źródło: pexels.com
źródło: pexels.com

Do tanga trzeba dwojga, czyli pierwsze kroki z plannerem

Tak. Przyznaję. Jestem uzależniona od swojego plannera. Jest on przedłużeniem mojej kory mózgowej, a dokładnie płatów czołowego i ciemieniowego, które ściśle powiązane są z pamięcią długotrwałą.

To właśnie dzięki plannerowi mogę odciążyć umysł i nie zastanawiać się, czy na pewno o niczym nie zapomniałam. Po prostu planner pamięta za mnie. Codziennie ściśle współpracujemy: ja zasilam go informacjami, a on odwdzięcza się przypominając mi o spotkaniach, deadlinach, czy urodzinach cioci Basi.

Planner jest według mnie jednym z najważniejszych narzędzi zarządzania sobą w czasie. Jednak, aby w pełni czerpać z jego dobrodziejstw, należy wiedzieć jak go używać.

Receptę na udaną współpracę  z plannerem wypracowywałam przez ostatnich 10 lat. Dzisiaj podzielę się z Tobą moimi sprawdzonymi patentami. Ale pamiętaj: to co sprawdza się u mnie, wcale nie musi się sprawdzić u Ciebie. Każdy z nas ma bowiem inną pracę i inne obowiązki, a system zarządzania sobą w czasie powinien być dostosowany do tych unikalnych potrzeb.

Nie oszczędzaj na produktywności

Ile jest dla Ciebie warte poczucie kontroli nad własnym życiem? Zwiększenie produktywności i działanie w taki sposób, by mieć więcej wolnego czasu, który możesz spędzić z rodziną i przyjaciółmi?  Nie mówię, żebyś zaraz inwestowała miliony, ale np. dobra aplikacja za 40$, albo planner za 100pln, to wg mnie inwestycja w siebie i swój dobrostan, a na sobie oszczędzać nie będę!

Po prostu przy wyborze plannera cena ma dla mnie marginalne znaczenie. Kiedy idę kupić nową parę szpilek, to mają być piękne i wygodne. Cena jest kwestią drugoplanową. A więc planner powinien być przede wszystkim wygodny w użyciu i przyjemny dla oka (aby chciało Ci się z niego korzystać). Być może Twoim wymaganiom sprosta najtańszy planner z Empiku, a może będziesz kupować autorskie plannery on-line.

Często wyższa cena plannera spowodowana jest  wyższą jakością użytych materiałów, ciekawszą grafiką i dodanymi do niego bonusami, których tanie plannery nie zawierają.

 

Zakochaj się!

Jeśli czytałaś tekst o randkowaniu to z łatwością zauważysz analogię między miłością a plannerem: reguła łatwego dostępu (bliskości przestrzennej) oraz atrakcyjność.

Aby móc zapisywać wszystkie terminy i zadania, a następnie w odpowiednim momencie do nich wracać, kalendarz powinien być permanentnie w zasięgu ręki. I dlatego tu musi być miłość, bo z plannerem powinnaś kłaść się spać i obok niego się budzić. Wybierz więc takie narzędzie (cyfrowe lub analogowe), z którego najlepiej Ci się korzysta. Jeśli jesteś człowiekiem papieru i ołówka, nie próbuj na siłę używać aplikacji, tylko dlatego, że jest modna. Ja od 10 lat używam kalendarzy i plannerów papierowych. Zdarzył mi się jednak krótki romans z kalendarzem w telefonie. Ta zdrada tylko utwierdziła mnie w moim uczuciu do plannerów analogowych.

Planner towarzyszy mi wszędzie. Po przyjściu do pracy pierwsze co robię, to kładę go na biurku, przed pójściem spać planuję kolejny dzień, a gdy wstaję rano to sprawdzam na co mam się dzisiaj przygotować. Reguła dostępności jest kluczem do faktycznego używania kalendarza. To jak z nawykiem picia wody. Jak postawisz butelkę wody na biurku, to zwiększasz prawdopodobieństwo, że wypijesz 2 l wody w ciągu dnia.

Drugim wspomnianym już przeze mnie aspektem zwiększającym prawdopodobieństwo, regularnego korzystania z plannera jest atrakcyjność. Jeśli Twoje narzędzie będzie atrakcyjne wizualnie, będziesz zaglądać do niego z ochotą. Ale uwaga! Nie poświęcaj dekoracji plannera zbyt wiele czasu. Najlepiej kup takie narzędzie, które cieszy oko. Jeśli jednak chcesz go udekorować skorzystaj z gotowych, szybkich rozwiązań: jak naklejki lub taśmy washi.

