Lista przerw-_canva

PRACA BEZ PRZERWY WCALE NIE JEST WYDAJNA

Wiele osób, które zagląda na tę stronę robi to w poszukiwaniu metod, narzędzi i strategii związanych ze zwiększaniem efektywności. Z grupy Kobiecego Zarządzania Czasem wiem też jednak, że jest grupa czytelników, którzy mają doskonałe wyniki jeśli chodzi o produktywność, lecz w ich życiu brakuje równowagi. Są tak zdeterminowani do osiągania kolejnych celów i permanentnego działania, że prawie nigdy nie odpoczywają. Dzisiaj przedstawię narzędzie dedykowane tym „pracusiom”.

Lista przerw

Nikt nie jest idealny. Mimo, że uczę kobiety produktywnego zarządzania sobą w czasie, otwarcie przyznaję się do tego, że sama wciąż pracuję nad swoją efektywnością. Nasze życie się zmienia i w związku z tym lista naszych obowiązków i priorytetów też ulega zmianie, dlatego konieczna jest nieustanna praca nad organizacją naszego życia. Moim największym problemem jest tendencja do nieustannej pracy. W sumie nic dziwnego skoro jednym z moich 5 talentów, według wyników badania Strengths Finder, jest Achiever. Osoby z tym talentem charakteryzują się potrzebą ciągłego realizowania kolejnych zadań i celów. W książce „Strengths Finder 2.0”, Tom Rath sugeruje, że te pracusie, aby zachować równowagę między życiem zawodowym i prywatnym, powinny prowadzić listy „zadań” relaksacyjnych. Chodzi o to, że skoro tak trudno jest się tym osobom oderwać od listy zadań, to może powinni oni mieć też listę działań, które pomogą im odpocząć. Pomysł ten bardzo mi się spodobał i zainspirował mnie do wprowadzenia listy przerw.

Po co Ci lista przerw?

Jest kilka powodów, dla których warto mieć pod ręką listę przerw, nawet jeśli nie masz problemu z oderwaniem się od pracy:

  • Świadomość zbliżającej się przerwy działa motywująco.

Oczywiście mamy z tym do czynienia tylko wtedy jeśli faktycznie wypiszesz na liście aktywności, które są relaksujące, a nie zadania poza służbowe, które masz do nadrobienia. Zaplanuj przerwy na tyle często by faktycznie możliwe było skupić się na zadaniu w danym odcinku czasu. Jeśli wyznaczysz sobie zbyt długie okresy pracy, to łatwiej Ci będzie się poddać. Lista przerw ma pomagać Ci śledzić ile już zrobiłaś przerw i ile one trwały. Łatwo dostrzeżesz wtedy czy zachowujesz równowagę między odpoczynkiem i pracą. Wiedząc, że już niedługo przerwa mobilizujesz się by zdążyć zakończyć zadanie przed przerwą.

  • Zaplanowane przerwy zwiększają efektywność.

Kiedy spontanicznie przerywasz pracę, żeby wejść na facebook’a lub odpisać na wiadomość, nie masz założonych ram czasowych dla tej czynności. To dlatego często jeden sms przeradza się w godzinną konwersację. Lista przerw to dobry powód, by nie dać się skusić spontanicznym wycieczkom na stronę youtube, czy instagrama. Lepiej zaplanuj sobie, że którąś przerwę poświęcisz na media społecznościowe (chociaż nie jest to raczej regenerująca aktywność) i zastanów się dokładnie ile czasu chcesz temu poświęcić. Jeśli trudno jest Ci się oderwać od internetu i wrócić do pracy ustaw sobie minutnik, którego dzwonek przypomni Ci, że pora wracać do pracy.

  • Lista przerw to lista nagród.

Sam akt skreślenia zadania z listy powoduje wyrzut dopaminy do krwi i tym samym zaczynasz odczuwać, radość, dumę, satysfakcję, a może po prostu ulgę. Osobiście zdarza mi się wpisać na listę zadań czynność, którą właśnie ukończyłam, tylko po to, by z dziką satysfakcją ją wykreślić. Planując regularne przerwy nagradzasz się nie tylko skreślając kolejne wykonane zadania, ale również za wytężoną pracę w danym odcinku czasu (jeśli stosujesz Pomodoro).

  • Zaplanowane przerwy niwelują wypalenie.

Być może wcale nie masz problemu z prokrastynacją. Wręcz przeciwnie – być może Twoim problemem jest tendencja do przepracowania. Przyznaję, że Pomodoro używam przede wszystkim właśnie po to by pamiętać o robieniu przerw. Kiedy już zagłębię się w jakimś zadaniu, to ani w głowie mi przerwy. Zdarza się więc, że nie wstaję od biurka nawet przez kilka godzin. Pomodoro pomaga mi zachować równowagę między odpoczynkiem i pracą, przypomina o tym by zadbać o właściwy poziom nawodnienia (w ramach przerwy możesz iść do łazienki, zaparzyć kawę, lub herbatę) i ruch.

Jeśli nie robisz sobie przerw Twoja produktywność powoli spada (siła woli): coraz trudniej jest Ci się skupić, myśleć i analizować. Trochę tak jakby Twój zapał powoli stygł i nie masz już siły, ani ochoty na pracę. Regularne przerwy cyklicznie Cię odświeżają czyniąc Cię znowu gotową do działania.

Jak przygotować listę przerw?

Lista przerw wygląda podobnie jak lista zadań. Tworząc listę przerw zadaj sobie następujące pytania:

  • Jak często i jak długie planujesz robić sobie przerwy?

