IMG_7172_mm

STWÓRZ SWÓJ OSOBISTY SYSTEM PRODUKTYWNOŚCI

 

 

 

Ostatnie kilka lat mojego  życia spędziłam badając i wdrażając systemy pomagające zwiększyć produktywność. Wypróbowałam systemy różnych guru produktywności, przeczytałam setki porad, trików i mądrych książek. Wszystkie one nauczyły mnie jednego: o wartości rozwiązania świadczy to, czy da się je zaadaptować do własnego życia. 

Na fali popularności metody Getting Things Done próbowałam w 100% wdrożyć system Davida Allena do swojego życia. Zdałam sobie jednak sprawę, że próbując przyswoić każdą możliwą metodę, nie adaptując jej do swoich potrzeb, tylko sobie szkodzę.

Zwiększ produktywność wykorzystując wiedzę naukową

Wszystko jest systemem. System to powtarzalny proces, który umożliwia skalowanie, a jego owocem są efekty zawsze jednakowej jakości.

Najistotniejsze jest to, w jaki sposób optymalizujesz te systemy. Według mnie optymalizacja systemów polega na tym, że system ma jakieś dane wejściowe (wkład), proces i efekt. Skupiamy się na efekcie, a nasz wkład i sam proces są tym, co robimy, aby osiągnąć ten efekt.

Systemy działają ponieważ:

  • to co powtarzamy i robimy cyklicznie jest lepiej zapamiętywane,
  • nasz mózg lubi robić to, co zna, więc chętnie buduje nawyki,
  • inwestując w coś czas (czas potrzebny na dostosowanie do siebie) jesteś bardziej skłonna w tym wytrwać.

System jest czymś w rodzaju rytuału. Jeśli wykonujesz coś automatycznie, zawsze w ten sam sposób, to trzyma Cię to z dała od rozproszeń. Utrzymanie uwagi na jednym zadaniu, z punktu widzenia produktywności, jest bardzo ważne, ponieważ oszczędza Ci średnio 20 minut. To 20 minut, których Twój mózg potrzebuje, by wrócić na właściwe tory, czyli ponownie zanurzyć się w przerwanym zadaniu.

Kiedy dostosujesz system do swoich potrzeb, to staje się on dla Ciebie bardziej użyteczny i tym samym chętniej z niego korzystasz. Ponadto adaptowanie wymaga czasu, a jeśli inwestujesz w coś czas i pieniądze, to jest większe prawdopodobieństwo, że w tym wytrwasz (tzw. reguła zaangażowania i konsekwencji).

Wszystko jest systemem. Począwszy od procesu prania brudnych ubrań, aż po pisanie maili. Być może nie zdawałaś sobie z tego sprawy, ale, czy Ci się to podoba, czy nie, już masz swoje systemy.

 

Jak ocenić swój system

Kiedy oceniasz któryś ze swoich systemów, czyli sposobów w jaki wykonujesz jakieś zadanie, zwróć uwagę na następujące kwestie:

  • Czy możesz coś zautomatyzować?
  • Czy używasz właściwych narzędzi?
  • Czy system jest maksymalnie prosty?

Oto jak możesz dokonać przeglądu swoich systemów i udoskonalić je.

Czy możesz coś zautomatyzować?

Systemy produktywności składają się z procesu (przebiegu pracy) i narzędzi  których używasz, aby pomóc sobie i swojemu mózgowi w organizacji informacji, szybkim zrozumieniu co musi zostać zrobione, a następnie w wykonaniu tego w najbardziej efektywny sposób.

Efektywny system, to taki, który działa za Ciebie, czyli jest maksymalnie zautomatyzowany. Dzisiejsze czasy dają nam szereg możliwości na zautomatyzowanie pracy. Pytanie tylko, czy w ogóle jest sens zawracać sobie głowę automatyzacją.

Były czasy kiedy próbowałam zautomatyzować wszystko, nawet jeśli siadałam do danego zadania po raz pierwszy. To oczywisty błąd. Wymyślanie automatyzacji zabiera czas, dlatego podstawową zasadą jest, że automatyzacje wymyślamy dla czynności powtarzalnych.

Druga kwestia to to, że aby wymyślić automatyzacje musisz dobrze poznać dane zadanie. Potrzebujesz bowiem wiedzy o tym, na czym dokładnie zadanie polega, które elementy są czasochłonne itp.

Jeśli zostały spełnione powyższe warunki, zastanów się jakich narzędzi możesz użyć. Moje ulubione to:

  • IFTTT – o tej aplikacji wspominałam już wielokrotnie. Jej sposób działania opiera się na połączeniu funkcjonalności dwóch różnych aplikacji. Jak w jednej aplikacji coś się zadzieje, to uruchamia to czynność w kolejnej aplikacji. Na przykład ilekroć dodam w telefonie nowy kontakt, skopiuje się on automatycznie do arkusza na moim Google Drive.

