czasglammam.pl
czasglammam.pl

Szczegółowe planowanie czy spontaniczne działanie?

Ostatnio jedna z czytelniczek zapytała mnie: Czy aby być efektywną, naprawdę wszystko muszę planować?* Otóż nie. A nawet powiem więcej: są zadania, na których planowanie, absolutnie nie powinnaś marnować czasu!

W dużym uproszczeniu ludzi można podzielić na dwie kategorie „Wyznawców Produktywności” i „Czcicieli Spontanu”.

Ci pierwsi są skoncentrowani na efektywności, mają systemy, narzędzia, tabelki i tysiące list na każdą okazję, a to wszystko kodowane kolorystycznie i oznaczane specjalnymi znacznikami w zależności od stopnia wykonania. Wyznawcy Produktywności wszystko robią w określonej kolejności i – jak zapewne się domyślasz – doprowadzają sprawy do końca.

Czciciele Spontanu, dla odmiany, nie pamiętają gdzie postawili kubek z kawą, albo gdzie zaparkowali samochód, często nawet nie wiedzą czym jest lista rzeczy do wykonania (To Do), nie prowadzą kalendarza, obce są im pojęcia: harmonogram prac, lub dnia, a mimo to osiągają rezultaty.

Ustalmy jedno: są ludzie, którym planowanie przychodzi łatwo. Taki „gen planowania” mają najczęściej osoby z wysokim poziomem unikania niepewności (UAI) i silną potrzebą kontroli. Dla nich planowanie jest jednym z mechanizmów obronnych, bowiem brak wizji przyszłości i planu może u nich powodować dyskomfort, a nawet frustrację i lęk.

Planowanie najtrudniej przychodzi osobom kreatywnym, niezdecydowanym i nie przywiązującym wagi do szczegółów. Brak decyzyjności powoduje, że często trudno jest im wybrać priorytety, działają chaotycznie, bo ani za bardzo nie wiedzą do czego dążą, ani nie przywiązują szczególnej wagi do jakości ostatecznego rezultatu.

Planowania można się jednak nauczyć, wyrabiając w sobie pewne nawyki, np. nawyk sporządzania listy zadań, nawyk korzystania z kalendarza itp.

Czy, więc lepiej być zorganizowanym i skupionym na swoim celu jak ninja, czy lepiej rzucić się w wir wydarzeń i dać ponieść się prądowi życia?

 

Działanie oparte na strategicznym planowaniu i systemach

Całą idea planowania, opartego na strategii i systemach polega na tym, że cele są osiągane za sprawą zwiększonej produktywności, szczegółowemu planowaniu i egzekwowaniu tych planów. Oznacza, to że kiedy jest jakieś zadanie do wykonania, to siadasz, planujesz, wykonujesz, a następnie (w przypadku czynności powtarzalnych) analizujesz i udoskonalasz system. To świetna strategia dla wielu zadań, ale nie sprawdza się w każdym przypadku. Największy kłopot ze strategicznym planowaniem jest oczywisty – może zablokować Cię paraliż analityczny i skończysz zużywając cały swój czas na organizowanie, reorganizowanie, sortowanie, spisywanie list, planowanie i układanie harmonogramów.

 

Używanie systemów sprawdza się świetnie w takich przypadkach jak:

  • Złożone powtarzalne zadania, które już procesowałaś i wiesz, że można je usprawnić.

Jeśli wiesz, ze będziesz coś wykonywać cyklicznie, to warto poświęcić czas na wymyślenie narzędzi, które przyśpieszą tę czynność.

  • Zarządzanie projektami

Projekty najczęściej związane są z pracą całego zespołu, która musi zostać wykonana w nieprzekraczalnym terminie, dlatego warto zaplanować kto czym i do kiedy ma się zająć

  • Ważne wydarzenia cykliczne

W natłoku pracy bardzo łatwo jest zapomnieć o takich przyziemnych sprawach jak opłacenie rachunków, czy o ważnych wydarzeniach rodzinnych: urodzinach, czy rocznicach. Receptą na to są odpowiednie narzędzie (kalendarz) i system (np. taki rytuał, który spowoduje, że będziesz zaglądać do kalendarza).

 

Ale są też sprawy do których systemy zarządzania zadaniami się nie nadają: 

  • Sytuacje społeczne

Jeśli nie jesteś dobra w kontaktach z innymi ludźmi, to jedynym co jesteś w stanie zaplanować jest to jak do kogoś podejdziesz i zagaisz. Niestety całej rozmowy, zaplanować się nie da.

  • Kreatywność i innowacyjność

Trudno jest przeprowadzać burzę mózgów według planu.

  • Cokolwiek co ma nieokreśloną złożoność

Nie da się przygotować narzędzia dla zadania, które może się rozwinąć w każdym możliwym kierunku.

