prawo parkinsona

PRACUJ KRÓCEJ! PRAKTYCZNE WYKORZYSTANIE PRAWA PARKINSONA

 

Czy używałaś kiedyś worków próżniowych do przechowywania ubrań? Cała sztuczka polega na tym, by z worka wypełnionego ubraniami odciągnąć odkurzaczem zbędne powietrze. Po wykonaniu tej operacji sterta ubrań zmniejsza objętość dwukrotne i okazuje się, że Twoje ubrania wcale nie muszą zajmować tyle miejsca ile Ci się wydawało. Na tej samej zasadzie powinno się, według mnie, działać w wielu aspektach życia codziennego: eliminować to, co zbędne.

PRAWO PARKINSONA

Czy słyszałaś już o prawie Parkinsona? Mówi ono o tym, że praca rozciąga się do maksymalnego czasu, który na nią przeznaczysz. Jeśli zaplanujesz, że będziesz tworzyć prezentację przez dwie godziny, to dokładnie tyle Ci to zajmie. Jeśli jednak przeznaczyłabyś na to zadanie tylko 50 minut, bardzo możliwe, że ten czas w zupełności by Ci wystarczył. Jak to możliwe? Im dłużej wykonujesz jakieś zadanie, tym większa szansa, że oprócz właściwych czynności, będziesz się też zajmować dodatkowymi rzeczami, czyli łatwiej ulegniesz rozproszeniu.

Najczęstsze zagrożenia związane z przeszacowanym czasem zadania to:

  1. Prokrastynacja

Pod tą trudną nazwą kryje się dobrze nam wszystkim znane: odkładanie na później. Jeśli deadline mija za 3 dni, albo nawet za 3 godziny, to wiele osób może uznać, że nie warto jeszcze zaczynać. O ile w tym czasie wykonujesz inne, pilniejsze zadania, to jest to słuszna strategia. Jeśli jednak opóźniasz rozpoczęcie zadania i zamiast tego przeglądasz tablicę na Facebooku, oglądasz filmy na youtube, albo pijesz przez godzinę kawę z koleżanką, to to już nie jest efektywne działanie.

Biorąc się za inne – mało istotne aktywności – zamiast skoncentrować się na właściwym zadaniu, powodujesz, że czas wykonywania tego zadania pozornie się wydłuża.

 

  1. Perfekcjonizm

Gdy stworzysz już merytoryczną część prezentacji i zobaczysz, że wciąż masz czas, możesz ulec pokusie perfekcjonizmu: zacząć testować różne kolory i wielkości czcionki, pozmieniać albo przesuwać zdjęcia. Na ogół te zmiany są tylko „kosmetyczne” i rzadko kiedy mają znaczenie. Oczywiście każde zadanie rządzi się innymi prawami, dlatego po wykonaniu niezbędnego minimum warto zastanowić się, kto jest odbiorcą tego zadania i co jest ważne dla niego. Jeśli odbiorcą jest osoba, która przykłada dużą wagę do formatowania tekstu, to faktycznie warto sprawdzić przecinki i zadbać o tzw. sierotki (pojedyncze litery na końcu wiersza). Jeśli jednak dla odbiorcy nie jest to istotne, to czy warto inwestować w to swój czas?

Reasumując: koncentruj się na tym, co najważniejsze w danym projekcie, a następnie przejdź do kolejnego zadania na liście priorytetów, czyli, zgodnie z zasadą Pareto, takiego, które da Ci 80% efektu.

  1. Dystrakcja

Jeśli przeznaczysz na wykonanie zadania więcej czasu niż faktycznie potrzeba, łatwiej będziesz ulegać rozproszeniu. Kiedy czujesz presję czasu, to nie odrywasz się od pracy: ignorujesz głód, czy telefony. Ale jeśli czujesz, że do deadline’u masz jeszcze sporo czasu, masz mniejszy opór przed odbieraniem telefonów, odpisywaniem na sms’y lub maile i innymi formami dystrakcji. Pamiętaj, że każde przeniesienie uwagi kosztuje Cię ok. 20 minut, które potrzebuje mózg, aby wejść „w zadanie”.

WYKORZYSTAJ PRAWO PARKINSONA
DO SZYBSZEJ REALIZACJI ZADAŃ

Skoro wiesz już o istnieniu Prawa Parkinsona zastanów się jak możesz je wykorzystać na swoją korzyść. Moja propozycja jest następująca:

  1. Oszacuj czas potrzebny na wykonanie zadania

Odwołaj się do wcześniejszych doświadczeń albo rozbij to zadanie na kilka mniejszych czynności i oszacuj, ile zajmie każda z nich.

