kalendarz

TIP OF THE MONTH: WYPEŁNIJ SWÓJ KALENDARZ ZANIM ZROBIĄ TO INNI

Kiedy otwieram rano kalendarz i widzę, że tego dnia wypełniona jest każda minuta, to czuję przygniatający mnie ciężar, bo już wiem, że ten dzień będzie ciężki, a realizacja tej agendy – awykonalna.
Na szczęście takie dni nie zdarzają się często, ponieważ dbam o to by wypełnić swój kalendarz zanim zrobią to inni.
Oto 7 zasad, którymi się kieruję uzupełniając kalendarz:
1. Wypełnij swój kalendarz
Zawsze wypełniaj swój kalendarz pierwsza. Zarezerwuj sobie czas na pracę w blokach (tak zaplanuj czas, aby wszystkie zadania wokół danego tematu zostały wykonane jedno po drugim – dzięki temu nie skaczesz myślami po różnych tematach, lecz pozostajesz maksymalnie zagłębiona w danym bloku) i na realizację celów. Nie ograniczaj się do czasu pracy – pomyśl też o czasie potrzebnym na cele prywatne. Koniecznie zarezerwuj też czas dla siebie: na odpoczynek, czytanie, malowanie paznokci, czy inne drobne przyjemności. Zarezerwuj czas co najmniej 2 tygodnie wcześniej, potem może być co raz więcej chętnych by wpisać się do Twojego kalendarza.
2. Zarezerwuj czas dla ważnych zadań
Twój kalendarz i lista zadań powinny ze sobą współpracować. Ważne zadania zapisuj w kalendarzu, dzięki temu zwiększasz prawdopodobieństwo, że zadanie faktycznie zostanie wykonane. Umów się z zadaniem, które musisz koniecznie wykonać. Jeśli ktoś zapyta Cię o Twoją dostępność w tym czasie, zgodnie z prawdą, możesz odpowiedzieć że już coś masz w kalendarzu. Dzięki temu ważne zadania Ci nie umkną i masz pewność że nie zabraknie Ci czasu na ich wykonanie. To daje też poczucie kontroli nad własnym czasem i zadaniami.
3. Rezerwuj czas cyklicznie
Jeśli masz stałe pory dla jakichś czynności i zachowanie ich jest dla Ciebie ważne, to wpisz to do kalendarza i broń jak niepodległości. Kalendarze elektroniczne przeważnie mają funkcję umawiania spotkań cyklicznie – wykorzystaj ją by zablokować czas np. na obiad jeśli ważne dla ciebie jest regularne jedzenie. Jeśli są to Twoje stałe pory i stałe zadania, to wystarczy, że w kalendarzu papierowym zaznaczysz odpowiednie godziny zakreślaczem – nawet bez podpisywania, będziesz przecież wiedziała, co zawsze robisz o tej porze, no i oszczędzisz czas na zapisywanie tego.
4. Zarezerwuj bufory czasowe na dojazdy i inne nieprzewidziane sytuacje.
Jeśli musisz się przemieścić między spotkaniami to koniecznie zaznacz to w kalendarzu. Pamiętaj też byś umawiając dużo spotkań jednego dnia przewidziała 15 minutowe przerwy na toaletę, odświeżenie i szybką regenerację.
Planuj tylko 60% czasu. 40% zostaw na niespodziewane wrzutki. Innymi słowy z 8 godzin zadań powinnaś mieć zaplanowanych na 5 godzin. Rozłóż czas na wrzutki w 8 godzinach, czyli przykładowo do południa zaplanuj 3 godziny pracy i od obiadu 2 godziny.
5. Nie bój się odmawiać
Mówiąc komuś „nie”, mówisz „tak” innemu zadaniu. Wiadomo, że są spotkania, od których nie dasz rady się wykręcić, ale zamiast klikać odruchowo akceptację każdego zaproszenia zastanów się czy na pewno musisz w nim uczestniczyć. Jeśli masz wątpliwości dopytaj się organizatora o to jak on widzi Twoją rolę podczas tego spotkania, czego oczekuje od Twojej obecności. Czasem okazuje się, że zaproszenie jest kurtuazyjne, albo „po to byś wiedziała co się dzieje w projekcie. Być może ten cel można zrealizować w inny sposób? Jeśli chodzi jedynie o to byś była na bieżąco to poproś o minutki ze spotkania. Jeśli jesteś proszona o wyjaśnienie jakiegoś zagadnienia lub prezentację, to być może wystarczy Twoja obecność na części spotkania. A może wystarczy, że się zadzwonicie?
6. Broń czasu na najważniejsze zadania
Kolejną strategią, którą Ci polecam jest obrona najważniejszych okienek czasowych. Może ważne jest dla ciebie jedzenie obiadu o stałej porze, albo weekendowe czytanie książki, czy poranne bieganie. Ten czas rezerwuj w kalendarzu z góry na cały miesiąc i nie oddawaj go bez walki.
7. Zawsze możesz nanieść zmiany
Niektórzy boją się wypełniać kalendarz bo sądzą, że to czyni ich mało elastycznymi na nieoczekiwane zmiany. Nic bardziej mylnego. W ten sposób lepiej kontrolujesz czas i sama decydujesz czy np. chcesz zrezygnować z biegania na rzecz spotkania.