 

Działanie spontaniczne

Działanie spontanicznie pozbawione jest jakichkolwiek znamion planowania. To czysty żywioł. Jeśli jest jakieś zadanie, to nie poddajesz go żadnej analizie, po prostu siadasz i je robisz. Jak to możliwe, że osoby działające chaotycznie też mają rezultaty? Najprościej wytłumaczyć to tym, że po prostu istnieją zadania, przy których lepiej sprawdza się natychmiastowe działanie.

 

Spontaniczne działanie najlepiej sprawdza się, gdy:

  • Nie wiesz dokładnie jak ma wyglądać efekt końcowy

Jeśli tak właściwie nie wiesz do czego dążysz, to zacznij od CZEGOŚ, od małych kroczków w kierunku celu. Po drodze, kiedy zbierzesz więcej danych, możesz korygować kurs.

  • Sytuacje społeczne

Sytuacje społeczne są nieprzewidywalne, dlatego nie ma co planować. Tutaj liczy się szybkość reakcji.

  • Nie czujesz inspiracji do działania

Tutaj również sprawdzi się metoda małych kroczków.

 

Spontaniczne działanie na ogół szkodzi:

  • Zadaniom, w których detale są ważne

Jeśli liczą się szczegóły, warto dopracować każdy etap i przewidzieć czas na sprawdzanie poprawności wyników.

  • Pracy zespołowej

Jeśli nie chcesz by kilka osób wykonywało tę samą pracę i zależy Ci na terminowym ukończeniu zadania, niezbędny będzie czas na rozdzielenie prac, a może nawet spotkania dotyczące statusu spraw i burze mózgu.

 

Co dalej?

Do tej pory nakreśliłam, w jaki sposób działać w zależności od rodzaju zadania, czy sytuacji. Rzeczywistość jest taka, że aby efektywnie nawigować przez życie, potrzebujesz kombinacji obu tych podejść. Czasem lepiej nic nie planować i zobaczyć, gdzie nas sprawy doprowadzą. Podczas, gdy w innych przypadkach bardziej opłaca się poświęcić czas na zaplanowanie wszystkich, lub przynajmniej części działań. Użycie niewłaściwego podejścia może owocować zmarnowanymi godzinami, albo nawet dniami oraz prowadzić do frustracji i zniechęcenia.

Na ogół ludzie działają dosyć intuicyjnie i ta intuicja ich nie zawodzi, ale bywają momenty kiedy człowiek czuje, że utknął. Wtedy warto zmienić strategię. Jeśli do tej pory działałaś zgodnie z planem: porzuć go i zacznij robić to co czujesz, że powinnaś zrobić; Jeśli zaś działałaś spontanicznie: chwyć kartkę i rozpisz plan.

I pamiętaj, że używanie systemów i spontaniczne działanie wcale się nie wykluczają. Spontaniczność może być przecież elementem planu, np. jednym z etapów szczegółowo rozpisanego projektu może być godzinna burza mózgów.

 

Z którym sposobem działania bardziej się utożsamiasz?

 

 

 

*Treść pytania opublikowana za zgodą autorki wiadomości.

 

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

NA POCZĄTKU BYŁ CHAOS… Wiecznie zajęta. Zestresowana. Przytłoczona ogromem obowiązków. Czy któreś z tych określeń opisuje Ciebie? Tak właśnie się czułam po urodzeniu dziecka...
15 SKUTECZNYCH SPOSOBÓW NA POKONANIE PROKRASTYNACJ...   Prokrastynacja (z łac. procrastinatio) – pod tą enigmatyczna nazwą kryje się coś co zna każdy z nas, coś tak naturalnego jak oddychanie i pows...
TIP OF THE MONTH: DELEGUJ!     Czy zdarza Ci się odczuwać przytłoczenie ilością zadań? Czy masz czasem wrażenie, że to wszystko Cię przerasta i nie wiesz od czego ...
10 rzeczy, które robię przed urlopem Kiedyś ostatni dzień pracy przed urlopem był dla mnie pełen stresu: w ciągu ośmiu godzin próbowałam pozamykać wszystkie niedokończone sprawy. Finał by...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • http://innowacyjnanaukaebiznesu.pl/ Dominik Jędrzejczak

    Najlepiej planować na cały rok, mimo iż i tak zawsze nie damy rady wszystkiego ogarnąć, bo tu jakaś imprezka, tu jakaś niespodzianka, albo coś innego.

    Bez planu nigdy nie spełni się swoich najskrytszych marzeń, bo marzenia to cele zaplanowane w czasie 😉

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Zgadzam się z Tobą, Dominiku. Aby coś osiągnąć trzeba mieć cele. Z góry nie da się zaplanować całego roku. Raczej zarys, który uzupełnia się o kolejne szczegóły z każdym miesiącem, tygodniem i dniem. Dzięki temu plany są możliwe do zrealizowania.

