źródło: kaboompics.com
źródło: kaboompics.com

TIP OF THE MONTH: DELEGUJ!

 

 

Czy zdarza Ci się odczuwać przytłoczenie ilością zadań? Czy masz czasem wrażenie, że to wszystko Cię przerasta i nie wiesz od czego zacząć? Nie ma znaczenia czy jesteś gospodynią domową, pracownikiem korporacji, żoną, czy singielką – mogę się założyć, że odpowiedziałaś twierdząco.

Jedną z najprostszych metod na poradzenie sobie z natłokiem zadań jest delegowanie. Jeśli robisz to umiejętnie, możesz szybko zbudować silny i efektywny „zespół”. Członkami Twojej załogi mogą być nie tylko współpracownicy, ale również mąż, mama, czy dzieci. Dlatego właśnie delegowanie jest na mojej liście niezbędnych umiejętności życiowych.

 

Kobiety są SUPER! Jesteśmy SUPERpracownikami, SUPERżonami, SUPERmatkami i koniec-końców jesteśmy też SUPERzmęczone. Reklamy, społeczeństwo, a często nawet własna rodzina, wmawia nam, że musimy mieć wszystko perfekcyjne, zaś perfekcjonizm ten powinnyśmy osiągać same. Czy mój dom wygląda perfekcyjnie? Czy moje obiady są smakują jak niebo w gębie? TAK! Są idealne, ale według MOICH standardów. Czy osiągam to wszystko własnymi rękoma? W żadnym wypadku! Sięgam po pomoc dalszej i bliższej rodziny, współpracowników, a czasem wręcz profesjonalistów.

 

Dlaczego ludzie nie delegują?

 

Aby zrozumieć jak prawidłowo delegować, niezbędne jest zrozumienie dlaczego ludzie tego unikają. To proste: ludzie nie delegują, ponieważ to wymaga wysiłku.


Załóżmy, że masz do przygotowania prezentację ze swojego obszaru działalności. Jak myślisz, kto zrobi to szybciej: osoba najlepiej znająca temat, czyli Ty, a może stażystka zatrudniona na wakacje? Ty znasz ten temat jak własną kieszeń. Przez sen możesz wymienić  wszystkie punkty, które powinna zawierać prezentacja, dlatego przygotowanie jej to dla Ciebie pestka. Może nawet sprawiłoby Ci to frajdę! Ale pytanie brzmi: czy byłoby to dobre wykorzystanie Twojego czasu?


Z pozoru wydaje się, że prościej by było gdybyś sama przygotowała tę prezentację, zamiast wdrażać w temat kogoś innego, ale są dwa kluczowe powody, dla których lepiej jest delegować:

  1. Są rzeczy, których na pewno nie możesz delegować, np. spotkanie z kluczowym klientem. Skupiając się na tym w czym jesteś niezastąpiona i delegując pozostałe rzeczy stajesz się bardziej efektywna i możesz rozwijać swój biznes.
  2. Delegując rozwijasz ludzi, co oznacza, że przy następnym projekcie będą jeszcze bardziej pomocni.

Delegowanie pozwala Ci zrobić najlepszy użytek ze swojego czasu i umiejętności, oraz rozwija innych i pozwala im osiągnąć pełen potencjał.


Jeśli jesteś gospodynią domową, być może myślisz, że Ty nie masz komu delegować. Nic bardziej mylnego! Nikt za Ciebie piersią dziecka nie nakarmi, ale czemu nie delegować części sprzątania dzieciom lub profesjonalnej firmie, albo nie przyjąć pomocy mamy, która mogłaby ugotować obiad, czy odebrać dziecko z przedszkola. Rodzice często chcieliby pomóc swoim dzieciom, ale nie wiedzą jak to zrobić, by nie naruszyć ich przestrzeni. Jeśli dasz im szansę Ci pomóc mogą się poczuć potrzebni i docenieni.

 

Kiedy delegować?

 

Delegowanie, jeśli jest wykonane właściwie, jest sytuacją win-win (wygrana-wygrana), co nie oznacza, że delegować warto wszystko. Aby ocenić kiedy delegowanie przyniesie pozytywny efekt zadaj sobie najpierw 5 kluczowych pytań:

  1. Czy jest ktoś inny kto ma (albo może pozyskać) niezbędne do wykonania zadania informacje?

Czyli, czy to zadanie, może zrobić ktoś inny, czy też koniecznie musi być wykonane przeze mnie?

