efektywne-notowanie

TIP OF THE MONTH: STWÓRZ SWÓJ SYSTEM DLA NOTATEK

 

Notatka to skrótowy zapis najważniejszych informacji. Notatki robimy na spotkaniach, czytając książki. W formie notatki zapisujemy też nasze pomysły lub rzeczy, o których musimy pamiętać. W każdym przypadku rolą notatki jest być przeczytaną, ponieważ sporządzamy ją, by jej treść nam nie umknęła. Dlatego krytyczne dla funkcjonalności notatki jest to, gdzie ją będziemy przechowywać. 

 

W każdym systemie zarządzania sobą w czasie powinny się znaleźć tak podstawowe narzędzia jak zegarek, kalendarz, lista zadań i notes. Moim zdaniem jest to absolutne minimum, które powinien mieć każdy człowiek, który chce żyć w sposób zorganizowany. Narzędzie do przechowywania notatek, aby było efektywne musi spełniać odpowiednie warunki. Te warunki podyktowane są zasadami efektywnego notowania.

 

Zasady efektywnego notowania

  

  1. Nie wahaj się notować!

Robienie notatek nie jest obowiązkiem, lecz nawykiem oszczędzającym czas i zwiększającym produktywność. Jeśli zdarzyło Ci się kiedyś przepytać pół działu w poszukiwaniu informacji, której nie zanotowałaś na spotkaniu, to na pewno już wiesz ile czasu byś zaoszczędziła, gdybyś miała szczegółowe notatki.

Dlatego ilekroć natrafisz na istotą informację, zanotuj ją. W przeciwnym razie za jakiś czas najprawdopodobniej będziesz szukała tych samych informacji powtórnie.

To samo tyczy się pomysłów, które przychodzą Ci do głowy w różnych, z pozoru dziwnych, momentach. Na spacerze, w łazience, w drodze do domu, robiąc makijaż, gotując, w czasie jazdy samochodem. Brzmi znajomo? To dlatego, że  kiedy pracujesz bezpośrednio nad zadaniem, Twój umysł jest skoncentrowany na tej jednej czynności. Natomiast, kiedy nie pracujesz, Twoje myśli swobodnie przepływają. Wykonując czynność zautomatyzowaną (np. prowadząc samochód) bodźce zewnętrzne (np. mijane budynki i pejzaże) podświadomie wywołują wspomnienia i inne myśli. Ponieważ Twój umysł wędruje zarówno w sensie kontekstowym (między różnymi tematami) jak i czasowym (między przeszłością, przyszłością i teraźniejszością) Twój mózg robi różne połączenia związane z problemem, który próbujesz rozwiązać.

Nie wahaj się więc następnym razem kiedy przyjdzie Ci do głowy jakiś pomysł podczas spaceru: Zatrzymaj się, wyjmij notes i go zapisz. Myśli i pomysły są bardzo ulotne, a wymaganie od siebie samej, że się będzie pamiętało każdą swoja myśl, jest nierealne.

Jeśli, więc istnieje choćby niewielkie prawdopodobieństwo, że będziesz potrzebowała danej informacji w przyszłości, to zanotuj ją od razu.

 

  1. Bądź zawsze gotowa!

Czy zawsze, kiedy natrafiasz na istotną informację, jesteś przygotowana do jej zapisania? Polegasz wtedy na swojej pamięci? Czy może szukasz skrawka papieru i czegoś dopisania?

Nie jesteś w stanie przewidzieć, kiedy wpadniesz na przydatne informacje, których już nigdy więcej nie zobaczysz, albo kiedy objawi Ci się rozwiązanie problemu. Jak przed chwilą napisałam, umysł przełącza się na tryb kreatywny podczas odpoczynku. Odpoczynkiem dla mózgu może być właśnie gotowanie, albo poranna toaleta. Nie zapominaj też o porannym oknie kreatywności. Dlatego zamiast notować na losowym skrawku papieru, zawsze miej przy sobie gotowe narzędzie do notowania.

 

  1. Notuj tak by zaoszczędzić czas

 Może się wydawać, że notatki zajmują czas, lecz na dłuższą metę, szybciej dotrzesz do niezbędnych informacji korzystając z efektywnego systemu archiwizacji notatek, niż jakbyś miała po kilka razy szukać tych samych informacji przepytując innych.