  1. Zmniejsz szacowany czas

Pamiętaj by nie nakładać na siebie nierealnych terminów. Celem jest znalezienie równowagi między zbyt długim czasem, który da Ci pole do prokrastynacji, dystrakcji i nadmiernego perfekcjonizmu, a czasem nierealnie krótkim. Chodzi o wyznaczenie dokładnie takiego czasu jaki jest potrzebny na wykonanie zadania w absolutnym skupieniu i ani minuty więcej.

Pamiętaj jednak, że na skrócenie czasu na konkretne zadanie możesz sobie pozwolić tylko pod warunkiem, że w ciągu całego dnia pracy zaplanowałaś sobie 20-40% czasu na niespodziewane wypadki.

  1. Pozbądź się rozproszeń

Przełącz telefon w tryb samolotowy, lub przynajmniej wycisz dźwięki, zamknij przeglądarkę internetową i pocztę elektroniczną. Możesz też przynieść sobie do biurka picie i przekąskę – dzięki temu wykluczysz pokusę spaceru do kuchni.

 

  1. Włącz stoper i skoncentruj się na wykonaniu zadania

Włącz stoper i rozpocznij wyścig z czasem. Zanurz się w zadaniu i walcz o każdą minutę.

  1. Sprawdź ile czasu trwało wykonanie zadania

Porównaj czas ze stopera z tym, który sobie założyłaś. Niezależnie od rezultatu, zastanów się co mogło mieć wpływ na wynik. Jeśli przeszacowałaś czas wykonania zadania, pomyśl co miało największy wpływ na tempo Twojej pracy. Jeśli zaś nie zmieściłaś się w założonym czasie zastanów się dlaczego, tak się stało: może zadanie okazało się trudniejsze niż się spodziewałaś, albo za długo robiłaś research do prezentacji? Wyciągnij z tego wnioski na przyszłość.

Jeśli nie zmieścisz się w czasie, nie demotywuj się – nie traktuj tego jak porażkę, lecz informację zwrotną o tym co możesz zrobić lepiej następnym razem.

  1. Wróć do punktu pierwszego

Za każdym razem powtarzając dane zadanie, na podstawie poprzednich doświadczeń możesz odrobinę zmniejszać czas. Być może w międzyczasie opracowałaś jakieś narzędzie lub strategię, która pozwoli Ci drastycznie skrócić czas wykonania zadania.

Za każdym razem staraj się wykonać zadanie szybciej niż ostatnio. Powinno Ci się to udać z dwóch powodów. Po pierwsze: z każdym wykonaniem masz większe doświadczenie. Po drugie: możesz dysponować uprzednio stworzonymi narzędziami — wzorami, checklistami itp. W końcu dojdziesz do momentu, w którym nie będzie się dało wykonać zadania w krótszym czasie, na poziomie, który będzie Cię satysfakcjonował. Wtedy przyjmij, że to jest czas, którego od tej pory się będziesz trzymać przy planowaniu tego rodzaju aktywności.

 

 

 

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

PRZEWODNIK PROKRASTYNATORA   Jest takie powiedzenie, że dobrymi chęciami piekło jest wybrukowane. Ile razy wstałaś rano z silnym postanowieniem, że dziś weźmiesz się do ro...
14 SPOSOBÓW NA POKONANIE WIELOZADANIOWOŚCI Wiele osób z dumą mówi o sobie, że potrafi wykonywać wiele zadań na raz dzięki czemu są bardzo produktywni. Nawet nie zdają sobie sprawy jak bardzo si...
JAK EFEKTYWNIE ODPOCZYWAĆ I PRODUKTYWNIE PRACOWAĆ?...   Granice między pracą i tym wszystkim co pracą nie jest, nigdy nie były bardziej rozmyte niż dzisiaj. Częściowo stało się to za sprawą smartf...
5 STRATEGII NA ZMINIMALIZOWANIE ROZPRASZACZY W DOM... Dzwonek telefonu, krzyk dzieci, szczekanie psa, buczenie radia - to chyba nie są odgłosy typowe dla biura. Ale dla tych, którzy zdecydowali się na pra...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • http://www.womanspace.pl WomanSpace

    Świetne porady! Na pewno się przydadzą w codziennej pracy :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Dziękuję (^_^)