Jeśli stosujesz metodę Pomodoro, to sprawa jest prosta, ponieważ technika ta definiuje zarówno długość jak i częstotliwość przerw (po 25 minutach pracy następuje 5 minut przerwy, a po 4 takich cyklach 20 minut przerwy). Zastanów się też o której godzinie będziesz robić sobie przerwy na posiłki i ile czasu potrzebujesz na ich przygotowanie i zjedzenie. Na przykład u mnie wygląda to na ogół tak: jedna przerwa obiadowa trwająca 20 minut, dwie przerwy na małe posiłki (drugie śniadanie i podwieczorek) po 10 minut, a pozostałe przerwy po 5 minut.

  • Co mogę robić podczas przerw by się zregenerować?

Zarezerwuj przerwy na czynności przyjemne, ale jednocześnie regenerujące. Surfowanie po Internecie może być przyjemne, ale wcale nie jest regenerujące, ponieważ często angażuje funkcje poznawcze mózgu, czyli te same obszary, które wykorzystujesz podczas pracy, w związku z czym mózg odczuwa Twoją przerwę jako dalszą pracę.

5 minut to tak naprawdę mnóstwo czasu. Mi wystarcza ten odcinek czasu by się porozciągać, przejść się, pogadać ze znajomymi, albo zrobić krótką sesję medytacji (więcej pomysłów na regenerującą przerwę znajdziesz TUTAJ). Dłuższa przerwa to dłuższy spacer, czy medytacja, lektura rozdziału książki, czy wysłuchanie podcastu. Jeśli planujesz długie przerwy tj. powyżej 30 minut spokojnie zdążyłabyś pobiegać i wziąć prysznic, więcej poczytać, a nawet zdrzemnąć się (to wchodzi w grę raczej tylko jeśli pracujesz w domu, albo w Google).

Do dzieła!

Zaczynając nowy dzień sięgnij po swoją listę przerw oraz listę zadań zaplanowanych na dany dzień. Z obu list wybierz priorytety i po prostu zacznij działać! Jeśli wykonasz zadanie lub zrealizujesz daną przerwę – wykreśl je. Na koniec dnia możesz porównać obie listy, sprawdzić ile zrobiłaś i jak się czujesz.  Dzięki śledzeniu tych wartości, możesz manipulować długością, częstotliwością i rodzajem przerw (sposobem ich spędzania), aby w końcu dojść do idealnego grafiku, dającego efektywność i jednocześnie zapewniającego dobre samopoczucie.

Czy są jakieś przydatne narzędzia?

W najprostszej wersji wystarczy papier i coś do pisania, lub aplikacja z funkcją robienia list np. Wunderlist, Any.do, Todoist. Jeśli używasz Trello  możesz stworzyć i multiplikować swoje listy, co jest szczególnie przydatne w przypadku listy przerw, ponieważ z pewnością wielokrotnie wykorzystywać będziesz tę sama listę.

Aby zachować dobre samopoczucie i efektywność nie należy pomijać przerw. Lista przerw może być świetną zabawą i mobilizującym przypomnieniem, że wkrótce czeka Cię relaksująca nagroda. Zatem weź długopis i kartkę i już dziś przygotuj swoją listę przerw.

Jakie są Twoje ulubione czynności na liście przerw?

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

TIP OF THE MONTH: ZRÓB DOBRY UŻYTEK Z KALENDARZA   Zwykły kalendarz w swej prostocie jest genialnym i mega skutecznym narzędziem zarządzania sobą w czasie. Firmy prześcigają się w tworzeniu wym...
Metoda 90-90-1, czyli jak skoncentrować się na cel... Życie pełne jest dystraktorów odwracających naszą uwagę od głównego celu. Telefony i wpadające do skrzynki odbiorczej maile powodują, że realizujemy c...
Tajemnica przyjemności wykreślania Faktem jest, że oznaczenie zadania z listy "To-Do", jako wykonanego powoduje, że czujesz się świetnie! To uczucie mocy doładowuje Cię pozytywną ener...
7 RZECZY, KTÓRE MOŻESZ ZROBIĆ W 15 MINUT Dzisiaj z wizytą wpadła do mnie przyjaciółka. Tuż przed umówioną godziną zadzwoniła, żeby poinformować mnie, że spóźni się 15 minut. Postanowiłam to w...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • Kasia

    Super! nigdy nie pomyślałam o liście przerw, a dla higieny umysłu to znakomita sprawa :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Co byś umieściła na swojej liście przerw?

  • Karolina Bareja

    JA również nigdy o tym nie myślałam , i na pewno wdrąże to w swoje życie 😀
    http://lamaimaladama.blogspot.com/

  • Guesswhatpl

    Potwierdzam, bez przerwy a non stop w pracy jesteśmy jak dętka. To ważne, żeby zrobić sobie kilka przerw w ciągu dnia pracy, od razu wtedy człowiek lepiej myśli. Samo gapienie się 8-10h w monitor nie jest dobre dla naszego organizmu, więc przerwom mówimy zdecydowanie tak!

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Dokładnie! Nasze ciała i umysł same to czują, a badania potwierdzają, że jeśli robimy sobie częste krótkie przerwy, to po pracy czujemy, że jeszcze mamy na cokolwiek siłę.

  • http://agnieszkajarzebowska.com Agnieszka Jarzębowska

    Super pomysł. Na szkoleniach mówię o tym jak ważne są przerwy w pracy i co można w nich robić, ale bardzo ogólnikowo podaję przykłady, a taka lista byłaby super. Dzięki za pomysł.