Pamiętaj, że do swoich notatek możesz chcieć wrócić za kilka dni, miesięcy, lub lat. Rób je więc tak by były dla Ciebie zrozumiałe nawet po dłuższym czasie, ale jednocześnie pamiętaj, że notatka cechuje się zapisem hasłowym, a nie kwiecistymi zdaniami, podrzędnie złożonymi.

 

  1. Stwórz efektywny system archiwizacji.

Samo zrobienie notatki to dopiero połowa sukcesu. Notatkę sporządzasz, bowiem po to, by do niej w przyszłości wrócić. Jeśli zapiszesz coś na serwetce lub skrawku papieru szanse na odnalezienie takiej notatki w momencie, w którym będzie Ci potrzebna są marne.

Potrzebny Ci więc będzie system przechowywania notatek.

Aby dowiedzieć się więcej o narzędziach do robienia notatek, czytaj dalej.

 

 

Niewłaściwe narzędzie

Być może właśnie teraz z dumą myślisz sobie: „a ja mam narzędzie do robienia notatek”. Pytanie jednak brzmi, czy to narzędzie jest efektywne? Czy poza tym, że sporządzasz w nim notatki, to czy potrafisz potem do nich szybko dotrzeć?

A więc połowa sukcesu tkwi w posiadaniu właściwego, czyli dopasowanego do swoich potrzeb narzędzia. Druga połowa – to umiejętne zarządzanie notatkami i efektywne ich archiwizowanie.

Przez lata pracy ludźmi spotkałam się z różnymi narzędziami, w jakich ludzie sporządzali notatki. Nie każde narzędzie jest jednak idealne:

 

  • Excel – jest świetnym narzędziem do przechowywania danych. Sama używam go do katalogowania. Ale raczej nie sprawdzi się do robienia notatek, jako takich.

 

  • E-mail – zaskakująco dużo osób przesyła sobie notatki na maila. Nie zapominajmy, że skrzynka odbiorcza jest inbox’em, który należy regularnie opróżniać (jedna z zasad GTD). Nie wystarczy więc samo przesyłanie sobie notatek – potrzebny jest cały system do ich archiwizowania. Pytanie więc czy nie lepiej od razu notować w miejscu, które archiwizuje?

 

  • Bloczki z kartkami do wydzierania – to może być przydatne narzędzie do sporządzania notatek, np. podczas szkolenia, spotkania, czy wykładów. Spełni jednak swoją rolę tylko wtedy, kiedy sporządzone notatki będziesz wydzierać i archiwizować w miejscu, które pozwoli Ci do nich szybko dotrzeć, np. jeśli notatki z danego przedmiotu będziesz wydzierać i wkładać do jednego segregatora, albo jeśli założysz teczkę lub segregator na notatki ze wszystkich szkoleń.

 

  • Karteczki samoprzylepne – idealne do zapisywania krótkich informacji. Sprawdzą się pod warunkiem, że będziesz je wklejać w miejsce powiązane z zapisaną informacją np. karteczka z adresem wklejona do kalendarza obok informacji o spotkaniu, albo wklejona notatka z wypunktowanymi pytaniami, które chcesz zadać. Możesz wtedy zastosować kodowanie kolorystyczne (każdy kolor to inna kategoria), lub po prostu użyć kontrastowej karteczki, by wklejona notatka się wyróżniała i była łatwiejsza do znalezienia.

 

Jeśli chcesz być w stanie odnaleźć informacje, w momencie, kiedy będziesz ich potrzebowała, musisz zacząć notować we właściwym miejscu. Jest wiele świetnych opcji poczynając od papierowych notatników, na mobilnych aplikacjach kończąc.

Wybierz to narzędzie, które Ci najbardziej odpowiada, ale posiadanie narzędzia nie wystarczy – trzeba stworzyć system.

STWÓRZ SYSTEM

Oto 5 wskazówek, które pomogą Ci trzymać wszystkie notatki w jednym miejscu:

 

  1. Jedno miejsce do przechowywania notatek

Są ludzie, których system obejmuje kilka narzędzi do sporządzania notatek. Jest to ryzykowne i sprawdzi się tylko u osób bardzo zorganizowanych.

