mówi ona o tym, że 20% naszych działań daje, aż 80% rezultatów. Możesz więc zaplanować wykonanie właśnie tych czynności, które przynoszą najwięcej efektów.

 

Oczywiście nie wszystko da się lub opłaca się planować (np. burza mózgów, proste i szybkie czynności). Jednak co do zasady planowanie oszczędza czas przy późniejszej realizacji. W tym miesiącu będziemy, więc wyrabiać nawyk planowania:

 

PLANOWANIE TYGODNIA
  1. Wybierz jeden dzień w tygodniu, kiedy będziesz planować kolejne 7 dni. Ja wybrałam niedzielę wieczór
  2. Zapisz sobie ten termin w kalendarzu, bo to jest Twoje bardzo ważne spotkanie z sobą samą. To trochę jak cotygodniowe spotkanie z przełożonym, podczas którego ustalacie priorytety na najbliższy tydzień.
  3. W razie potrzeby ustaw przypomnienie dotyczące wybranego terminu planowania tygodnia.
  4. Kiedy przyjdzie pora na zaplanowanie tygodnia spójrz na listę zadań i w razie potrzeby uzupełnij ją.
  5. Z listy zadań wybierz 4-6 priorytetów na dany tydzień. Nie chodzi bowiem o wykonanie wszystkich zadań z listy, lecz o zrobienie tych najważniejszych.
PLANOWANIE DNIA
  1. Wybierz porę planowania każdego dnia. Każdy dzień planuję poprzedniego wieczora. To dlatego, że zbyt często przydarzają się niespodziewane sytuacje. Załóżmy, że w poniedziałek rozchoruje Ci się dziecko, albo Ty będziesz się źle czuła i plan dnia weźmie w łeb. Wówczas planując kolejny dzień bierzesz poprawkę na zaległości, które masz lub to, że będąc w domu z dzieckiem możesz wykonać zadania, ale inne niż w biurze. Wtedy na koniec tygodnia masz poczucie, że tylko jednego dnia nawaliłaś. Gdybyś jednak zaplanowała siedem dni z góry, to prawdopodobnie przez cały tydzień będziesz obarczona poczuciem, że nawalasz i nie realizujesz założonego planu.
  2. Na każdy dzień zaplanuj 1-3 priorytety. Mam tu na myśli zadania, które koniecznie mają zostać wykonane. Przy ich wyborze kieruj się priorytetami wybranymi na dany tydzień. Dlaczego nie więcej? Bo Twoje plany mają być realne. Oczywiście jeśli już zrealizujesz zaplanowane na dany dzień zadania, możesz wykonywać kolejne priorytety tygodnia z listy.
  3. Zaczynaj tydzień od realizacji priorytetów tygodnia. Im szybciej wykonasz te zadania, tym szybciej poczujesz satysfakcję.
  4. Zacznij dzień od wykonania przynajmniej jednego priorytetu. Może zastosujesz metodę 90-90-1, albo po prostu zjesz żabę zanim otworzysz pocztę, odbierzesz pierwszy telefon, a nawet zanim zaparzysz kawę.
  5. Nagródź się! Po wykonaniu priorytetu warto się jakoś nagrodzić (może zrób sobie krótką przerwę).
  6. Na zakończenie dnia podsumuj ile udało Ci się zrobić. Jeśli nie zrealizowałaś priorytetów, zastanów się co na to wpłynęło i jak możesz temu jutro zapobiec.

 

Nawyk planowania wcale nie jest tak straszny jak wiele osób sądzi. Chodzi jedynie o to, aby wybrać najważniejsze zadania na każdy tydzień i każdy dzień i wykonywać je jak najwcześniej, by mieć pewność, że zostaną zrealizowane.