źródło: kaboompics.com
źródło: kaboompics.com

NA POCZĄTKU BYŁ CHAOS…

Wiecznie zajęta. Zestresowana. Przytłoczona ogromem obowiązków. Czy któreś z tych określeń opisuje Ciebie? Tak właśnie się czułam po urodzeniu dziecka i postanowiłam z tym skończyć!

Zawsze byłam perfekcyjnie zorganizowana, a moje życie – pełne równowagi między sprawami dla mnie ważnymi (work-life balance). Jednak dziecko sprawiło, że nagle tych spraw dla mnie istotnych przybyło, zaś doba pozostała 24-godzinna.

Niezależnie od wykonywanej pracy, zarobków, czy wielkości rodziny, każdy potrzebuje zbalansowanego życia. Ale jest jeden haczyk, to właśnie te 24 godziny w ciągu doby, które za nic w świecie nie chcą się wydłużyć. Mówi się, że czas to pieniądz i uwierz mi, że podobieństw między nimi jest więcej niż myślisz. Jeśli chcesz zacząć zarządzać sobą w czasie musisz zacząć myśleć o czasie jak o posiadanym budżecie. Twój tygodniowy budżet czasowy to 168 godzin. Zakładając, że śpisz 7 godzin dziennie, a pracujesz 8, na pozostałe aktywności zostaje Ci 79 godzin w tygodniu. Jeśli odejmiesz jeszcze od tego czas na dojazdy, poranną i wieczorną toaletę, czy odbieranie dziecka ze żłobka/przedszkola/szkoły tego czasu zostaje zatrważająco mało. W moim przypadku wyszło ok. 7 godzin dziennie, czyli na każdy dzień roboczy przypadają zaledwie 2-3 godziny. 2 godziny, w których muszę zmieścić rozwój osobisty, hobby, relaks, obowiązki domowe. Budżetowe podejście do czasu naprawdę otwiera oczy i pozwala lepiej pożytkować czas, ponieważ zapewnia większą świadomość dostępnych zasobów. Im mniej masz czasu tym bardziej zaczynasz go cenić. Odważniej podchodzisz do wyboru priorytetów i bezwzględnie rezygnujesz z rzeczy dobrych na korzyść tych najlepszych i najważniejszych. Ale zacznijmy od początku.

Na początku był chaos… Sprawdź jak duży!

Za każdym razem, kiedy chcesz wprowadzić jakieś zmiany, niezależnie od dziedziny życia, musisz zacząć od swego rodzaju audytu, czyli oceny tego jak obecnie dany obszar wygląda. Przykładowo jeśli marzy Ci się szczuplejsza figura, to każdy dietetyk Ci powie, że powinnaś zacząć od zmierzenia się, zważenia i zapisywania przez tydzień wszystkiego co zjesz oraz podejmowanej aktywności fizycznej. Analogicznie jeśli nie wiesz czemu nie starcza Ci do „pierwszego” powinnaś przez miesiąc zapisywać na co poszedł każdy wydany grosz.

Jeśli więc Twoim celem jest zmiana sposobu zarządzania sobą w czasie, koniecznie zacznij od audytu wydatkowanego czasu.

W zależności od tego, czy funkcjonujesz bardziej cyfrowo, czy analogowo, możesz w tym celu użyć różnych narzędzi. Najprostszą metodą jest zapisywanie wszystkiego w małym notesie, w kalendarzu, albo na wydrukowanej tabelce lub w arkuszu kalkulacyjnym.

Jeśli lepiej pracuje Ci się z aplikacjami niż z papierem polecam: Eternity, TimeTag i aTimeLogger. Każda z tych aplikacji jest darmowa i daje możliwość rejestrowania paru czynności w tym samym czasie (np. podróż do pracy + czytanie książki). TimeTag i aTimeLogger działają jak stoper. Kiedy rozpoczynasz działanie to uruchamiasz licznik czasu oznaczony daną czynnością. Kiedy dochodzi kolejna czynność, dodajesz kolejny licznik. Analogicznie kończąc czynność wyłączasz jej licznik i włączasz stoper rozpoczynanej właśnie aktywności. W przypadku tych aplikacji kończąc/zaczynając kolejną czynność trzeba pamiętać, aby zatrzymać/uruchomić stoper.

