nawyk

NAWYK 2: INBOX ZAPEŁNIONY MA BYĆ CODZIENNIE OPRÓŻNIONY

 

Brawo! Za Tobą pierwszy miesiąc wyzwania. W styczniu pracowałaś nad wyrobieniem w sobie nawyku zbierania informacji w minimalnej liczbie skrzynek odbiorczych, w tym w notesie lub aplikacji, którą miałaś mieć zawsze przy sobie. Skoro już wiesz jak i gdzie zbierać informacje, przyszedł czas na naukę ich PRZETWARZANIA.

 

NAWYK 2:

PRZETWARZANIE

Przez przetwarzanie rozumiem szybkie podejmowanie decyzji odnośnie tego, co należy zrobić z każdą z zebranych informacji. W ten sposób wykreślasz kolejne sprawy, aż zupełnie opróżnisz wszystkie skrzynki. Jeśli nie będziesz potrafiła szybko decydować co zrobić z daną informacją, to dojdzie do prokrastynacji, kolejne sprawy się nawarstwią przez co możesz też doświadczyć stresu związanego z przeładowaniem i poczuciem braku kontroli.

 

UMIEŚĆ PRZETWARZANIE W HARMONOGRAMIE

Sytuacja idealna to opróżnienie wszystkich skrzynek przynajmniej raz dziennie – dlatego tak ważne było zadanie z zeszłego miesiąca, czyli ograniczenie liczby posiadanych skrzynek (wiele skrzynek, to więcej miejsc, które musisz opróżnić).

Częstotliwość opróżniania skrzynek powinnaś dopasować do indywidualnych potrzeb: do rodzaju skrzynki, informacji w niej przechowywanych, częstotliwości wpadania do niej informacji oraz tego jak bardzo wpływają one na inne obszary. Niektóre skrzynki wymagają przeglądu dokładnie raz w ciągu dnia, są jednak też takie, które wypada przeglądać częściej. Do tej kategorii zalicza się poczta elektroniczna. Problem z nią polega jednak na tym, że większość z nas kusi by zaglądać do niej co chwila. Dlatego warto wpisać opróżnianie skrzynek w stały harmonogram dnia. Porę opróżniania skrzynek również powinnaś dopasować do swojego stylu pracy i miejsc, w których w ciągu dnia przebywasz. Przykładowo przegląd notesu robię zawsze wieczorem (w domu) przed ułożeniem planu na następny dzień, zaś pocztę sprawdzam 3-4 razy dziennie pomiędzy czasem przeznaczonym na pracę nad projektami .

To właśnie dzięki umieszczeniu przetwarzania w swoim harmonogramie robisz z tego nawyk. Opracuj więc odpowiednie pętle nawyku, które Ci w tym pomogą. Możesz do tego wykorzystać mapy myśli.

nawyk2_pętla nawyku

 

PRZETWARZANIE

Kiedy już nadejdzie zaplanowany w harmonogramie czas przetwarzania, Twoim zadaniem będzie opróżnienie danej skrzynki. Pamiętaj, że opróżnienie wcale nie oznacza, że masz natychmiast wykonać wszystkie zadania wynikające z informacji zawartych w skrzynce, ale jedynie zorientować się co zawiera skrzynka i odpowiednio pokategoryzować te informacje, tak by móc zdecydować w jakiej kolejności oraz kiedy zająć się sprawami i czy w ogóle wymagają one Twojego działania. Przetwarzanie jest więc rodzajem przygotowania do działania. Robimy to po to, by do każdego dokumentu/sprawy sięgać tylko raz. Zasada Dotknij Tylko Raz (DTR) pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ każdy dokument czytany jest tylko raz i od razu podejmowana jest w jego kwestii decyzja. Jest to oczywiście nie tylko kwestia odpowiedniego wcześniejszego posortowania dokumentów, ale również właściwego przygotowania się do pracy w  momencie, kiedy do niej przystępujesz.