  • http://justinecrafts.com Justyna | Justine Crafts

    Jestem zwolennikiem planowania, ale stosuję obie metody. Jeśli pracuję dla kogoś – to w planowaniu jestem perfekcjonistką. Jeśli robię coś dla siebie, wychodzi mi to różnie, ale to nie dlatego, że nie wiem czego chcę. :) Wręcz przeciwnie, mam dokładnie określone cele i realizuję swoją wizję, którą mam ciągle w głowie i nie tylko (także w formie pisemnej). :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Zmotywować się wewnętrznie jest trudno. Praca dla kogoś związana za to jest na ogół z motywacją zewnętrzną. Łatwiej jest robić coś dla kogoś, bo ta osoba się o to upomina i przypomina o tym zadaniu. Kiedy robimy coś dla siebie, musimy sami przypominać sobie o zadaniu(^_-)

  • Marta Mikulska

    A ja to jestem tak pomiędzy… z jednej strony lubię dać się ponieść spontaniczności i emocjom i np. wsiąść do pociągu byle jakiego… A z drugiej lubię wiedzieć, że wszystko dobrze zorgaizowałam, dzięki czemu efekt końcowy mnie nie zawiedzie :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Takie chwile spontanicznego oderwania, jak piszesz”wsiąść do pociągu byle jakiego” są rewelacyjnym działaniem związanym z utrzymaniem równowagi między sferą zawodową i prywatną. Taki element zaskoczenia i nowości pozwala się oderwać i odprężyć.

  • http://hackyourlife.pl Ola – HackYourLife.pl

    U mnie znakomicie sprawdza się zasada planowania powiązanego z weryfikacją planów podczas porannej kawy. Absolutnie nie trzymam się planu na sztywno tylko i wyłącznie po to, aby udowodnić sobie, że jestem mistrzynią organizowania i nic nie jest w stanie mnie zaskoczyć :).

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Poranne planowanie ma wiele zalet, ponieważ można dostosować plany do bieżących zasobów, np. do tego jak się czujesz i ile masz energii (^_^)

  • http://nettelog.pl/ Żaneta Jażdżyk

    Zdecydowanie jestem „wyznawcą produktywności”, ale masz rację, są obszary, których nawet nie próbuję planować :) Albo stosuje inną technikę zarządzania nimi. Nie każda wszędzie się sprawdzi, tak jak i nie zawsze planowanie ma sens 😉
    Co więcej powiedziałabym, że nawet dla tego samego obszaru – czasem go lepiej planować, a czasem lepiej nie 😛

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Dokładnie. Trzeba być elastycznym i dostosowywać strategię do konkretnej sytuacji.

  • http://www.kroplamorza.pl Anna Jędrzejewska

    Ja łączę w sobie oba te typy :) Nie jestem do końca typem „Wyznawcy produktywności”, bo do planowania muszę się w pewnym sensie zmuszać i mobilizować, bo wiem, że tak zdziałam więcej i efektywniej. Z drugiej strony często działam spontanicznie, bo to wydaje mi się bardziej naturalne, ale wiem, że najczęściej nie przynosi takich efektów jak bym oczekiwała. Więc można powiedzieć, ze jestem „Czcicielem spontanu”, który wie, że mu to dobrze nie służy 😉

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Anno, to, że jesteś świadoma korzyści płynących z planowania i to, że czasem planujesz wbrew wrodzonej spontaniczności, świadczy o dużej samoświadomości i dojrzałości w kwestii produktywności. Brawo!

  • http://zapiski.graymoka.pl/ Olga | Gray Moka

    Ja to chyba ma UAI ;). Przygotowuję nawet listę tematów/pytań, gdy idę na jakieś spotkanie, gdzie będą nieznajomi, żeby się nie stresować wymyślaniem na bieżąco small talków :D.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Grunt, to przekuć swoje charakterystyczne cechy w mocne strony. Pewnie jesteś niezrównanym organizatorem wycieczek i imprez, dostrzegasz słabe punkty w projektach, na które warto uważać podczas realizacji, albo wyłapujesz luki w procesach i procedurach(^_^)

  • http://slimsizeme.pl Anna Choińska

    Ja osobiście najczęściej działam spontanicznie, ale robię co mogę aby nauczyć się planowania. Na razie średnio mi to wychodzi. WIerzę jednak, że ciężką pracą osiągnę cel

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Uwaga, bo planowanie uzależnia (^_-)

  • AnetaNieZajac

    Ja mam taką śmieszną umiejętność, że mogę być efektywna także bez planowania. Ale spisuje jedynie wszystko, czego nie mogę zapomnieć – to można nazwać jakimś wstępnym planowaniem. Potem idę na żywioł 😀

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Super! Zazdroszczę tej umiejętności.