źródło: startupstockphotos.com
źródło: startupstockphotos.com

LISTA RZECZY, KTÓRYCH NIE ZROBISZ, W SŁUŻBIE TWOJEJ PRODUKTYWNOŚCI

Już w tym tygodniu rodziny zasiądą przy świątecznym stole, dzieląc się życzeniami i ciepłą atmosferą. W mojej rodzinie Wielkanoc przebiegała zawsze znacznie spokojniej niż Święta Bożego Narodzenia. W czasach mojego dzieciństwa nikt z moich znajomych nawet nie słyszał o czymś takim jak egghunt. Wielkanoc w mojej świadomości to tzw. świąteczne porządki, uroczyste śniadanie i obiad. Wielkanoc przy Bożym Narodzeniu to „pikuś”. Z całą pewnością nie jest to tak duże logistyczne wyzwanie. W grudniu podzieliłam się z Wami listą rzeczy, których NIE ZROBIĘ. Być może potraktowałyście to jako żart, lub przekorę, dlatego może Was zaskoczę informacją, że LISTA RZECZY, KTÓRYCH NIE ZROBIĘ jest jednym z ze standardowych narzędzi zarządzania produktywnością.

Chyba wszystkim znana jest koncepcja listy rzeczy do zrobienia, jako narzędzia zwiększającego produktywność. Innym narzędziem poprawiającym efektywność jest lista rzeczy, których nie zrobię.

 Czemu tak właściwie służy lista rzeczy, których nie zrobię?

Wielokrotnie wspominałam, że aby zwiększyć swoją produktywność trzeba umiejętnie priorytetyzować. Czasem nawet musisz zrezygnować z tego co dobre, aby móc zrobić to co jest najlepsze. Zdarza się, że ciężko jest zrezygnować z wykonywania pewnych czynności. Przyczyn może być wiele: mogą być one atrakcyjne, może są Twoimi nawykami, a może po prostu społeczeństwo wmawia Ci, że jest to Twoja powinność.

I tu skuteczną i praktycznie darmową pomocą jest lista rzeczy, których nie zrobię. Wiedząc czego masz unikać, automatycznie skanalizujesz energię na tym, co chcesz zrobić i osiągnąć. Używanie obu list będzie świetną podstawą systemu zarządzania sobą w czasie.

 Dlaczego potrzebujesz listy rzeczy, których nie zrobisz?

Jest to szczególnie przydatne narzędzie dla osób, które właśnie zostały awansowane. Takie osoby często mają tendencję, do dalszego wykonywania starych obowiązków, lub bezterminowego wdrażania osoby, która przejęła jej stare obowiązki. Ale trzeba pamiętać, że ilekroć mówisz komuś TAK, mówisz NIE innym zadaniom.

 Jak stworzyć swoją listę rzeczy, których nie zrobisz?

Listę rzeczy, których nie zrobisz jest trochę trudniej stworzyć, niż listę rzeczy do zrobienia. Proponuję zabrać się do tego tak:

  1. Znajdź spokojne miejsce.
  2. Przejrzyj zadania z minionego miesiąca i spisz wszystko co według Ciebie nie jest w zakresie Twoich obowiązków, albo z innych względów uważasz, że obniżyło Twoją produktywność.
  3. Przejrzyj spotkania zaplanowane na przyszły miesiąc i ponownie spisz to, co wzbudza Twoje wątpliwości.
  4. Następnie pod tym samym kątem zweryfikuj swoją listę rzeczy do zrobienia.
  5. Teraz powinnaś już mieć kilka pomysłów, co na liście rzeczy, których nie zrobisz, umieścić.
  6. Te rzeczy, które uznasz za kluczowe dla Twojej produktywności umieść na liście rzeczy, których nie zrobisz.
  7. Skoro już masz listę najważniejsze pozostaje bycie konsekwentnym.

Aby wyjaśnić w jakich sytuacjach najlepiej sprawdza się LISTA RZECZY, KTÓRYCH NIE ZROBIĘ, przytoczę kilka klasycznych przykładów powszechnych i stresujących nawyków, które warto wyeliminować. Podstawowa zasada, to tak samo jak przy wyrabianiu nawyków  nie bierz się za wygaszanie wszystkich nawyków na raz. Skup się na 1-2 punktach.