 

Przejmij kontrolę nad swoim kalendarzem

Zamiast zostawiać pusty kalendarz na pastwę innych, zarezerwuj w nim czas na ważne dla Ciebie zadania.
To nie jest samolubne, raczej jest to coś co pozwoli Ci zrobić swoje priorytety, co pozwoli ci w razie potrzeby wesprzeć innych. To Twój kalendarz i Twój czas więc nie bój się go wypełniać tak jak chcesz!
 
Czy W Twoim kalendarzu przeważają priorytety Twoje czy innych?

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

PLANUJ REALNIE!   Czy zdarzyło Ci się wyznaczyć sobie zbyt mało czasu na wykonanie zadania? Ile razy ścigałaś się z czasem, ponieważ nie zaplanowałaś wystarczaj...
Do tanga trzeba dwojga, czyli pierwsze kroki z pla... Tak. Przyznaję. Jestem uzależniona od swojego plannera. Jest on przedłużeniem mojej kory mózgowej, a dokładnie płatów czołowego i ciemieniowego, które...
4 narzędzia zarządzania czasem, których nie miał B... źródło: http://www.alice-in-wonderland.net/ Czy pamiętacie uroczego białego królika z "Alicji w Krainie Czarów"? Ów roztrzepany jegomość wiec...
SPOKOJNE ŚWIĘTA – INSTRUKCJA DLA PRZEDSIĘBIO... Od trzech lat sezon świąteczny jest dla mnie szczególnie intensywny. Chyba każdy rodzić pragnie spełnić prezentowe marzenia swoich dzieci i stworzyć n...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • Magda

    Zawsze największy problem mam z asertywnością. Po prostu ciężko mi odmówić, bo zawsze mi się wydaje, że jestem komuś niezbędna i że jak ja czegoś nie zrobię to pewnie nie zrobi tego nikt inny. Ale walczę z tym 😉
    Pozdrawiam, Magda (www.sewama.pl)

  • http://www.marzeniawcele.pl/ Patrycja – Marzenia w cele

    Przydatne porady. Jak dla najważniejsze jest wypełnianie kalendarza samemu i asertywność. Jak człowiek ma te 2 cechy, to łatwiej mu realizować swoje cele.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Zdecydowanie. Pomoc innym też jest ważna, ale nie polecam stawiać jej ponad własne cele.

  • http://natblue.eu/ Natasha

    Bardzo przydatny wpis i dający do myślenia. Ja ciągle mam problem z regularnym uzupełnianiem kalendarza… Mam nadzieję, że w koncu wyrobie w sobie ten nawyk :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Warto wpisać sobie do kalendarza czas na planowanie. Np. planowanie tygodnia pracy w piątek przed końcem pracy i planowanie spraw prywatnych w niedzielę.