źródło: startupstockphotos.com
źródło: startupstockphotos.com

GTD: Dlaczego warto robić tygodniowe przeglądy i jak je zoptymalizować

Leo Babauta napisał:

„David Allen mówi, że jeśli nie robisz  przeglądu tygodnia,
to nie stosujesz GTD.”

 

Kiedy przeczytałam “Getting Things Done” od razu stało się dla mnie jasne, że odpowiedzią na moją największą bolączkę związaną z zarządzaniem zadaniami jest brak tygodniowych przeglądów.

Codzienny pośpiech sprawia, że wiele osób działa z godziny na godzinę, z dnia na dzień, nie zastanawiając się w ogóle na jakim jest etapie realizacji projektów. Im więcej się dzieje, im więcej masz pracy, tym mniej się nad nią zastanawiasz, działając jak strażak, który jeździ od pożaru do pożaru by szybko go ugasić.

W ferworze walki z bieżącymi zadaniami nawet nie myślałam o poświęceniu czasu na jakiś przegląd. Uważałam, że to było by absolutne marnotrawstwo mojego czasu i to w krytycznym momencie! Tymczasem robienie przeglądu postępów jest bardzo ważne. Kiedy tak pracowałam w pośpiechu, towarzyszył mi stres i obawa, że coś mi umknęło. Ten stres zmniejszał moją produktywność i z pewnością wpływał na obniżenie nastroju. Najprostszym rozwiązaniem tej sytuacji okazał się właśnie tygodniowy przegląd. Czyli zorientowanie się co zostało zrobione i co jest jeszcze przede mną. Takie szerokie spojrzenie na wszystkie otwarte pętle (toczące się projekty) powoduje, że możesz w pełni świadomie podjąć decyzję o kolejnych krokach.

Oczywiście powodów dla których warto regularnie robić przeglądy jest więcej:

  • Mniejsze prawdopodobieństwo, że o czymś zapomnisz jest, gdy masz to na widoku. Podczas przeglądu przypominasz sobie co masz „na tapecie”.

 

  • Przegląd statusu wszystkich projektów (szeroki horyzont) pozwala Ci się zorientować w tym co jest do zrobienia i porównać to z dostępnymi zasobami takimi jak czas, wiedza, zespół itp. Dzięki tej chwili refleksji możesz zmienić pierwotne plany i dostosować je do obecnej sytuacji. Być może w obliczu ograniczonego czasu zdecydujesz się pominąć jakieś zadanie, skrócić czas na jego wykonanie, lub poprosisz kogoś o pomoc.

 

  • Chwila refleksji nad zadaniami może pobudzić Twoją kreatywność i podsunąć Ci nowe pomysły i rozwiązania.
  • Wszystkie powyższe przekładają się na zwiększenie produktywności.

Przeglądy nie muszą trwać długo. Przegląd możesz dostosować do czasu jakim dysponujesz i korzystnie wpasować go w swój grafik.

A oto 3 przeglądy, które możesz wypróbować. Te procesy podpowiedzą Ci jak przeprowadzić przegląd oraz co bardzo ważne nie zabiorą Ci wiele czasu.

 

PRZEGLĄD SEGMENTOWY

Jedna z najczęstszych wymówek, które słyszę na temat nie prowadzenia przeglądu tygodniowego, to to, że ludzie nie mogą poświęcić na niego czasu. Cóż się dziwić – kiedyś sama tak mówiłam. Jednak warto zainwestować czas, ponieważ zwróci się on w postaci korzyści, które już wymieniłam powyżej.

Najlepiej było by zrobić przegląd za jednym zamachem, by ograniczyć przenoszenie uwagi, ale jeśli uważasz, że nie dasz rady wygospodarować tyle czasu, to lepiej podzielić przegląd na segmenty niż w ogóle nie zrobić nic. Podziel przegląd na kilka części, które rozdzielisz na kilka dni w tygodniu. Zamknij się jednak w jednym tygodniu (rozłóż przegląd na maksymalnie 4 dni, aby jeden dzień był w pełni poświęcony pracy). Robiąc przegląd bądź na nim absolutnie skupiona i nie odrywaj się. Proponuję następujące podziały (segmenty):

  1. Przegląd bazujący na powiązaniach projektów:

Przyjrzyj się wszystkim projektom, które wydają się być ze sobą powiązane. Stosując ten podział przejrzyj w ciągu tygodnia wszystkie projekty ze swojego koszyczka.