Eternity nie jest stoperem. Jest bardziej jak kalendarz, do którego wpisujesz co i w jakich godzinach robiłaś (zupełnie jak w papierowym notesie lub kalendarzu). Tutaj też masz możliwość wprowadzania czynności trwających równolegle.

To które narzędzie wybierzesz nie ma znaczenia, dopóki jesteś całkowicie ze sobą szczera i zapisujesz wszystko z dokładnością co do minuty. Rób to co robisz zwykle. Audyt robisz dla siebie, więc oszukując, okłamujesz jedynie samą siebie.

Kiedy zakończysz audyt przyjrzyj się jego wynikom. Czy coś Cię zaskoczyło? Ludzie mają tendencję do niedoszacowania czasu, zatem z dużym prawdopodobieństwem okaże się, że spędzasz w Internecie więcej czasu niż myślisz, albo robisz mniej zadań niż zaplanowałaś. Zestawienie każdej z nas będzie wyglądać inaczej i będzie opowiadało inną „historię”. Taki audyt pozwala nabrać dystansu, spojrzeć z perspektywy i docenić każdą minutę.

Naucz się cenić czas

Moja Babcia kiedyś mi powiedziała: może teraz jest to dla Ciebie ważne, ale za jakiś czas dostrzeżesz, że jest to bzdura, na którą nie warto marnować czasu. Nie zawsze jest tak, że to co jest dla Ciebie ważne dziś, jutro się zdewaluuje w Twoich oczach. Są bowiem tak uniwersalne wartości, jak np. czas spędzany z rodziną. Przyznaję jednak, że w zależności od posiadanego kapitału „minutowego” stać Cię na utrzymanie większego lub mniejszego zbioru rzeczy ważnych. Kiedy Twoje zasoby nagle się zmniejszają (jak u mnie po urodzeniu dziecka) wtedy nagle to co było dla Ciebie istotne do tej pory, przestaje się liczyć, bowiem im mniejsze masz zasoby, tym bardziej zdecydowanie musisz priorytetyzować.

Zarządzanie finansami niczym się nie różni od gospodarowania czasem. Jeśli masz na koncie 200zł to nie kupisz nowych skórzanych szpilek, torebki i książek. Taka sytuacja wymaga od Ciebie podjęcia decyzji: która z tych 3 rzeczy jest dla Ciebie najważniejsza, najbardziej potrzebna i przyniesie Ci najwięcej korzyści? Możesz więc wybrać tylko jedną rzecz (rezygnacja z rzeczy dobrych, na korzyść tych najlepszych). Masz jeszcze jedną możliwość – możesz kupić używane książki i tym samym stać Cię będzie jeszcze na buty. Tak samo zarządzając sobą w czasie możesz wykorzystać narzędzia i systemy, które oszczędzając Twój czas, dają Ci możliwość zrobienia więcej w ciągu doby.

Produktywność nie jest jednak równoznaczna z ciągłym byciem w ruchu i permanentną pracą. W produktywności, chodzi o to by mieć więcej czasu nie na pracę, lecz na wszystko to co jest dla Ciebie ważne (work-life balance). Któregoś wieczora siedziałam z mężem w milczeniu na balkonie, sącząc wino i zaczęłam się zastanawiać: jak powinnam to oznaczyć w moim audycie? Czy to jest dobrze spożytkowany czas? Przecież mogłabym teraz sprzątać, pracować lub wykonywać inną czynność, której efekty byłyby natychmiast widoczne. Właśnie takie myślenie często prowadzi do przepracowania. Niedoceniamy pozytywów, które niesie ze sobą  relaks i czas spędzany z bliskimi, a to przecież te sielskie chwile są naszym paliwem podczas codziennie wykonywanej pracy. Jak powiedział John Lennon Jeśli marnowanie czasu daje Ci radość to nie jest to czas zmarnowany.