Dobry system cechuje, to że jest minimalistyczny, czyli zawiera tylko tyle elementów ile jest absolutnie niezbędne. Im więcej miejsc, w których trzymasz notatki, tym więcej potem miejsc do przeszukania, w momencie, kiedy chcesz dotrzeć do jakiejś informacji.

Jeśli stawiasz pierwsze kroki w porządkowaniu notatek trzymaj się zasady: jednego miejsca (lub jeśli czujesz taka potrzebę – dwóch miejsc).

Przykładowo możesz się zdecydować na sporządzanie notatek zarówno papierowych, jak i cyfrowych, ale ogranicz się do jednego notesiku i jednej aplikacji. Dzięki temu chcąc odszukać jakąś informację będziesz miała tylko dwa miejsca do przeszukania.

To czy zdecydujesz się na notatnik analogowy, czy cyfrowy zależy od Ciebie, Twojego stylu życia i osobistych preferencji.

Ja lubię papier. Robiąc analogowe notatki mam większy wpływ na ich wygląd, mogę np. robić notatki wizualne.

Szczególnie polecam odręczne robienie notatek na szkoleniach, wykładach, czy z przeczytanych książek, czyli w tych sytuacjach, w których szczególnie nam zależy na zapamiętaniu notowanej treści. Badania wykazały, że ręczne robienie notatek (w porównaniu z notatkami robionymi na komputerze) pozwala lepiej i na dłużej zapamiętać informacje pojęciowe.

 

Są jednak takie notatki, które trzymam w formie cyfrowej. Są to np. cytaty, które przechowuję w odpowiednim folderze w formie zdjęcia (robię zdjęcie fragmentu książki, który chcę potem opublikować w ramach środowych cytatów na fanpage i archiwizuję go w aplikacji na telefonie).

Zaletą narzędzi cyfrowych jest ich kompatybilność i możliwość synchronizacji z różnymi urządzeniami, a czasem nawet wbudowana funkcja wyszukiwania notatki.

Oczywiście w myśl zasady, że aby życie było zrównoważone należy przede wszystkim rozdzielić pracę od strefy prywatnej , mój system notatek jest zdublowany. Notes z notatkami ze służbowych spotkań, trzymam w biurku i nie przynoszę go do domu, by nie kusiła mnie praca po godzinach. Jeśli poza godzinami pracy przychodzi mi go głowy jakiś pomysł związany z pracą, to zapisuję go w notesie na telefonie służbowym.

  1. Kup sobie notes lub wgraj aplikację

Jeśli lubisz notować na papierze, nie używaj przypadkowych kartek. Najlepiej kupić notes z numerowanymi kartkami – dzięki temu korzystając ze spisu treści znacznie przyspieszysz odnalezienie poszukiwanych informacji.

Przydatne też mogą być zeszyty z sekcjami zróżnicowanymi kolorami lub przekładkami.

Kup taki notes, jaki odpowiada Twoim potrzebom. Lubisz pisać w liniach? Niech więc będzie w linie. Linie, kratka, kropki, gładki – wybór naprawdę należy do Ciebie. Kupując notes zastanów się nad tym jak się przemieszczasz, w jakich okolicznościach z niego korzystasz i jakie robisz notatki?

Jeśli jeździsz komunikacją miejską najprawdopodobniej będziesz szukać małych notesów, lub takich, które mają niską gramaturę papieru, a co za tym idzie są lżejsze.

Jeśli robisz notatki wizualne, być może zdecydujesz się na duży format w kropki lub gładki.

Jeśli często notujesz w zaskakujących okolicznościach, bez użycia blatu („na kolanie” tj. trzymając notes w ręku), być może docenisz małe „reporterskie” notesy, które łatwo się otwierają, mieszczą się w dłoni i dzięki twardej oprawie nie gną się podczas pisania.

A może przypadnie Ci do gustu notowanie i planowanie w Bullet Journal?