Leo Babauta proponuje następujące zasady przetwarzania informacji:

  1. Przetwarzanie zacznij od spraw najnowszych do najstarszych

Zacznij od spraw najświeższych. Ma to szczególnie znaczenie w przypadku poczty elektronicznej. Status spraw zmienia się w czasie. Zdarza się (szczególnie w przypadku dłuższej nieobecności), że w jednej sprawie masz w skrzynce aż 4 wiadomości:

1 – prośba o pomoc, 2 – ponowienie prośby o pomoc, 3 – zapytanie o to kto inny mógłby pomóc, 4 – informacja, że sprawa jest już nieaktualna, bo pomógł ktoś inny, albo w ogóle zrezygnowano z tego pomysłu.

Najważniejsze, to nie pomijać, żadnych informacji – jak już zaczęłaś przetwarzać informacje ze skrzynki, to konsekwentnie zajmuj się jedną po drugiej. Nie odwlekaj decyzji i nie mów podejmę decyzję później.

 

  1. Usuwaj

Jeśli coś jest niepotrzebne: usuń, wykreśl lub wyrzuć! Nie ma sensu zagracać sobie głowy lub przestrzeni.

 

  1. DELEGUJ

Zastanów się, czy to Ty powinnaś zająć się danym zadaniem? Jeśli nie, to przekaż je osobie o właściwych kompetencjach.

Japończycy wyznają zasadę, że nie można wyręczać innych w ich pracy, ponieważ pokazalibyśmy w ten sposób, że ta osoba jest niepotrzebna. Jeśli ta zasada do Ciebie nie przemawia, to pomyśl o swoim work-life balance. A jeśli pracujesz za innych i Twoje WLB nie jest zachwiane, to może po prostu masz za mało obowiązków? Jakkolwiek na to nie spojrzeć i tak nasuwa się jeden wniosek: każdy ma swój zakres obowiązków i powinien się tego trzymać. Oczywiście zastępstwa, projekty rozwojowe i pomoc koleżeńska to inna sprawa – każdemu chyba zdarzyło się dostać projekt z niemożliwym terminem wykonania.

 

  1. Zrób to od razu

Zadania, które zajmą Ci mniej niż dwie minuty, wykonaj od razu. O tym dlaczego akurat dwie minuty dowiesz się TUTAJ.

 

  1. Przełóż na później

Te zadania, które wymagają więcej czasu niż 2 minuty, wpisz na listę spraw do załatwienia.

 

  1. Zarchiwizuj

Jeśli chcesz zachować jakąś informację, ponieważ może się okazać przydatna w przyszłości, to zrób to od razu. Nie odkładaj na stertę pod tytułem do przejrzenia albo w wolnej chwili wsadzę do teczki. Natychmiast podejmij decyzję, czy chcesz to wyrzucić, czy zachować, a jeśli zdecydowałaś się na to drugie, to umieść to w takim miejscu byś wiedziała jak tę informację odnaleźć, gdy będziesz jej potrzebowała.

 

  1. Wyczyść skrzynkę odbiorczą do zera

Nigdy nie zostawiaj nic w skrzynce odbiorczej. Jak już zaczęłaś przetwarzanie, to jego celem jest kompletne wyczyszczenie skrzynki. Jeśli Twoja skrzynka pęka w szwach, po prostu zarezerwuj sobie na przetwarzanie więcej czasu. Jeśli tego będzie wymagać sytuacja może to nawet być kilka godzin.

 

  1. Opróżniaj skrzynki regularnie

Kluczem do sukcesu jest zrobić z przetwarzania nawyk, czyli robić to regularnie. Aby zadziałała pętla nawyku musi być impuls, zachowanie i nagroda. Impulsem może być umieszczenie przetwarzania w harmonogramie dnia. Wówczas odpowiednia pora, czy miejsce będzie aktywować czynność przetwarzania (zachowanie). Dodatkowo zmotywuje Cię i utrwali nawyk odpowiednia nagroda (np. poczucie kontroli nad sprawami do załatwienia, kąpiel, posiłek, a może pyszna kawa).