Podczas swojego audytu coraz częściej zaczęłam zadawać sobie pytanie: czy to co robię w tej chwili jest ważne, wartościowe lub produktywne? Kiedy przeglądałam bezrefleksyjnie tablicę na Facebooku, to miałam wyrzuty sumienia, ale kiedy w tym samym portalu społecznościowym szukałam informacji o interesujących mnie warsztatach, to był to czas dobrze wykorzystany. Tak samo jak podziwianie z mężem w milczeniu nocnego widoku było cenne, czego nie mogę powiedzieć o chwilach kiedy siedząc na jednaj kanapie każdy siedział z nosem w swoim telefonie.

Ta metamorfoza postrzegania wartości czasu wywołała całą lawinę kolejnych zmian. Jeśli więc Ty również chcesz zmienić sposób zarządzania sobą w czasie wykonaj 4 poniższe zadania:

  1. Zmiana nawyków

Uświadomienie sobie ilości marnowanego czasu jest wyzwalające! Kiedy już raz zauważysz ile czasu przecieka Ci przez palce na nic nie wnoszących aktywnościach, natychmiast zapragniesz dużej i trwałej zmiany.

Na pierwsze danie proponuję zmianę nawyków. Oczywiście nie wszystkich naraz. Na początek wybierz jeden nawyk do wygaszania i jeden do implementacji. Ludzie sukcesu szczególnie cenią sobie poranne rytuały, czyli całe zbiory nawyków, wykonywanych w ciągu pierwszej godziny po przebudzeniu. Jeśli wolisz skupić się na rytuale wieczornym to zapoznaj się z tekstem 5 zasad, dzięki którym zyskasz więcej czasu dla siebie. Polecam również 3 najczęstsze błędy w formułowaniu nawyków.

Nad nawykami warto pracować przez całe życie. Wczesne kładzenie się spać (tak by przespać 7 godzin), czy picie 2l płynów dziennie to nawyki, które wpływają na nasze zdrowie, samopoczucie i produktywność, a wymagają od Ciebie tak mało uwagi. Jeśli szukasz nawyku, który bardziej bezpośrednio przełoży się na Twoją produktywność to pomyśl nad nawykiem wylogowywania się z Facebooka, czy wygaszeniem nawyku przeglądania tablicy.

Wciąż są nawyki, nad którymi powinnam popracować, ale już sama tego świadomość jest krokiem naprzód, zaś wdrożone już nawyki poprawiają mi nastrój i dają motywację do kolejnych zmian.

  1. Więcej skupienia

Jeśli mierzyłaś czasy wykonywanych czynności, to być może udało Ci się zaobserwować ile czasu marnuje się poprzez multitasking. Proste czynności wykonywane jednocześnie to jedno (np. prasowanie i oglądanie telewizji), ale jednoczesne wykonywanie czynności wymagających uwagi (np. oglądanie filmu i pisanie tekstu) jest totalnie bezproduktywne. Po pierwsze, jak wykazały wyniki ostatnich badań, gdybyśmy wykonali dwie angażujące czynności jedna po drugiej to ich wykonanie zajęłoby mniej czasu niż kiedy próbujemy je robić jednocześnie. Po drugie łącząc czynność z kategorii relaksu (film) z pracą (pisanie artykułu) totalnie zaburzasz work-life balance, ponieważ ani w tym czasie nie wypoczywasz, ani w pełni nie pracujesz. Człowiek dla swojej mentalnej higieny potrzebuje przeplatać pracę, czasem poświęconym na inne ważne dla niego rzeczy. W zależności od etapu życia, tych ważnych obszarów może być mniej lub więcej. U każdego też na uwagę zasługują inne obszary. Najważniejsze, to zapamiętać, że praca to praca, a wypoczynek, to wypoczynek i nie warto tych rzeczy ze sobą mieszać.

