IMG_7176_mm

TIP OF THE MONTH: ZRÓB DOBRY UŻYTEK Z KALENDARZA

 

Zwykły kalendarz w swej prostocie jest genialnym i mega skutecznym narzędziem zarządzania sobą w czasie. Firmy prześcigają się w tworzeniu wymyślnych planerów i aplikacji, a użytkownik często i tak korzysta zaledwie z ułamka ich możliwości. Dlatego dzisiaj dowiesz się jak zrobić dobry użytek z kalendarza niezależnie od tego czy korzystasz z wersji papierowej czy cyfrowej.

 

CO WPISYWAĆ DO KALENDARZA?

Podstawową kwestia jest nauczyć się odróżniać spotkania od zadań. Jest to kluczowe, ponieważ o ile spotkania wpisujemy do kalendarza, o tyle zadań – nie. Oczywiście od tej reguły są wyjątki, ale o tym za chwilę.

Do kalendarza wpisujemy to co MUSI być wykonane KONKRETNEGO DNIA. W przeciwieństwie do zadań, które wykonać możemy w dowolnym terminie. Do kalendarza wpisujemy więc:

  • Spotkania służbowe i prywatne
  • Zobowiązania towarzyskie
  • Czas który rezerwujesz na jakieś konkretne zadanie czas dla siebie, czas na pracę nad celami ( może metodą 90-90-1) itp.
  • Czas na sport (w końcu to też konkretne zadanie), np. bieganie, siłownię etc.
  • Zakupy – Jeśli nie robisz codziennie w drodze do domu małych zakupów, lecz raz w tygodniu jedziesz na duże zakupy to też należy to wpisać
  • Dodatkowo można wpisać lub oznaczyć godziny pracy. Wszystko zależy od Twojego stylu życia, rodzaju pracy i indywidualnych potrzeb. Przykładowo jeśli od 5 lat pracujesz od 8:00 do 16:00 to raczej nie musisz wpisywać tego do kalendarza, ale jeśli Twój grafik się zmienia to zapisanie tego w kalendarzu wydaje się konieczne dla efektywnego działania.

Powyższe można uzupełnić o:

  • Pory posiłków – jeśli przykładowo wyrabiasz w sobie nawyk jedzenia 5 razy dziennie lub jesteś cukrzykiem
  • Poranny/wieczorny rytuał – to też jest czas na wykonanie konkretnego zadania

Zapisując wydarzenia możesz zastosować kodowanie kolorami lub narysować ikonkę, która już na pierwszy rzut oka podpowie Ci czego dotyczy zapis.

Jak już wspomniałam kalendarz nie służy do zapisywania zadań, które mogą być wykonane każdego innego dnia. Ale jeśli w kalendarzu masz sekcję do planowania zadań, to jest to wyjątek. Oczywiście zadania warto zaplanować nie wcześnie niej niż dzień wcześniej wieczorem. W przeciwnym razie dosyć szybko mogą stracić na aktualności.

 

RESPEKTUJ SWOJE PLANY

Kalendarz to narzędzie, które ma Ci pomóc. Dlatego jeśli coś w nim zapisałaś to traktuj to poważnie. Plan dnia zapisany w kalendarzu uważam trochę jak wizję idealnego dnia. Wkładam wysiłek w realizację tej wizji i jeśli nie wydarzy się coś totalnie nieoczekiwanego, to bez problemu zrealizuję wszystkie założone punkty. Jeśli jednak pojawią się jakieś przeszkody jestem na tyle elastyczna, by plany zmodyfikować. Przyznaję, że nie łatwo jest tak zaplanować dzień, by wszystko dało się zrealizować. Sama dochodziłam do tego latami. Aby zwiększyć prawdopodobieństwo realizacji planów, trzymaj się poniższych wskazówek:

  1. Zdecyduj co jest nienegocjowalne.

Mam na myśli wszystkie pochłaniające czas rzeczy, które bezwzględnie muszą się odbyć z Twoim udziałem. Chodzi tu zarówno o spotkania biznesowe (zastanów się, czy na pewno Twoja obecność jest konieczna), wywiadówki, jak i przyjemności, z których za nic nie chcesz rezygnować – to mogą być spotkania towarzyskie, czy Twoje rytuały pielęgnacyjne. Te rzeczy oczywiście muszą w kalendarzu zostać. Resztę możesz przesunąć.

