nawyk

NAWYK 1: KOLEKCJONUJ, CZYLI ZBIERAJ, SPISUJ I PRZEPISUJ

 

Przyznaj jak często zdarzyło Ci się zapomnieć o spotkaniu, ile razy zapomniałaś rozwiązanie, które przyszło Ci do głowy w drodze do domu, albo nie zapłaciłaś rachunku. Pamiętanie o różnych drobnych sprawach obciąża umysł, przez co możesz doświadczać stresu, a nawet nie być w stanie myśleć w sposób twórczy. Nikt Cię nie zastąpi w kreatywnym myśleniu, ale jest coś co może zastąpić Twoją pamięć – nawyk kolekcjonowania.

Kiedy polegasz wyłącznie na swojej pamięci, nadmiar informacji jest przytłaczający, a umysł może zapomnieć, te informacje, których akurat potrzebujesz. Receptą na ten stan rzeczy jest nawyk kolekcjonowania.

 

NAWYK 1:

KOLEKCJONOWANIE

Nawyk kolekcjonowania jest prosty: wyznacz kilka miejsc, w których będziesz zbierać dokumenty i informacje i trzymaj się tego porządku. To tak jak z organizacją domu: aby zachować ład i porządek, wszystko musi mieć swoje miejsce. Tak samo musisz mieć przewidziane miejsce na każdy rodzaj dokumentu lub informacji. Przedmioty w domu mają tylko jedno właściwe miejsce (np. miejsce kurtki jest w szafie w przedpokoju) i ta sama zasada dotyczy Twoich dokumentów i notatek: każdy rodzaj informacji musi mieć dedykowane tylko jedno miejsce.

 

BIURKO

Stwórz jedno miejsce dla wszystkich fizycznie wpływających do Ciebie dokumentów. Najprostszym rozwiązaniem będzie położenie na biurku tzw. kuwetki na wpływające dokumenty w tym korespondencję. Nigdy nie wkładaj dokumentów do szuflady i nie przyklejaj do biurka karteczek. Wszystkie dokumenty papierowe mają trafiać do kuwetki.

 

DOM

W domu również powinnaś mieć kuwetkę służącą gromadzeniu dokumentów. Dzięki temu nigdy nie zgubisz żadnych dokumentów, ani rachunków.

 

E-MAIL I INNE CYFROWE SKRZYNKI ODBIORCZE

Ogranicz liczbę kont poczty elektronicznej. Osobiście jestem zwolenniczką posiadania dwóch kont. Dlaczego 2 a nie 1? To ze względu na utrzymanie równowagi między sferą zawodową i prywatną (work-life balance). Podstawą WLB jest rozgraniczenie tych sfer, bowiem jeśli będą się one przenikały, to niemożliwe będzie zachowanie między nimi równowagi. Pamiętaj, że oprócz poczty elektronicznej istnieje jeszcze szereg innych skrzynek odbiorczych: przykładowo Messenger (Facebook), sms, czy aplikacje typu WhatsApp. To wszystko są skrzynki odbiorcze, więc powinnaś je kontrolować i obsługiwać w ten sam sposób. Im mniej ich masz, tym lepiej.

 

NOTATKI

Potrzebna Ci też będzie podręczna skrzynka odbiorcza, czyli narzędzie do zbierania pomysłów, notatek, informacji przekazanych w biegu, zadań do zapamiętania, spraw poruszonych na spotkaniach. Innymi słowy, wszystkiego, co pojawia się w Twoim życiu, a nie jest w jakiś sposób zarejestrowane. Przestań powierzać zapamiętywanie tych rzeczy swojemu umysłowi. Zamiast tego wyrób w sobie nawyk przelewania myśli na papier. Noś ze sobą mały notes lub jakiekolwiek inne narzędzie do zapisywania (analogowe lub cyfrowe) i zapisuj w nim wszelkie zadania, pomysły, projekty i inne informacje. Dzięki temu nie będziesz zmuszona o nich pamiętać.

Kiedy podczas spotkania zostanie przydzielone Ci zadanie – zapisz to! Kiedy gotując zauważysz, że trzeba coś kupić – zapisz to! Kiedy w drodze do domu wpadniesz na świetny pomysł – zapisz to! Zapisuj wszystko niezależnie od tego gdzie jesteś. W tym celu wybierz bardzo proste, przenośne i łatwe w użyciu narzędzie do notowania. To może być mały notesik, albo aplikacja na telefon. Pamiętaj jednak, że notatki z notesu należy na koniec dnia umieścić we właściwym miejscu. Notes to trochę taki worek, do którego wrzucasz wszystko, by następnie odłożyć każdą z informacji na przeznaczone dla niej miejsce. Informacje o spotkaniach przepisz do kalendarza, zadania do wykonania dopisz do listy zadań.

Wybierz takie narzędzie, które uważasz za najbardziej wygodne. Przypominam, że powinno Ci ono dać możliwość szybkiego wyjęcia i natychmiastowego użycia. Notes miej ze sobą zawsze i wszędzie. Moje typy:

Narzędzia analogowe: najtańszym rozwiązaniem jest mały notesik i długopis, jeśli możesz wydać trochę więcej możesz kupić notes Moleskine lub Leuchtturm 1917. Lubię te notesy dlatego, że mają numerowane strony i spis treści. Dzięki temu notatki można już na wstępie podzielić na sekcje. Moleskine ma też w swojej ofercie płaskie przybory do pisania, które łatwo dopasowują się do notesu dzięki czemu są zawsze pod ręką.

Narzędzia cyfrowe: np. Google Keep, Evernote.

Szczegółowe informacje na temat wyboru  narzędzia do notowania znajdziesz TUTAJ.

Kluczowym aspektem nawyku kolekcjonowania jest zapisywanie wszystkiego od razu (zanim zapomnisz) i opróżnianie notesu z informacji o jednej, określonej porze dnia, np. po przyjściu do domu, albo przed zaśnięciem. Nie możesz o tym zapomnieć, bo inaczej zapisane sprawy mogą ulec przedawnieniu, albo się nawarstwią.

Być może już teraz nosisz ze sobą notes. W takim razie zadbaj o zapewnienie sobie fizycznych skrzynek odbiorczych (w domu i w biurze). Może masz za dużo skrzynek odbiorczych, albo mimo, że skrzynki istnieją, niewłaściwie z nich korzystasz? Na pewno jest coś co jeszcze da się udoskonalić. Wykorzystaj swoją przewagę i doszlifuj w tym miesiącu nawyk kolekcjonowania. Miło będzie jeśli podzielisz się swoim doświadczeniem w grupie Kobiecego Zarządzania Czasem.

Opróżnianiem skrzynek odbiorczych zajmiemy się w kolejnym miesiącu – będzie to kolejny nawyk. Na razie wystarczy, byś stworzyła skrzynki odbiorcze lub usunęła te, które są zbyteczne (zachowaj minimalną liczbę skrzynek) i starała się umieszczać przychodzące dokumenty w odpowiednich skrzynkach odbiorczych.