 

Wśród fanów aplikacji największym powodzeniem cieszą się poniższe (wszystkie wymienione aplikacje występują w wersji darmowej):

Evernote

ColorNote

OneNote

Google Keep

FiiNote

Material Notes

OmniNotes

Simplenote

Squidnotes

Notepad

Somnote

Fetchnotes

 

Przy wyborze aplikacji należy się zastanowić nad paroma kwestiami:

– do czego będzie się jej używało (np. czy chcesz mieć w jednym miejscu listy zadań, zakupów etc, a może nie potrzebujesz tej funkcjonalności w tej aplikacji?),

– z jakich systemów korzystasz obecnie (przykładowo jeśli masz konto google, to Google Keep, może dawać Ci najwięcej możliwości dzięki współpracy z innymi produktami Google),

w jaki sposób instynktownie organizujesz notatki (uwielbiam foldery i kodowanie kolorami, dlatego wszystkie notatki przeniosłam z Evernote do OneNote – ten sposób wizualizacji archiwum bardziej mi odpowiada i szybciej pozwala odnaleźć poszukiwane notatki),

– na jakich urządzeniach będziesz korzystać z aplikacji (jeśli masz zamiar korzystać z aplikacji na komputerze oraz na telefonie, to upewnij się, że obydwie wersje są dla Ciebie wygodne i przejrzyste),

– gdzie będziesz robić notatki (jeśli np. dużo jeździsz samochodem, to istotną funkcją może dla ciebie być speech-to-text, taką funkcje ma na pewno Evernote, o czy pisałam TUTAJ),

– czy będziesz rysowała notatki – niektóre z powyżej wymienionych aplikacji mają funkcję ręcznego pisania/rysowania, ale są to podstawowe możliwości.

– Osobom, które lubią notatki wizualne, mapy myślowe i tym podobne formy notowania polecam: MindMeister, Paper, reteNoteLite .

 

  1. Wszędzie ze sobą noś notatnik

Twoje narzędzie do sporządzania notatek Ci nie pomoże jeśli nie będziesz go mieć przy sobie. Tak jak w przypadku listy zadań oraz innych narzędzi, musisz je mieć zawsze przy sobie. Jeśli używasz papierowego notesu, kalendarza lub plannera, powinnaś go mieć zawsze przy sobie.

Jeśli używasz aplikacji mobilnej, to i tak prawdopodobnie zawsze masz ją przy sobie w telefonie.

Jeśli notes nie będzie dla Ciebie wygodny do noszenia, to nie będziesz go używać, dlatego tak ważne jest wybranie narzędzia, które będzie skrojone dla Ciebie na miarę (patrz punkt 2).

 

  1. Noś długopis

Jeśli prowadzisz notes papierowy musisz mieć przy sobie zawsze coś do pisania. Jeśli za każdym razem będziesz musiała prosić kogoś o długopis, to nie będziesz w stanie swobodnie i w każdej chwili robić notatek.

Wielokrotnie zatrzymywałam się na środku chodnika tylko po to, by zanotować jakiś pomysł, który przyszedł mi do głowy. Gdybym nie miała ze sobą niczego do pisania ten pomysł mógłby mi umknąć. Długopis to nieodzowna część papierowego notatnika.

Polecam długopisy Moleskine. Mają w swojej ofercie długopisy, ołówki i inne akcesoria stworzone do noszenia z notesem, kalendarzem, czy planerem. Możesz kupić płaski długopis, który przymocowuje się wewnątrz notesu, a nawet cały „narzędziownik” kompatybilny z notesem.

 

  1. Archiwizuj!

Dobrze funkcjonujący system cechuje to, że gdybym Ci teraz zadała pytanie: „gdzie jest przepis na świąteczne pierniczki?” to powinnaś być w stanie podać jego dokładną lokalizację.

Efektywny system archiwizowania notatek ma przewidziane miejsce na każdą notkę. Jeśli więc spytałabym, gdzie sporządzisz notatki ze spotkania i jak do nich potem dotrzesz? to również powinnaś być w stanie udzielić mi precyzyjnej odpowiedzi.

Jeśli jeszcze nie znasz odpowiedzi na te pytania, to znaczy, że Twój system wymaga doprecyzowania.

 

Nie dam Ci gotowej recepty na idealny system prowadzenia i archiwizowania notatek, ponieważ każda z nas jest inna i ma inne wymagania. Myślę, jednak, że powyższe punkty i rady pomogą Ci skroić dla siebie na miarę idealny system.