  1. Przegląd bazujący na kontekście:

Kontekst definiuję tutaj tak jak David Allen w „Getting Things Done”. Jeżeli masz do napisania e-mail a nie masz przed sobą komputera to nie ma sensu żebyś o tym myślała. Tak samo przeglądanie w biurze listy zakupów też nie ma sensu. Kontekstem może więc być miejsce (np. biuro, dom), niezbędny do realizacji zasób (np. telefon, komputer), czy osoba, z którą musisz coś przegadać. W zależności od tego jak wygląda Twoje życie tak dopasuj konteksty. Przykładowo jeśli korzystasz z komputera, który cały czas podłączony jest do Internetu to nie masz potrzeby tworzenia konteksu komputer i Internet, ponieważ jeden z nich zawiera się w drugim. Ponieważ w biurze pracuję nad kilkoma projektami, aby zminimalizować wielozadaniowość, tworzę konteksty, którymi są projekty.

Przeglądy kontekstowe jest łatwo podzielić na segmenty, ale tylko jeśli właściwie zdefiniowałaś konteksty. Przykładowo używając jako kontekst hasła „biuro”, przegląd projektów związanych z biurem najpewniej Cię przytłoczy. Rozwiązaniem jest stworzenie bardziej szczegółowych kontekstów. Zastanów się jaki podział będzie najlepszy dla Twoich zadań.

 

  1. Przegląd bazujący na obszarze odpowiedzialności:

Ten jeden rodzaj przeglądu wymaga od Ciebie dużej jasności co do obszarów odpowiedzialności. Na liście czynność związanych z projektem musiałabyś więc mieć wyraźnie określone osoby odpowiedzialne. Wówczas przegląd przypominałby trochę rozliczanie kolejno ludzi z ich zadań.

Jedną z największych korzyści tego rodzaju przeglądu jest to, że koncentrujesz się na szerokiej perspektywie, dzięki czemu zyskujesz całościowe spojrzenie na wszystkie zadania w projekcie.

 

PRZEGLĄD SKRZYNKI ODBIORCZEJ

Kolejną rzeczą wymienianą często przez ludzi jako przeszkodę w robieniu regularnych przeglądów jest to, że nie są w stanie wyczyścić swoich licznych skrzynek odbiorczych. Bez wyczyszczenia inboxów trudno ruszyć dalej. Jak określić na jakim jestem, skoro nie wiem co czai się w skrzynce odbiorczej, albo w stercie papierów na biurku?

Co więcej, pamiętaj, że skrzynką odbiorczą jest nawet Twoja torebka, portfel, czy kieszeń, czyli każde miejsce fizyczne lub wirtualne, które przechowuje jakieś informacje – rachunki w portfelu, listy i luźne kartki w torebce, czy zdjęcie namiarów na interesującą firmę, które masz w telefonie.

Proces przeglądu skrzynek odbiorczych oznacza, że każda  ze skrzynek powinna być przynajmniej raz w tygodniu wyczyszczona. Jeśli masz ich 5 to możesz zaplanować przegląd każdej z nich na inny dzień tygodnia. Jeśli masz ich 8 to powinnaś przeglądać po 2 dziennie.

Przykładowo:

Poniedziałek: przegląd mailowej skrzynki odbiorczej

Wtorek: przegląd zdjęć na telefonie (zarchiwizowanie zdjęć notatek we właściwych miejscach)

Środa: przegląd dokumentów, które wpłynęły (fizyczna skrzynka odbiorcza)

Piątek: przegląd projektów

 

Zysk z regularnego przeglądu skrzynek odbiorczych różnego typu jest ogromny – opróżniając te miejsca co tydzień nie dopuszczasz do ich przepełnienia i tym samym masz spokojniejszą głowę.

Ponadto dopiero kiedy opróżniłaś wszystkie skrzynki odbiorcze przegląd projektów i zadań będzie kompletny. Oczywiście może się zdarzyć, że jakaś informacja z bieżącego tygodnia wciąż będzie w którejś ze skrzynek odbiorczych, ale przynajmniej masz pewność, że jest to informacja nie starsza niż tydzień.

 

PROCES PRZEGLĄDU WEDŁUG FILTRÓW

Ten proces wymaga nieco więcej przygotowań niż poprzednie, ale jednocześnie przynosi szybsze zyski. Zawiera ustawianie filtrów i parametrów z wyprzedzeniem aby pomóc Tobie w przeglądzie najbardziej kluczowych elementów.

Ogólnie przegląd z wykorzystaniem filtrów polega na przejściu tylko przez wybrane zadania i projekty. Możesz wybrać te najważniejsze, albo te z najkrótszymi terminami realizacji (sama wyczujesz, który filtr jest dla Ciebie kluczowy). Jeśli więc zastanawiasz się nad zastosowaniem przeglądu po filtrze musisz tak mieć opracowane notatki, by możliwe było wydobycie informacji według wybranego przez Ciebie klucza. Przykładowo Trello ma funkcję tagowania zadań, co ułatwiłoby ten rodzaj przeglądu. Możesz też utworzyć tablice na kolejne tygodnie, co pozwoliłoby na przegląd po terminach.