Jeśli masz problem ze skupieniem się na jednej czynności polecam wypróbować metodę Pomodoro. W moim przypadku jest ona idealnym rozwiązaniem na inny obniżający produktywność błąd – brak przerw. Mój ostatni wstydliwy rekord to 4 godziny pracy nad jednym plikiem, bez wstawania od biurka, a więc i bez picia. Jak wskazują wyniki badań  gdybym zrobiła sobie kilka 5 minutowych przerw, odświeżyłabym umysł i skończyła szybciej.

  1. Zawęź listę zainteresowań

Najtrudniejszą decyzją jaką przyszło mi podjąć w związku ze zwiększaniem produktywności, była konieczność ograniczenia zainteresowań. Fitness, bieganie, salsa, taniec jazzowy, język japoński, rysowanie, kaligrafia japońska, tworzenie biżuterii, książki, filmy… To tylko część moich zainteresowań, które przed pojawieniem się dziecka z powodzeniem łączyłam z życiem rodzinnym i pracą. Z bólem serca doszłam do wniosku, że z tej listy mogę zostawić maksymalnie 3 pozycje. Gdybym próbowała pogodzić to wszystko z macierzyństwem byłabym wiecznie z siebie niezadowolona i sfrustrowana, bo pogodzenie tak wielu priorytetów jest po prostu niemożliwe. Piszę o tym, byś miała świadomość, ze zarządzanie sobą w czasie wymaga podejmowania wielu trudnych decyzji. Jednak kiedy uświadomisz sobie, że tak naprawdę walka toczy się miedzy Twoim poczuciem satysfakcji i spełnienia, a wiecznym chaosem i poczuciem braku czasu, przekonasz się, że warto podjąć te bolesne, lecz ważne decyzje.

Jeśli nie wiesz jak wybrać z pośród wielu kuszących wizji. Zastanów się, co byś teraz porobiła: poszłabyś pobiegać, czy wolałabyś pójść na fitness? Poczytałabyś, czy pouczyła się słówek? Co daje Ci każda z tych czynności? Może niektóre z nich dają podobny efekt (np. relaksują) i wtedy warto wybrać tylko jedną. Pomyśl też o pozytywnym skutku ubocznym tych decyzji. Wreszcie pozbędziesz się kilometrów włóczki i zestawu szydełek. A zgodnie z ideą głoszoną przez Marie Kondo, jeśli będą Cię otaczać jedynie te rzeczy, które kochasz, to będziesz bardziej szczęśliwa.

  1. Zmniejsz swoje oczekiwania

Paniom Perfekcyjnym mówimy: Żegnaj!  Świat nie jest idealny i rzadko kiedy wszystko układa się po naszej myśli. Dlatego przestań wymagać od siebie cudów. Gdybym w roku 2014 wiedziała jak powinien wyglądać blog idealny, to prawdopodobnie nigdy bym się za blogowanie nie zabrała. Mój blog jest nieperfekcyjny, ale dzięki Waszym mailom wiem, że moje teksty i transmisje wideo są dla Was pomocne i to jest dla mnie najważniejsze.
Dlatego nie staraj się być perfekcyjna. Bądź tu i teraz! Nie czekaj na idealne sytuacje i okoliczności! Działaj! W przeciwnym razie możesz zmarnować całe życie na czekaniu na coś co nigdy nie nadejdzie.

 

Którą z tych 4 zmian wprowadzisz już dzisiaj?