Jeśli dbasz o swoją produktywność na Twojej liście rzeczy, których nie zrobisz, powinno się znaleźć chociaż kilka z poniższych pozycji:

  1. Nie przyjmuj zaproszeń na spotkania, które nie mają jasnej agendy lub czasu zakończenia.
    Spotkania, to jedne z najgorszych pożeraczy czasu, a często niewiele wnoszą. Zanim zaakceptujesz zaproszenie, zastanów się, czy nie da się tego załatwić w sposób bardziej efektywny. Czasem wszystkie kwestie udaje się rozwiązać przy porannej kawie, lub rozmowie telefonicznej. Wiem, że czasem nie ma odwrotu. Poproś wtedy organizatora o doprecyzowanie agendy. Może wystarczy Twoja obecność na części spotkania, albo w ogóle okaże się, że jesteś tam zbędna.
    Znając szczegóły agendy możesz też się lepiej przygotować. Jeśli wszyscy będą dobrze przygotowani do spotkania czas trwania może się znacznie skrócić.
  1. Nie zaczynaj dnia pracy od czyszczenia inboxu.
    Większość ludzi z rana ma najwięcej energii i chęci do działania. Warto to wykorzystać na wykonanie tego zadania z listy rzeczy do zrobienia, do którego żywisz największą niechęć. A więc zamiast siadać do czyszczenia inboxu najpierw „zjedz żabę”.
  1. Nie sprawdzaj maila do 5 minut.
    Jeśli permanentnie będziesz zaglądać do poczty i natychmiast reagować na każdego maila, to nie będziesz mieć prawdopodobnie czasu na realizację zadań zaplanowanych na dany dzień.
    Każde przeniesienie uwagi kosztuje nas ok. 20 minut. Tyle bowiem, według najnowszych badań trwa pełne zanurzenie się w podjęte zadanie. Dlatego najlepiej jest pracować w blokach tematycznych. Na swoje potrzeby zmodyfikowałam trochę metodę polecaną przez Davida Allena. Kiedy zabieram się za czyszczenie inboxu, wiadomości wymagające działania kategoryzuję zgodnie z ich tematyką (oznaczam, którego projektu dotyczą). Następnie filtruję skrzynkę według kategorii i zajmuję się tylko mailami z danej kategorii, kiedy skończę, przechodzę do kolejnej kategorii itd. Oczywiście, jeśli są jakieś pilne wiadomości, to są załatwiane poza kolejnością.
  1. Nie pracuj więcej niż wynika z Twojego grafiku tylko dlatego, że jest dużo spraw (priorytetyzuj).
    Jeśli czujesz, że ilość spraw zaczyna Cię przytłaczać zastanów się co jest najpilniejsze i tym się zajmij. Pozostałe sprawy z pełną świadomością przełóż na potem.
    Kiedy nie priotetyzujesz wszystko wydaje Ci się ważne i pilne. Jeśli jednak wybierzesz jeden priorytet, wszystko pozostałe wyda się mało ważne. Czasem wystarczy, że stanie się coś nieoczekiwanego. Nieplanowane spotkanie, zmiana decyzji szefa, lub choroba Twoja lub dziecka, by mieć poczucie przytłoczenia ilością zadań. Odpowiedzią na przeciążenie zadaniami nie jest przyśpieszenie pracy lub zostawanie po godzinach, lecz wybranie tego co ma fundamentalne przełożenie na bieżące priorytety.
  1. Nie pracuj bez przerwy.
    To jest moja pięta Achillesowa. Kiedy pochłonie mnie jakieś zadanie, to mimo, że minęło 25minut, często nie odrywam się od pracy. A to duży błąd. Krótkie przerwy, które wymusza technika Pomodoro, powodują, że nasz mózg się regeneruje i jest bardziej wydajny. Zapamiętaj: nie jesteś robotem, który wciąż funkcjonuje na takich samych obrotach. Potrzebujesz przerwy i ładowania akumulatorów.
  1. Nie odkładaj
    Od dzieciństwa słyszę powiedzenia usprawiedliwiające odkładanie zadań na później. Poczynając od „robota, nie zając – nie ucieknie”, a kończąc na słynnym „pomyślę o tym jutro” wypowiedziane przez Scarlett O’Hara. Z pozoru odkładanie na później może się wydawać dobrym pomysłem, bo zakładamy, że potem będziemy mieć więcej czasu, ale… tak na ogół się nie zdarza. Zawsze jesteśmy zabiegani. Odkładanie na później może spowodować nagromadzenie zadań i w efekcie i tak nie obędzie się bez decyzji o tym co jest priorytetem, co można delegować, a czego w ogóle robić nie będziesz.
  1. Nie odbieraj telefonów z nieznanych Ci numerów.
    Z mojego doświadczenia wynika, ze na ogół są to niechciane oferty. Sprawdzenie numeru przez internet trwa znacznie krócej niż próba uprzejmej odmowy rozmówcy.
  1. Nie pozwalaj rozmówcy “odpłynąć”.
    Ile razy miałaś ochotę powiedzieć rozmówcy „do brzegu!”? Tak kieruj rozmową, by nie tracić czasu na wysłuchiwanie zbędnych dygresji i opowieści. Oczywiście nie chodzi o to by komuś przerywać, ale możesz uprzejmie zasygnalizować, że za 10 minut zaczynasz spotkanie, do którego musisz się przygotować. W sytuacji prywatnej możesz powołać się na to, że właśnie spędzasz czas z rodziną.
    Zdaję sobie jednak sprawę z tego, że w wielu kulturach organizacyjnych taki small talk jest mile widziany. Wtedy wypada się dostosować.
  1. Nie noś ze sobą wszędzie telefonu służbowego.
    Aby zachować równowagę, należy rozdzielić pracę od życia prywatnego. Kiedy skończysz pracę nie odbieraj telefonu służbowego. Jeśli to pilne, z pewnością ten ktoś Ci się nagra lub wyśle sms. Zawsze możesz oddzwonić. Jak pilna może być ta sprawa? W końcu prezydentem Polski nie jesteś (a może jednak?).
  1. Nie próbuj robić wszystkiego.
    Czy znasz regułę 80/20? Nie wszystkie zadania są jednakowe. Każde zadanie ma inny stopień ważności. Zgodnie z regułą 80/20, 80% efektywności ulokowane jest zaledwie w 20% zadań. Dlatego warto skupić się tylko na tych 20%.
  1. Nie próbuj stworzyć arcydzieła przy pierwszym podejściu.
    Winna stawianych zarzutów! Zawsze starałam się robić wszystko idealnie, ale to czasami prowadziło mnie do prokrastynacji, ponieważ czekałam na idealne warunki, albo korygowałąm coś w nieskończoność. Kiedy dyskusje na temat projektu zaczynają schodzić na poziom krytyki i defetyzmu, mój znajomy mówi: zróbmy COŚ! Tymi prostymi słowami przypomina nam, że najpierw warto zrobić COŚ, a potem to udoskonalać (zgodnie z kaizen).
    Daj sobie pozwolenie na bycie niedoskonałą i popełnianie błędów, które przecież później możesz skorygować.
  1. Nie bądź zbyt szczegółowa.
    Przywiązywanie uwagi do szczegółów jest cechą, którą jak najbardziej można wykorzystać pozytywnie. Dzieli ją jednak tylko krok od perfekcjonizmu. Jeśli poczujesz, że znowu za bardzo skupiasz się na szczegółach zadaj sobie pytanie: Czy to będzie miało znaczenie za rok czy dwa? Jeśli nie to może nie warto się na tym skupiać.
  1. Nie próbuj zadowolić wszystkich.
    Zastanów się, czy zaspokajanie zachcianek i potrzeb innych są Twoimi priorytetami. Masz tylko 24godziny w ciągu całej doby z czego i tak około 8 godzin pewnie przesypiasz. Czy naprawdę chcesz ten czas spędzić na realizowaniu cudzych marzeń? Skup się na sobie oraz na najbliższych, na osobach, które zasługują najbardziej na Twoją uwagę i miłość.
    Aby realizować swoje cele musisz mieć na to czas. Zrób sobie ten czas mówiąc „NIE” dystraktorom zmniejszającym Twoją efektywność.