Twój osobisty plannerowy system

Każdy ma inną pracę i inne obowiązki, dlatego nie ma jednego uniwersalnego systemu planowania. Kluczem do sukcesu jest odnalezienie swojej osobistej plannerowej harmonii.

Głównym elementem mojego systemu jest kodowanie kolorami. Wybierz podstawowe kategorie związane z Twoim stylem życia (np. praca, prywatne, do zrobienia, do zapłacenia), a następnie każdej kategorii przyporządkuj jakiś kolor. Zapisując coś w kalendarzu trzymaj się kolorów przypisanych do kategorii. W efekcie otwierając kalendarz nawet nie czytając treści, z grubsza widzisz jak dużo zadań masz w danym dniu i której kategorii dotyczą.

Liczba kategorii zależy oczywiście od Twoich potrzeb. Jeśli masz dzieci możesz stworzyć kategorię na każde dziecko, abyś w każdej chwili szybko mogła sprawdzić, czy dzisiaj dziecko jest na treningu piłki nożnej, czy na basenie.

P1030429_m_p

Najważniejsze to prostota. Liczba kategorii powinna być możliwie mała. Przerost formy nad treścią spowoduje, że albo zaprzestaniesz stosowania systemu z uwagi na jego zbyt angażujący charakter, albo zaczniesz poświęcać za dużo czasu na planowanie. Pamiętaj: planowanie nie może zdominować działania.

Wspomniana już wyżej reguła dostępności działa też w tym przypadku. Jeśli do kodowania używasz kolorowych cienkopisów to miej je zawsze pod ręką.

Ale kodowanie kolorami to nie wszystko. Jeśli chcesz uszyć na miarę swój własny system najpierw zastanów się czego oczekujesz od swojego plannera? Za moment przeczytasz o tym co według David’a Allen’a powinno się znaleźć w Twoim kalendarzu. Wymienia on tylko 3 rodzaje informacji. Dla mnie dodatkową funkcją plannera jest przypominanie o nawykach i śledzenie realizacji celów. Dlatego uzupełniam kalendarz o odpowiednie arkusze wydrukowane z komputera na papierze samoprzylepnym. Nie bój się więc dostosowywać zawartość plannera do swoich potrzeb.

Oczyść planner

Jednym z największych błędów, które popełniają ludzie przy korzystaniu z kalendarzy i plannerów jest to… że ich nie używają. Kupują sobie piękny planner, drogi kalendarz lub najmodniejszą aplikację i nic za tym nie idzie. Kartki w kalendarzu pozostają puste. Słyszałam już różne wymówki: od „zapominam wziąć go z domu”, „nie wiem co w nim zapisywać”, aż do „jest tak ładny, że boję się go popsuć swoimi zapiskami”.

Dla tych osób mam wiadomość: ŻYCIE NIE JEST IDEALNE! Pełno w nim niedoskonałości i my też nie jesteśmy bez skazy! To co możemy zrobić, to uświadomić to sobie i pogodzić się z tym. Pozbądź się wyrzutów sumienia i bądź najlepszą wersją samej siebie!

Nie bój się więc planowania, albo, że „popsujesz” kalendarz. Jeśli nie wiesz od czego zacząć, to może zastosuj 3 zasady prowadzenia kalendarza według metodologii Getting Things Done (GTD) David’a Allen’a.

Zgodnie z zasadami GTD do kalendarza wprowadzamy 3 kategorie informacji:

  1. Zdarzenia z określoną datą i godziną, czyli mówiąc najprościej: spotkania
  2. Zdarzenia z określoną datą, ale bez godziny, czyli np. rocznice, daty urodzin, telefony do wykonania, rzeczy do zrobienia, ale tylko pod warunkiem, że muszą być wykonane dokładnie tego dnia (do kalendarza nie wpisujemy rzeczy, które fajnie by było zrobić)
  3. Informacje dotyczące powyżej wymienionych zdarzeń – to może być adres pod jakim ma się odbyć spotkanie, albo numer telefonu, pod który musimy zadzwonić.