 

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

Do tanga trzeba dwojga, czyli pierwsze kroki z pla... Tak. Przyznaję. Jestem uzależniona od swojego plannera. Jest on przedłużeniem mojej kory mózgowej, a dokładnie płatów czołowego i ciemieniowego, które...
3 najczęstsze błędy w formułowaniu nawyków Nawyk w terminologii psychologicznej, to zautomatyzowana czynność, którą nabywa się w wyniku ćwiczenia, najczęściej powtarzania. Brzmi jak coś banalni...
Jak nie tracić czasu w sieci Internet to jeden z największych pożeraczy naszego czasu. Ganimy dzieci za permanentne bycie on-line i "lajkujemy" kampanie społeczne typu W którym św...
4 narzędzia zarządzania czasem, których nie miał B... źródło: http://www.alice-in-wonderland.net/ Czy pamiętacie uroczego białego królika z "Alicji w Krainie Czarów"? Ów roztrzepany jegomość wiec...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • http://nettelog.pl/ Żaneta Jażdżyk

    Też tak podchodzę do czasu. Budżetowo. Człowiek nie zdaje sobie sprawy ile znaczy jedna godzina zanim nie policzy, ile rzeczywiście tych godzin ma w tygodniu do swojej dyspozycji.
    U mnie w takim podstawowym audycie pomaga Google Calendar, Rescue Time i tygodniowe raporty produktywności z Nozbe 😉 Do takiego konkretnego audytu polecam również Emergent Task Timer. Całkiem fajna metoda 😉
    Co do tych czterech punktów: prawie zawsze pracuję bądź testuje jakiś jeden nawyk 😛 Mam rutynę poranną i wieczorną, która wiadomo, że dostosowuje się z czasem. Czytając Twój artykuł sięgnęłam po wodę, która stoi obok biurka i nalałam do szklanki, którą mam zawsze na biurku – właśnie po to by te 2l dziennie były standardem łatwiejszym do osiągnięcia 😉 I mam identyczne podejście do multitaskingu :)
    Najtrudniejsze dla mnie też jest zawężanie listy zainteresowań… ale niestety jest to rzeczywiście konieczność.
    Świetny artykuł! :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Cykliczne monitorowanie produktywności jest godne podziwu. Ja bez przerwy optymalizuję sposób planowania i długość cyklicznie wykonywanych czynności.
      No i te 8 szklanek płynów dziennie. Ehhh, już od 6 miesięcy pracuję nad tym nawykiem. Muszę opracować rytuał na dni spędzane w domu i będzie perfect.

  • http://www.ml-eko.pl Mama Lubi EKO – Ola Uruszczak

    Cenne porady. Przy czym, muszę przyznać, że ciągle – jako mama mam nie rozwiązany następujący problem: zasypianie z dzieckiem. Moje dziecko koniecznie chce, aby towarzyszyć przy jego zasypianiu, trzymając za rączkę. I nic w tym złego, tylko: A – czasem zasypia przez godzinę; B-czasem zasypiam razem z nim. I mój czas wieczorny – wyparowuje. Nie lubię tego, i nie wiem, jak ten (mój problem) ugryźć.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Polecam tekst: http://czasglammam.pl/5-zasad-dzieki-ktorym-zyskasz-wiecej-czasu-dla-siebie/
      Może Twoje dziecko szybciej zacznie zasypiać jeśli zaczniesz mu czytać książkę o Króliku Romku (opisana w tekście), a może warto zmienić rytuał.
      Oczywiście dzieci mają też swoje przeżycia i emocje. Mimo, że moja córka wie, że od określonej godziny jest jej indywidualny czas, to jednak czasem nas potrzebuje aż do zaśnięcia, bo miała jakąś przykrość na placu zabaw, albo coś ją wystraszyło.

  • http://tajemniceportmonetki.pl Anna – Tajemnice Portmonetki

    O tak, punkt 4. „Zmniejsz swoje oczekiwania” jest bardzo ważny, a tak często pomijany.
    Nie słyszałam o tych aplikacjach do rejestrowania czynności. Może się skuszę na taki audyt :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Polecam! Daj znać jak Ci poszło(^_^)

  • http://centrumzarzadzania.net.pl/ Agnieszka Organizerka

    Porownania ktore stosujesz bardzo dzialaja na wyobraznie. Swietny merytorycznie tekst.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Dziękuję (^_^)