  1. Czy to zadanie pozwoli się komuś rozwinąć i nauczyć czegoś nowego?


Chodzi przecież o to, a by osoba, której delegujesz zadanie mogła poczuć, że też coś na tym zyskuje.

  1. Czy takie samo lub podobne zadanie może się pojawić w przyszłości?


Delegowanie to inwestycja czasu we wdrożenie kogoś. Jeśli zadanie jest jednorazowe, to może nie warto go delegować.

  1. Czy masz czas na właściwe przekazanie szczegółów dotyczących zadania?

Zastanów się, czy nie będzie potrzebne jakieś szkolenie? Czy masz czas odpowiadać na pytania, które mogą się pojawić? Czy masz czas na ewentualne poprawki?

  1. Czy powinnam delegować to zadanie?

Jeśli zadanie jest kluczowe dla sukcesu całego projektu (na przykład rekrutacja do zespołu), to zdecydowanie nie powinnaś go delegować.

Jeśli odpowiesz „tak” przynajmniej na kilka z powyższych pytań to z pewnością warto delegować to zadanie.

Przyjrzyjmy się tematowi delegowania części sprzątania:

  1. Czy jest ktoś inny kto ma (albo może pozyskać) niezbędne do wykonania zadania informacje?

Oczywiście, np. nasze dzieci.

  1. Czy to zadanie pozwoli się komuś rozwinąć i nauczyć czegoś nowego?

Tak. Nasze dzieci mogą nauczyć się sprzątać, co jest umiejętnością niezbędną w życiu.

  1. Czy takie samo lub podobne zadanie może się pojawić w przyszłości?

No, ba! Sprzątać trzeba regularnie.

  1. Czy masz czas na właściwe przekazanie szczegółów dotyczących zadania?

W weekend na pewno znajdę na to czas.

  1. Czy powinnam delegować to zadanie?

To nie jest zadanie kluczowe. Przeżyję ewentualne niedoróbki.

Jeśli zadanie jest ważne i wciąż się wahasz, czy je delegować, rozważ też dwa dodatkowe punkty:

  1. Harmonogram projektu (deadline’y)
:
  • Ile czasu mam na to zadanie?
  • Czy jest czas na poprawki, jeśli ktoś to zrobi źle?
  • Jakie są konsekwencje nie wykonania zadania w terminie?
  1. Jakie masz oczekiwania:

  • Jak ważne jest wykonanie tego zadania na najwyższym poziomie?
  • Czy wykonanie na poziomie dostatecznym jest do przyjęcia?
  • Czy porażka może zaważyć na czymś ważnym?
  • Jak bardzo porażka wpłynie na inne obszary?

Samo podjęcie decyzji o delegowaniu zadania to dopiero początek. Są jeszcze dwa newralgiczne etapy: decyzja komu powierzyć zadanie oraz sposób jego przekazania.

 

Komu delegować?

 

Właściwe dobranie osoby do zadania jest bardzo ważne z co najmniej dwóch powodów: po pierwsze chodzi o to by ta osoba podołała temu zadaniu, a po drugie, aby czuła, że sama też coś przy tym zyskuje (zasada win-win). Przykładowo kilkuletniemu dziecku nigdy nie powierzyłabym prasowania, bo według mnie jest to zadanie, któremu taki maluch by nie podołał. Sprzątanie zabawek to co innego. Maluch potrafi to zrobić sam, uczy się zachowywać wokół siebie porządek, a czasem nawet ma z tego świetną zabawę.

 

Decydując o tym komu delegować zadanie weź pod uwagę:


  1. Doświadczenie, wiedzę i umiejętności ludzi pod kątem delegowanego zadania.
  • Jaką wiedzę i umiejętności osoba ta już posiada?
  • Czy w razie potrzeby masz czas i zasoby na wdrożenie lub przeszkolenie tej osoby?
  1. Preferowany przez tę osobę styl pracy.
  • Jak bardzo niezależna i samodzielna w działaniu jest ta osoba?
  • Czego oczekuje od tego zadania? – w końcu powinno być win-win.
  • Jakie są jego/jej cele długoterminowe i jak się one mają do zadania które chcesz zaproponować?
  1. Obecne obłożenie zadaniami tej osoby.
  • Czy ta osoba ma jeszcze czas na kolejne zadanie?
  • Czy dodanie kolejnego zadania nie będzie wymagało „przetasowania” innych zadań?