Zasilanie plannera zbyt dużą ilością informacji spowoduje, że stanie się nieczytelny. Nie jest to też miejsce na sporządzanie „listy życzeń”, czyli rzeczy, które chciałabyś zrobić. Wszystko co zostaje zapisane w plannerze ma zostać wykonane!

Planner powinien być czysty i przejrzysty. Przekreślone notatki po przełożonym spotkaniu zaśmiecają przestrzeń, przez co aktualne notatki stają się mniej widoczne. Używaj więc korektora albo moich ulubionych długopisów termoaktywnych.

W efektywnym używaniu plannera pomagać nam może szereg gadżetów. To mogą być akcesoria ułatwiające odnalezienie dzisiejszej daty w kalendarzu, naklejki monitorujące nawyki, albo takie, które służą ozdobieniu plannera, albo dodatki pomocne w planowaniu kolejnych dni.

Jeśli więc nie uczestniczyłaś w scope’ie na temat akcesoriów do plannerów, zachęcam do obejrzenia jego powtórki (w wyniku błędu programu do rejestracji obraz pojawia się ok. 1:30).

Nawet jeśli kupisz najdroższy Planner świata. On nie wykona roboty za Ciebie! Może Cię jednak wesprzeć w wykonywaniu zadań, ale to wciąż od Ciebie zależy czy praca zostanie wykonana.

Już dziś możesz się zapisać na kolejny scope, który odbędzie się

16 marca 2016r. o godzinie 19:30.

Temat scope’a to:

WORK-LIFE BALANCE

ZAPISZ MNIE

Udostępnij lub polub:
FACEBOOK
FACEBOOK
SOCIALICON
Follow by Email
RSS

Przeczytaj również

4 narzędzia zarządzania czasem, których nie miał B... źródło: http://www.alice-in-wonderland.net/ Czy pamiętacie uroczego białego królika z "Alicji w Krainie Czarów"? Ów roztrzepany jegomość wiec...
Jak perfekcyjnie zorganizować kalendarz źródło:mypurpleylife.com Dzisiaj poruszę kolejne zagadnienie związane z zarządzaniem czasem. Nie przez przypadek posty układają się od ogółu d...
W poszukiwaniu straconego czasu Źródło: http://www.lynnegolodner.com/ Benjamin Franklin powiedział kiedyś, że „Na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki.”. Śmiem twie...
RECENZJA: mój towarzysz na rok 2015 Koniec roku nadchodzi wielkimi krokami. Zwykle w listopadzie rozpoczynam przegląd terminarzy dostępnych na rynku by wybrać ten jedyny, najbliższ...

O autorze

GlamMam

Zobacz wszystkie posty
  • Aleksandra Kramkowska

    Perfekcyjny post, idealne planowanie od A do Z. Nigdy nie korzystałam z planera, za to kalendarz muszę mieć zawsze ze sobą – daty, godziny i kolorowe zakreślacze to podstawa! Poza tym w domu wisi korkowa tablica, na której zawsze zapisuję rzeczy do zrobienia i na bieżąco skreślam. I jeszcze drukowany kalendarz dla całej rodziny, który też uzupełniamy na bieżąco i każdy ma swój kolor 😀

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Kodowanie kolorami to podstawa (^_^)
      Zazdroszczę, że udało Ci się wprowadzić kalendarz dla całej rodziny. Mój mąż nie chce współpracować. Ma wolny zawód więc muszę sobie spisywać w swoim kalendarzu wszystkie jego spotkania, które wypadają poza ustalonymi godzinami „urzędowania”.

  • http://zdrowe-mysli.pl Dominika

    Ciekawy post. Zastanawiam się nad zakupem planera… tylko nie wiem jeszcze którego. Może coś polecisz? Acha, chciałabym, żeby planer i kalendarz był razem.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Trudno coś polecić biorąc pod uwagę, że każdy ma inne potrzeby(^_^).
      Dla znajomej, która jest przewodnikiem priorytetem jest mały format (dużo oprowadza pieszo więc nie chce się obciążać), po za tym musi mieć dużo miejsca na zapisywanie godzinowych spotkań (wycieczek i ich harmonorgramów) więc u niej najlepiej sprawdza się kalendarz moleskiene z rozkładem dziennym.
      Ja jestem totalnym przeciwieństwem. Rozmiar nie ma dla mnie znaczenia, bo i tak noszę torbę z komputerem. Nie potrzebuję dużo miejsca na zapisywanie spotkań, ale potrzebuję sekcji na To Do i miejsca na zapisywanie niestabilnego grafiku mojego męża.
      Do tej pory nie znalazłam jeszcze idealnego narzędzia, ale najbardziej zadowolona byłam z momAgenda (http://czasglammam.pl/recenzja-moj-towarzysz-na-rok-2015-2/)
      Chyba w końcu się zmobilizuję i stworzę swój własny kalendarz łączący funkcję plannera(^_^)

  • http://www.ulalafiufiu.pl Ulalafiufiu

    Ja nie umiem. Nie umiem, no. Mam. Kocham. Nie korzystam. Leż obok laptopa i czasem coś w nim namaluję. A planowanie? Nie znalazłam nic co by mi odpowiadało… testuję teraz habitica.com, dzięki niej mam wgląd na to co mam zrobić. Ograniczają mnie czasowe, jednodniowe, tygodniowe. Myślę zadaniowo chyba.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Może więc Tobie lepiej współpracuje się z narzędziami cyfrowymi? Tak jak pisałam: nic na siłę(^_^)

  • http://panimatka.pl/ Pani Matka

    Ja podjęłam kolejny raz próbę. Kupiłam planner, mam kolorowe długopisy, wiedzę… może tym razem się uda!! Od kiedy prowadzę bloga wiem, że bez tego polegnę, jest tego zbyt wiele. Podziwiam wszystkie zorganizowane kobiety.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Osobom, które jeszcze nie mają wypracowanego swojego systemu, polecam zacząć od zapisywania trzech kategorii rzeczy (zgodnie z GTD), a potem dokładać kolejne elementy, testować. Coś co sprawdzało się u mnie 5 lat temu, po urodzeniu dziecka wymagało zmiany. System, aby był dobry musi się zmieniać, bo nasze życie się zmienia(^_^)

  • http://swieczek.pl/ Świeczek

    Używam od półtora roku własnej wariacji na temat organizera Aliny z Design Your Life (na podstawie jej udostępnionych plików). Jestem bardzo zadowolona! Chciałabym się jeszcze tylko nauczyć kodować kolorami, ale zbieram się do tego, jak pies do jeża. Natomiast, jakkolwiek podoba mi się zasada 3 rodzajów informacji, i faktycznie stanowią one moją podstawę, nie zgadzam się z niewpisywaniem niczego innego :) Mam tam chociażby listy inspiracji, książek do przeczytania, etc. A także listy miesięczne i tygodniowe – rzeczy, które muszę zrobić, ale nie muszą być przypisane do konkretnego dnia.

    • http://czasglammam.pl GlamMam

      Jeśli chodzi o inspiracje, czy książki, to dopóki nie są zapisywane pod datami, ale na stronach przeznaczonych na notatki, to moim zdaniem nie wpłynie negatywnie na efektywność używania kalendarza, czy plannera.

      Listy miesięczne, czy tygodniowe – owszem, ale raczej jako „menu”, z którego się coś wybiera przy planowaniu dnia (według bieżących priorytetów). Życie jest nieprzewidywalne, więc planowanie z góry całego tygodnia w wielu przypadkach staje się źródłem frustracji.
      Ja też mam takie „menu” krótkoterminowe i drugie długoterminowe (obejmujące rzeczy, które chcę zrobić, ale nie w najbliższej przyszłości).

      Co do kolorowania. Zrób jakieś założenie: wybierz kategorie i kolory. Po dwóch tygodniach, albo po miesiącu zastanów się, czy czegoś Ci nie brakuje? Może warto jakąś kategorię dodać, a może wręcz przeciwnie – odjąć. Najczęstszym spotykanym przeze mnie błędem kodowania kolorami jest zbyt duża liczba kategorii, np. inny kolor na bieganie, inny na siłownię i jeszcze inny na fitness, a przecież to wszystko zamyka się w jednym temacie, np. sport, lub zdrowie. Nasze życie się zmienia więc i nasz system zarządzania zadaniami powinien ulegać zmianom.

      • http://swieczek.pl/ Świeczek

        Jasne, że mam osobne strony na różnego rodzaju listy :) Fajnie nazwałaś te spisy tygodniowe „menu” – z tymże ja już nie przepisuję do konkretnego dnia, ale po prostu robię wtedy, gdy mogę. Myślę, że każdy ma swoje własne subtelności systemu, ważne, żeby się sprawdzało :)