  • Zapier tak samo jak IFTTT, łączy razem funkcje różnych aplikacji, jest jednak bardziej rozbudowany niż IFTTT i bardziej nastawiony na automatyzację procesów biznesowych niż IFTTT, który jest lepszy do użytku prywatnego. Przykładowo jak dostaniesz maila z załącznikiem na Gmail, to ten załącznik automatycznie zapisze się w Twoim Dropbox i na koniec dostaniesz jeszcze powiadomienie na Slack.

  • Workflow (tylko na iOS) lub Automator (tylko na Mac) – aplikacja Workflow to mobilna wersja aplikacji Automator. Ogólnie jest to aplikacja zbliżona do dwóch powyższych (IFTTT i Zapier) – łączy funkcjonalności kilku aplikacji. Przykładowo możesz ustawić aplet, który będzie automatycznie publikował zdjęcie na Twitterze, Facebooku i Instagramie, albo automatycznie poinformuje osoby, z którymi masz się spotkać, że się spóźnisz.

  • Process Street jest narzędziem, które automatyzuje cykl pracy. Możesz zapisać swój system w formie checklisty. Następnie w Zapier podepnij czynniki uruchamiające dla wszystkich kroków z listy. Na przykład, odhaczając w Process Street podpunkt „wyślij fakturę”, Zapier może być ustawiony tak, by w tym momencie wysyłać fakturę automatycznie.

  • TextExpander – ile godzin mogłabyś zaoszczędzić gdybyś już nigdy nie musiała wystukiwać na klawiaturze swojego adresu, imienia i nazwiska albo pozdrowienia na końcu maila? To niby krótka czynność jeśli pomyślimy o niej w kategorii wydarzenia jednorazowego, ale kiedy przemnożymy ten czas przez ilość razy, kiedy to robisz, to nagle się okazuje, że to zabiera sporo czasu. TextExpander pozwala ustawić skróty klawiszowe, dzięki czemu aplikacja będzie automatycznie uzupełniać resztę tekstu za Ciebie. Ustawienie aplikacji zajmuje trochę czasu, ale warto.

  • Keyboard Maestro – stwórz skróty klawiszowe na wszystko.  Otwieranie aplikacji, zmiana wielkości okienek, otwieranie plików i inne.

Czy używasz właściwych narzędzi?

Jestem ogromną fanką papieru. Można kupić tak urocze fizyczne narzędzia, że aż chce się ich używać: wzorzyste notesy i mazaki w wymyślnych kolorach. Poza tym osobiście szybciej piszę ręcznie niż na klawiaturze łatwiej jest mi też rejestrować własne myśli na papierze, a wzrok przyzwyczaił się do przetwarzania notatek ręcznych. W dalszym ciągu korzystam z wielu narzędzi papierowych. W zasadzie cyfrowo organizuję tylko to co jest cyfrowe np. linki i notatki do tekstów, a resztę trzymam analogowo (podręczny notes, aby szybko coś zanotować, kalendarz, czy lista zadań). Używanie do notowania papieru i ołówka, zamiast laptopów, poprawia pamięć i możliwości przywoływania informacji i rozumienia konceptów.

Tak ja używam systemów produktywności. Systemy są nieskończenie złożone i nie ma sensu bez żadnych zmian adaptować wszystko to, co skuteczne było u mnie. Kiedy wypracowujesz swój własny system rozważ, czy na pewno używasz najlepszych narzędzi do danego zadania.

Czy system jest maksymalnie prosty?

Aby zilustrować tę kwestię, przedstawię system, którym posługuję się obecnie pisząc artykuły. To system, którego używam na co dzień i który ewoluował i nie jest wykluczone, że w przyszłości również ulegnie zmianie.

  • Pisanie artykułu zaczyna się zamówieniem. Pod hasłem zamówienie rozumiem pytania i prośby, które otrzymuję w mailach, pytania związane z zarządzaniem sobą w czasie zebrane z różnych grup na Facebooku. A więc zanim usiądę do pisania wiem, że jest zapotrzebowanie na dany temat.
  • Dodaję temat artykułu do mojej listy zadań.
  • W drodze do i z biura wyszukuję potrzebne materiały i zapisuję co sprawdzić w książkach które mam w domu. To przygotowuję w ciągu jednego dnia.
  • Przez kolejne dwa dni podczas podróży do i z biura piszę szkic artykułu na komórce.
  • Kolejnego dnia ze świeżym spojrzeniem siadam do szkicu skopiowanego na komputerze. Poprawiam tekst i na bieżąco zapisuję pomysły na tytuły, które często przychodzą mi do głowy właśnie podczas szlifowania tekstu.
  • Gotowy tekst poprawiam pod kątem wizualnym. Podczas ostatniego czytania formatuję tekst, podpinam linki, pogrubieniem akcentuję najważniejsze fragmenty, wybieram zdjęcie.
  • Ustawiam SEO i klikam „publikuj”
  • Publikacja jest czynnikiem uruchamiającym dwa kolejne zadania – napisanie postu na FB oraz newslettera.