 

  1. Zbadaj przyczyny.

Jeśli zdarzy Ci się odstępstwo od Twojego planu dnia, koniecznie to zanotuj. Możesz do tego wykorzystać swój notesik lub założyć specjalny „dzienniczek”. Jeśli te odstępstwa zdarzają się często, to znak, że coś trzeba zmienić. Łatwiej dojdziesz do sedna sprawy, kiedy prześledzisz notatki w „dzienniczku”.

 

  1. Blokuj całe dni.

Aby lepiej planować czas koniecznie zaznaczaj, kiedy wyjeżdżasz w podróż służbową, albo jesteś na całodniowej konferencji. Kiedy mam zaplanowaną delegację na półtorej dnia, to i tak blokuję pełne dwa dni. Nawet jeśli zgodnie z rozkładem lotów powinnam być w pracy z powrotem o 14:00, to i tak zostawiam już tego dnia pusty kalendarz. Wszyscy dobrze wiemy jak zawodne bywają pociągi i samoloty. Nie chcę stresować się, że nie zdążę na spotkanie lub przekładać je na inny termin. To samo tyczy się szkoleń i warsztatów. W dniu kiedy prowadzę warsztat nie wpisuję już innych spotkań. Nigdy nie wiesz czy nie trafisz na trudna grupę, która wyczerpie Cię mentalnie. Dlatego w takie dni już nic nie planuję i oddaję się prostym zadaniom.

Zaznaczając cały dzień warto też oznaczyć w kalendarzu dostępność osoby, z którą chcesz się spotkać. Jeśli na przykład Twój kontrahent przyjeżdża do Twojego miast na kilka dni, to być może będziesz chciała zostawić sobie więcej przestrzeni w kalendarzu by bez problemu umówić z nim spotkanie.

  1. Ustawiaj przypomnienia.

Funkcją kalendarza jest przypominanie Tobie o tym co masz zrobić. Mimo, że nie korzystam z kalendarza elektronicznego poza pracą, to jednak nie obejdę się bez błogosławieństwa aplikacji z przypomnieniami. Jedyne dwa narzędzia do przypominania jakich używam to funkcja budzika w telefonie oraz IFTTT.

A oto kilka przykładowych zastosowań przypomnień:

  • wydarzenia niecykliczne – kiedy zaglądam rano do kalendarza i widzę jakieś wydarzenie, które nie jest cykliczne, to natychmiast ustawiam budzik. Przykładowo jeśli zapisałam się na webinar, to ustawiam budzik, aby 5 minut przed rozpoczęciem, przypomniał mi o nim. Podobnie jeśli są czyjeś urodziny lub imieniny nastawiam budzik na najwłaściwszą, dla tego typu rozmowy, godzinę i w tytule wpisuję: złóż życzenia Jankowi Kowalskiemu.
  • przyjmowanie lekarstw – jeśli ja lub dziecko przyjmujemy lekarstwa, które muszą być zażywane o konkretnych porach (np. antybiotyk), to programuję budzik na określone dni i godziny.
  • przerwy i pory posiłków – kiedy prace nad jakimś projektem nabierają zawrotnego tempa, to potrafię nawet zapomnieć o piciu wody, czy regularnym jedzeniu. Ustawiam wtedy przypomnienia, aby robić sobie przerwy – w końcu nie jedząc i nie robiąc sobie przerw zmniejszam swoją produktywność.
  • sprawunki – nie codziennie chodzę do sklepu, czy na pocztę – robię to w zależności od potrzeby. Jeśli więc mam odebrać przesyłkę ustawiam aplet IFTTT na lokalizację, w której powinnam przypomnieć sobie o tym zadaniu. Wówczas przypomnienie daje mi znać we właściwym momencie, że powinnam zboczyć z trasy i „zahaczyć” o pocztę.
  • wyjście z pracy – tak moja Droga. To nie pomyłka. Ponieważ zaczynam i kończę pracę wcześniej niż moi współpracownicy, nie raz zdarzyło mi się nie zauważyć, że już mam fajrant. Nie był by to problem, gdyby nie fakt, że pracę zaczynam wcześniej po to, by zdążyć odebrać dziecko przed zamknięciem przedszkola. Takie zagapienie się kosztowało mnie morderczy bieg by na czas odebrać córkę. Po kilku wpadkach ustawiłam przypomnienie 5 minut przed końcem pracy. Tyle czasu wystarcza akurat na umycie kubka i sprzątnięcie biurka przed wyjściem.