 

Jak zaczniesz delegować możliwe, że zauważysz, że tej osobie wykonanie zadania zajmuje więcej czasu niż Tobie. To dlatego, że Ty jesteś w tym ekspertem, a osoba której to delegowałaś – nie. Dopiero się uczy. Bądź cierpliwa: jeśli wybrałaś właściwą osobę i umiejętnie delegujesz, wkrótce odkryjesz, że można na tej osobie polegać.

 

Jak powinnaś delegować?

 

Postawmy sprawę jasno: nikt nie jest Tobą i w myślach też Ci nie czyta! Oznacza to dokładnie tyle, że przekazując komuś zadanie musisz być jak najbardziej precyzyjna.

Aby delegować efektywnie skorzystaj z poniższych zasad:

  1. Wyraźnie określ efekt końcowy, którego oczekujesz.
  2. Jasno określ ramy i granice.

Kto podejmuje ostateczne decyzje?

Zastanów się czy ta osoba powinna:

  • Czekać aż powiesz jej co ma robić?
  • Pytać co ma robić?
  • Rekomendować rozwiązania, a potem je wdrażać?
  • Działać i natychmiast raportować rezultaty?
  • Działać i raportować cyklicznie?

 

Oczywiście im więcej ktoś nam pomaga, tym większe mogą być umiejętności tej osoby i nasze do niej zaufanie. Wówczas możemy zmienić zasady naszej współpracy, dając więcej swobody.

 

Monitoruj


 

Skoro już wykonałaś powyższe kroki pamiętaj by właściwie przygotować swojego pomocnika. Poświęć czas na wytłumaczenie czemu został wybrany do tego zadania, czego od niego oczekujesz, jaki jest cel projektu, harmonogram, kamienie milowe, zasoby, z których może korzystać. Wybierz również dni, kiedy będziesz sprawdzać postępy. Nie zapomnij o wspólnym ustaleniu zasad postępowania w przypadku problemów (np. że zawsze masz zostać o takich przypadkach poinformowana) oraz, że jesteś do jego dyspozycji w razie pytań, czy potrzeby uzyskania wskazówek.

 

Pełna akceptacja

 

Kiedy dostajesz wyniki delegowanego zadania, zarezerwuj odpowiednio dużo czasu, aby przejrzeć wyniki. Jeśli to możliwe akceptuj tylko to, co ma dobrą jakość, zostało w pełni skończone i satysfakcjonuje Cię. Przeciwnym razie nauczysz ludzi braku solidności. Poza tym nie chodzi o to byś zleconą pracę koniec końców musiała robić sama.

Jeśli otrzymane wyniki są dobre, to nie zapomnij pochwalić i docenić pomocnika niezależnie od tego czy mowa tu o Twoim dziecku, czy o współpracowniku. To zwiększy pewność siebie członków Twojego „zespołu” oraz utwierdzi ich w przekonaniu, że robią to o co Ci chodziło. Poprawi to jakość wykonania kolejnego zadania.

 

Podsumowanie

 

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że delegowanie nie jest warte Twojego czasu i wysiłku, ponieważ wymaga wdrażania, kontroli, czy monitorowania, a każda z tych czynności to Twój cenny czas. Jednakże delegując efektywnie, możesz znacznie zwiększyć ilość rezultatów dostarczanych w tym samym czasie.

Pamiętaj więc, że efektywne delegowanie to nie tylko wybór właściwego zadania i najodpowiedniejszej osoby do jego wykonania. To również sposób Waszej współpracy. Dlatego weź sobie do serca kilka dodatkowych rad.

Nikt nie lubi ślepo wykonywać poleceń, dlatego nie zapomnij wyjaśnić szerokiego kontekstu (np. strategii firmy, albo dlaczego sprzątamy dom). Ludzie lubią też mieć poczucie sprawstwa, dlatego warto włączać ich w proces delegowania (tam gdzie to możliwe). Zachęcaj ich  do decydowania, które zadanie będzie im delegowane i kiedy.
 Jeśli już zdecydowałaś się skorzystać z czyjejś pomocy, zapewnij mu wsparcie i bądź otwarta na pytania. Dla własnego komfortu komunikuj otwarcie oraz monitoruj postępy.
 Ale uwaga, zasady kontroli też wypada ustalić. Nikt nie lubi czuć się permanentnie kontrolowany, sprawia to bowiem wrażenie jakby nam nie ufano i działa demotywująco. Jeśli jednak z góry ustalicie zasady monitorowania sprawa jest bardziej transparentna. Przedyskutujcie więc harmonogramy i deadline’y. Nawet jeśli mówimy o kwestii obowiązków domowych dziecka. Powinno ono zostać z góry poinformowane, do kiedy ma sprzątnąć, albo wyrzucić śmieci. W przypadku dużych projektów (nie tylko zawodowych, w końcu zorganizowanie ślubu i wesela to też nie byle jakie przedsięwzięcie) harmonogram podzielcie na etapy, kończące się tzw. kamieniami milowymi. To właśnie powinny być Wasze punkty kontrolne – moment sprawdzania dotychczasowych rezultatów.

Ponadto skup się na rezultatach, a nie na drodze do ich osiągnięcia. Twój sposób wykonania nie musi być tym najlepszym. Pozwól innym działać ich metodami – może sama też się czegoś nauczysz?
 Co więcej jeśli te rezultaty są pozytywne, to koniecznie doceń efekty pracy. Oczywiście budowanie motywacji i zaangażowania wystarczy w przypadku, kiedy delegujesz coś mężowi, czy dziecku. W sytuacjach biznesowych w grę wchodzi wynagrodzenie. Jeśli więc na przykład zdecydujesz się zatrudnić wirtualną asystentkę – ustalcie wcześniej wynagrodzenie.

Może się zdarzyć, że efekty wymagają poprawek. Jeśli będziesz na bieżąco dawać informacje zwrotne na temat wykonanej pracy uda Ci się zminimalizować liczbę niezbędnych poprawek.

Delegowanie jest trudne, bo trzeba znaleźć złoty środek między utrzymaniem kontroli a oddaniem swobody w działaniu.

 

A co Tobie sprawia największą trudność w delegowaniu?

 

 


Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat delegowania zadań dzieciom polecam wpisy:

  1. Czym skorupka za młodu… (w tekście jest link do ściągi, którą możesz pobrać)
  2. Jak wychować MasterChefa? (w tekście jest link do ściągi, którą możesz pobrać)
  3. Mam dziecko i nie zawaham się go u(c)żyć! (w tekście jest link do ściągi, która możesz pobrać)

 

 

 

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

MAM DZIECKO I NIE ZAWAHAM SIĘ GO U(C)ŻYĆ! Uczenie dziecka samodzielności wymaga czasu i uwagi. Czy zatem warto ten czas zainwestować? Po stokroć TAK! Uczenie maluchów „samoobsługi” niesie ze s...
OD INSPIRACJI DO PUBLIKACJI, CZYLI JAK UCZYNIĆ BLO... Kiedy półtora roku temu zakładałam bloga wyobrażałam sobie, że blog jest czymś miedzy publicznym pamiętnikiem a zabawą w pisarza. Pomyślałam sobie: ma...
Jak nie tracić czasu w sieci Internet to jeden z największych pożeraczy naszego czasu. Ganimy dzieci za permanentne bycie on-line i "lajkujemy" kampanie społeczne typu W którym św...
Matka Polka XXI wieku W życiu każdej matki przychodzi taki moment, kiedy następuje zderzenie oczekiwań dotyczących macierzyństwa z rzeczywistością. W moim przypadku tych ...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • http://corporedhead.com corporedhead

    Wydaje mi się, że słowem kluczem, jeśli chodzi o to, dlaczego nie delegujemy zadań jest „deadline”. Sama się często na tym łapię. Kiedy wydaje mi się, że wyrabiam się ze swoimi zadaniami nie poświęcam wystarczająco dużo czasu na planowanie i np. wytłumaczenie komuś jak mógłby mi pomóc, a przecież mogłoby to zaowocować w przyszłości. Natomiast, kiedy jestem już w sytuacji, gdzie przydała mi się czyjaś pomoc i nie wyrabiam się na zakrętach, zostaje na to tak mało czasu, że jedynym wyjściem jest, żebym zrobiła to sama. Straszna strategia – muszę koniecznie się w tej kwestii ogarnąć. :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Jeśli chodzi o produktywność, to podstawowym pytaniem, które należy sobie zadać jest: czy jeszcze kiedyś będę to (daną czynność) robić?
      Jeśli odpowiedź brzmi: „tak, często”, to warto zainwestować czas w usprawnienie tego zadania/procesu: opracowanie dobrych narzędzi, albo delegowanie go. (^_^)