To jest moim zdaniem prosty system. Dla Ciebie może być skomplikowany, ale nie dla mnie. System powinien być minimalistyczny tzn. nie może zawierać elementów które dałoby się wyrzucić.

Najlepsze rozwiązanie dla Twojego systemu.

Znam wiele gotowych systemów produktywności, które są bardzo efektywne. Jednak nie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest kopiowanie 1:1. Getting Things Done nie jest dla mnie idealny, nie „kupuję” też całościowo systemu kanban. Nawet z Agile nie zgadzam się w 100%. Mój system produktywności to amalgamat: jest w nim Agile i trochę GTD oraz ZTD, są też elementy kanban i kaizen. To system, który sprawdza się u mnie.

Nikt nie jest drugim Dawidem Allanem, więc trudno oczekiwać, by wymyślony przez niego system był lekarstwem dla całego świata. Jednak z czasem rozwiniesz swój własny system, używając jako inspiracji innych znanych systemów. 

Z jakich systemów produktywności czerpiesz?

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

JAK NOTOWAĆ BY ZAPAMIĘTAĆ – WYKORZYSTAJ TO C... Pamiętam moją nauczycielkę biologii z liceum. Przez 45 minut dyktowała nam treść lekcji, którą zapisywaliśmy z pietyzmem, bowiem na klasówce najwyższe...
TIP OF THE MONTH: STWÓRZ SWÓJ SYSTEM DLA NOTATEK   Notatka to skrótowy zapis najważniejszych informacji. Notatki robimy na spotkaniach, czytając książki. W formie notatki zapisujemy też nasze p...
GTD: Dlaczego warto robić tygodniowe przeglądy i j... Leo Babauta napisał: „David Allen mówi, że jeśli nie robisz  przeglądu tygodnia, to nie stosujesz GTD.”   Kiedy przeczytałam “Getting Things D...
JAK UNIKNĄĆ ZŁYCH DECYZJI? (CZĘŚĆ 3)   Siła woli nie jest czymś co się MA lub czego się NIE MA. Poziom siły woli raz się podnosi, to znowu spada. Mimo, że niemożliwością jest perman...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • https://tozalezyblog.blogspot.com/ Mati

    Jestem pod wrażeniem, spotkałem wiele blogów na których tematy związane z produktywnością sprowadzały się do haseł lub truizmów rodem z wykładów motywacyjnych. U ciebie jest inaczej, za co duży plus, jak dla mnie przydało by się dużo więcej przykładów zastosowań, ale to chyba kwestia indywidualnego odbioru. Tak czy inaczej świetna robota i na pewno fajnie gdyby więcej osób skorzystało i zoptymalizowało zarządzanie swoim czasem, zwłaszcza mamy, które i tak mają go mało :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Dziękuję. (*^_^*)

  • https://www.sztukachytra.pl Marta z Chytra Sztuka

    Podczas wykonywania jakiegoś zadania staram się nawet nie odbierać telefonów, bo właśnie ten powrót na „właściwe tory” jest potem – w moim przypadku – bardzo trudny. Źle znoszę, gdy ktoś przeszkadza mi w czasie pracy.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Już samo to, że jesteś świadoma iż masz trudności z powrotem do zadania i że podejmujesz wysiłek oparcia się pokusie, powoduje, że jesteś o niebo dalej niż wiele osób. To powód do radości!

  • Weronika Bogusia Ossowska

    Świetna robota, mam problem z produktywnością przez moje lenistwo, jednak staram się z tym walczyć. Podoba mi się Twoje podejście, że wszystko musimy dostosować do siebie. Zgadzam się w 100%! PS. Świetny poradnik, z pewnością postaram się wprowadzić Twoje rady w życie. Trzymaj kciuki, żeby mój wewnętrzny leń nie wygrał tym razem :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Dlaczego od razu leń. Po prostu masz takie, a nie inne strategie działania :). Znam takich co robią dużo, a i tak nie osiągają celów. Nie chodzi przecież o to by być zajętym, tylko, aby robić te właściwe rzeczy, we właściwy sposób, czyli aby był czas na pracę i lenistwo.

  • http://aniaulanicka.pl Ania Ulanicka

    System, który opisałaś do wpisu, jest mega fajny. Ja mam podobny – w trello planuję projekty oraz chociażby wpisy na cały kolejny tydzień i każdy ma przypisany sobie listę zadań do zrobienia. Kiedyś ociągałam się w pisaniu, a teraz przez to rozdrobnienie zadań jakoś łatwiej i bardziej gładko mi to idzie.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      No właśnie taka checklista, albo tablica procesu w trello to super przydatna rzecz. A każde potknięcie powoduje, że lista staje się bogatsza, bo uzupełniamy ją o kolejny punkt do sprawdzenia przed publikacją.