 

Jakie są Twoje złote rady na efektywne używanie kalendarza?

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

PLANUJ REALNIE!   Czy zdarzyło Ci się wyznaczyć sobie zbyt mało czasu na wykonanie zadania? Ile razy ścigałaś się z czasem, ponieważ nie zaplanowałaś wystarczaj...
Do tanga trzeba dwojga, czyli pierwsze kroki z pla... Tak. Przyznaję. Jestem uzależniona od swojego plannera. Jest on przedłużeniem mojej kory mózgowej, a dokładnie płatów czołowego i ciemieniowego, które...
4 narzędzia zarządzania czasem, których nie miał B... źródło: http://www.alice-in-wonderland.net/ Czy pamiętacie uroczego białego królika z "Alicji w Krainie Czarów"? Ów roztrzepany jegomość wiec...
NA POCZĄTKU BYŁ CHAOS… Wiecznie zajęta. Zestresowana. Przytłoczona ogromem obowiązków. Czy któreś z tych określeń opisuje Ciebie? Tak właśnie się czułam po urodzeniu dziecka...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • http://www.daywithcoffee.com.pl Ewa | Day with Coffee

    Podobne zapiski mam w swoim BuJo i plannerze – pracuję w godzinach nieregularnych, do tego mam sporo zleceń w różnych terminach więc kalendarz, a w moim przypadku Bullet Journal, jest niezbędny! :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Bardzo mi się podobają BuJo chociaż u mnie jakoś się nie sprawdza. Ostatnio wyedukowałam się czym jest calendex i inne jego odmiany. Nawet na próbę kolorowałam te kawałeczki (testowałam wersję papierową i apkę), ale to też nie dla mnie:(

    • http://kobietawspolczesna.pl/ Kobieta Współczesna

      Muszę się doedukować co to jest ten BuJo, bo pierwsze słyszę. Heh…

      • http://czasglammam.pl GlamMam

        Bullet Journal (^_^)

  • http://trulylittlelife.pl/ Aneta Szwagulińska

    Oprócz budzika do pracy nic innego nie sprawdza się u mnie dłużej niż tydzień. Nie wiem jak się zmotywować żeby przez chociażby miesiąc rzeczywiście planować swój czas i się Go trzymać… Biorąc pod uwagę nie normowany czas pracy narzeczonego i dziecko często ciężko trzymać się planu… :(

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Coś o tym wiem (dziecko i nienormowany czas pracy męża) (-_-)
      W swoim kalendarzu mam rubrykę, w którą wpisuję zajęcia męża, które wykraczają poza umówione godziny, żeby wiedzieć że w tych terminach nie mam co na niego liczyć. Często to ja zwracam mu uwagę na to, że ma kolizję w kalendarzu, ponieważ informuje mnie o kolejnym spotkaniu w tym samym terminie (^_-)

  • http://kobietawspolczesna.pl/ Kobieta Współczesna

    Nienormowany czas pracy – to jest bolączka. Trzeba reagować na bieżąco. Prowadzę własną firmę i to jest żywy organizm. Nie skarżę się, że jest źle, ale kalendarz i planowanie z kalendarzem to ciężki temat. Dzięki Bogu za dobrą pamięć :) Bo bez tego już bym pewnie popłynęła 😉

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Ostatnio przeczytałam o takim przypadku kiedy informatyk zrezygnował z pracy etatowej bo chciał być swoim własnym szefem. Otworzył działalność polegającą na byciu informatycznym wsparciem innych małych firm. Niestety dosyć szybko doszedł do wniosku, że teraz jest jeszcze gorzej, bo zamiast jednego szefa ma ich teraz kilku – każdy klient jest jego szefem i to wściekłym,ponieważ klienci dzwonili na ogół wtedy, kiedy były problemy techniczne.