 

 

Podsumowanie

Nie pozwól notatkom gdzieś umknąć. Upewnij się, że masz narzędzie robienia notatek. Staraj się notować najważniejsze rzeczy i zawsze bądź na to gotowa. Regularnie archiwizuj notatki lub przenoś je do właściwego miejsca – notes jest też przecież Twoją skrzynką spraw do załatwienia. Obojętne czy jest to numer telefonu, istotny fakt, czy pomysł na rozwiązanie problemu zatrzymaj to w notatkach na później.

Jakiego narzędzia używasz do robienia notatek?

 

Dziękuję członkom grupy Kobiecego Zarządzania Czasem, za podzielenie się informacjami o ich systemach i narzędziach do notowania. 

 

 

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

Co zrobić, kiedy masz więcej pomysłów, niż czasu n...   Kiedy postanowiłam zająć się blogowaniem, zaczęłam zapisywać się na wszelkie możliwe webinary, oglądałam mnóstwo scope’ów i czytałam same bizn...
GTD: Dlaczego warto robić tygodniowe przeglądy i j... Leo Babauta napisał: „David Allen mówi, że jeśli nie robisz  przeglądu tygodnia, to nie stosujesz GTD.”   Kiedy przeczytałam “Getting Things D...
15 SKUTECZNYCH SPOSOBÓW NA POKONANIE PROKRASTYNACJ...   Prokrastynacja (z łac. procrastinatio) – pod tą enigmatyczna nazwą kryje się coś co zna każdy z nas, coś tak naturalnego jak oddychanie i pows...
OD INSPIRACJI DO PUBLIKACJI, CZYLI JAK UCZYNIĆ BLO... Kiedy półtora roku temu zakładałam bloga wyobrażałam sobie, że blog jest czymś miedzy publicznym pamiętnikiem a zabawą w pisarza. Pomyślałam sobie: ma...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • http://www.blogierka.pl/ Blogierka

    Przyznam się, że rozważałam notowanie ale stwierdziłam że wolę ćwiczyć szare komórki niż je rozleniwiać ;).
    Aczkolwiek za czasów studiów byłam w tym mistrzem 😀

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Nie chodzi o rozleniwianie, ale dawanie innych zadań. Jeśli zamówię ekipę sprzątającą i w tym czasie jak oni będą ogarniać mi mieszanie, ja będę tworzyć kurs on-line, albo pójdę pobiegać, to przecież się nie lenię. Po prostu wykonuję w tym czasie inne zadanie, które zapewni mi większą efektywność, albo przybliży do realizacji celów (^_^)

      • http://www.blogierka.pl/ Blogierka

        No i teraz mnie kupiłaś 😀

  • http://zaniczka.pl Zaniczka

    Kalendarz google + notatki w tel + bujo :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Zawsze chciałam prowadzić BuJo, ale za bardzo by mnie wciągnęło dopracowywanie szaty graficznej (^_-). Zamiast tego wyżywam się artystycznie robiąc notatki wizualne.
      Swoją drogą reprezentujesz ciekawe połączenie narzędzi cyfrowych i analogowych. Na ogół jeśli ktoś wybiera wersje cyfrowe, to włącza papier w wersji bardzo minimalistycznej. BuJo jest raczej przeciwieństwem. (^_^)

  • https://www.runoholic.pl Runoholic.pl

    zdecydowanie skorzystam 😀 z notowaniem nigdy mi nie wychodziło 😀

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Polecam notatki wizualne, dla mnie to dodatkowa frajda.

  • http://ewapopielarz.pl Ewa Popielarz

    Bardzo często robię notatki, ale już parę razy złapałam się w pułapkę własnych skrótów. Po kilku dniach nie miałam zielonego pojęcia, o co mi chodziło, i notatka okazała się bezużyteczna :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Nie martw się – mi też się tak od czasu do czasu zdarza. Najczęściej wtedy kiedy bardzo się spieszę. Nie wyrzucam tych notatek, bo pamięć jest zależna od kontekstu, dlatego jeśli spojrzę na nią w odpowiednim momencie, np. kiedy zupełnie przez przypadek myślę o czymś powiązanym z notatką, to wtedy wszystko się przypomina. Polecam.

      • http://ewapopielarz.pl Ewa Popielarz

        To prawda! Rodzice mi zawsze powtarzali, jak czegoś zapomniałam – wróć do miejsca, w którym o tym myślałaś. I to działa! :)