Jeśli korzystasz z narzędzi papierowych warto prowadzić notatki w przemyślany sposób. Wykorzystaj kodowanie kolorami, albo notuj na marginesie hasła lub daty przydatne w wyszukiwaniu informacji.

Przeglądy wcale nie muszą być trudne lub czasochłonne. Są jednak niezbędne jeśli chcesz mierzyć swoje postępy, być pewna słuszności kolejnych kroków, mieć spokojną głowę i być produktywną. Bowiem dzięki przeglądom lepiej zarządzasz zadaniami, energią i sobą w czasie. Nie ważne jak to zrobisz. Liczy się tylko to, że to robisz, ponieważ dzięki regularnym przeglądom nie tylko idziesz naprzód, ale przede wszystkim masz pewność, że podążasz we właściwym kierunku.

stosujesz tygodniowe przeglądy?
jaka jest twoja metoda na efektywny przegląd tygodniowy?

 

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

NA POCZĄTKU BYŁ CHAOS… Wiecznie zajęta. Zestresowana. Przytłoczona ogromem obowiązków. Czy któreś z tych określeń opisuje Ciebie? Tak właśnie się czułam po urodzeniu dziecka...
15 SKUTECZNYCH SPOSOBÓW NA POKONANIE PROKRASTYNACJ...   Prokrastynacja (z łac. procrastinatio) – pod tą enigmatyczna nazwą kryje się coś co zna każdy z nas, coś tak naturalnego jak oddychanie i pows...
Metoda 90-90-1, czyli jak skoncentrować się na cel... Życie pełne jest dystraktorów odwracających naszą uwagę od głównego celu. Telefony i wpadające do skrzynki odbiorczej maile powodują, że realizujemy c...
Szczegółowe planowanie czy spontaniczne działanie?... Ostatnio jedna z czytelniczek zapytała mnie: Czy aby być efektywną, naprawdę wszystko muszę planować?* Otóż nie. A nawet powiem więcej: są zadania, na...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • http://nettelog.pl/ Żaneta Jażdżyk

    Zgadzam się, Tygodniowe Przeglądy to podstawa :) I najważniejsze by robić je przynajmniej raz w miesiącu xD Wiadomo, że czasami może być ciężko czasowo, itd. itp. Ale dłuższe nierobienie przeglądów może mieć bardzo bolesne skutki uboczne.
    Długo by pisać jak przeprowadzam u siebie taki przegląd 😛 Ale swojego czasu udostępniłam u siebie instrukcje krok po kroku w formie szablonu Nozbe do podglądu i importu. Może Cię zainteresuje 😉
    http://nettelog.pl/gtd-krok-czwarty-przeglad/

  • http://www.kakaludek.com Kakaludek.com

    Ja na razie ciągle szukam tego idealnego sposobu notowanie swoich zadań i planów. Kalendarze za szybko mnie nudzą i przestaje ich używać po kilku miesiącach. Aplikacje w telefonie typu Google keep są super, ale ich wada jest to, że mam w widgecie tylko widok na jedną notatkę, więc nie rzucają mi się wszystkie w oczy. W laptopie mam nieśmiertelne Sticky Notes, które mi bardzo odpowiadają. Idąc tym tropem – chyba wrócę do posiadania w domu tablicy korkowej, do której będę przyczepiac kolorowe kartki z priorytetami zadań i planami tygodniowymi. Jako wzrokowiec muszę je chyba widzieć. A może Ty coś polecasz??

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Ja jestem człowiekiem papieru i ołówka i również jestem wzrokowcem, więc używam kalendarza i notesu w wersji papierowej.
      W pracy stosuję kanban na tablicy korkowej. Może to by Ci się spodobało? Trello to coś jakby wirtualny kanban.

  • http://www.wariacjeniezawszenatemat.pl Karolina Kary B

    Ja również dokonuję przeglądów, ale staram się to robić w twóch etapach: bieżące codziennie i raz w tygodniu/miesiącu zbiorczo. Czasem mam tylko wrażenie, że zbyt dużo czasu na tym schodzi i zdarza się, ze porzucam rutynowe przeglądy – dopiero wtedy robi się sajgon.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      No właśnie – sajgon! Jednak zasada tygodniowych przeglądów swoje robi.

  • Lalo.mama

    Staram sie wszystko przegladac na biezaco, a jesli mi sie to nie udaje,to wtedy stosuje przeglady tygodniowe :)

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Super! Chyba masz GTD w małym paluszku.

  • http://grzegorzdeuter.pl/ Grzegorz Deuter

    Najlepiej to zwyczajnie zmniejszyć liczbę równolegle realizowanych projektów. Co za dużo srok, to nie zdrowo.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Zgadzam się w pełnej rozciągłości, ale nie zawsze mamy na to wpływ.