Przyznaję, że rzadko tworzę  listy rzeczy, których nie zrobię. Jestem zwolenniczką nastawiania się na pozytywne rezultaty, a tutaj trzeba formułować komunikat w formie przeczenia. Wiem jednak, że są sytuacje, kiedy taka lista jest bardziej efektywna niż lista rzeczy DO ZROBIENIA. Powód jej efektywności jest prosty: to czego nie zrobisz daje Ci czas na zrobienie czegoś innego.

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

3 najczęstsze błędy w formułowaniu nawyków Nawyk w terminologii psychologicznej, to zautomatyzowana czynność, którą nabywa się w wyniku ćwiczenia, najczęściej powtarzania. Brzmi jak coś banalni...
ZWIĘKSZ SWOJĄ PRODUKTYWNOŚĆ W 25 MINUT! Jestem przedsiębiorcą i pracuję w domu, rzadziej w biurze i wiem jak czasem trudno samemu zorganizować sobie czas i pracę, szczególnie na początku. Mi...
4 narzędzia zarządzania czasem, których nie miał B... źródło: http://www.alice-in-wonderland.net/ Czy pamiętacie uroczego białego królika z "Alicji w Krainie Czarów"? Ów roztrzepany jegomość wiec...
10 rzeczy, których NIE zrobię w te Święta! Od początku grudnia wśród znajomych zaczyna się licytacja o to kto ma więcej do zrobienia przed Świętami. Nasza narodowa cecha - narzekanie - wreszc...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty